Best Practices für OE Employee Benefit E-Mail-Kommunikation
Jedes Jahr ermöglicht die offene Einschreibung den Arbeitgebern, ihren Angestellten für eine kurze Zeit, in der Regel 30 bis 45 Tage, Gruppenleistungen anzubieten. In diesem kritischen Fenster müssen die Mitarbeiter über die Vorteile informiert werden, für die sie sich anmelden, wann sie dies tun und wo sie sich anmelden müssen. Leider haben viele Personalteams Schwierigkeiten, die notwendigen Informationen an die Mitarbeiter zu übermitteln, damit sie sie verpassen.
E-Mail kann ein leistungsfähiges Kommunikationswerkzeug für die Schulung von Mitarbeitern während offener Anmeldezeiträume sein, wenn sie richtig verwendet wird. Da es als Kommunikationsmittel weithin akzeptiert und zugänglich ist, kann dies ein guter Weg sein, um alle Mitarbeiter zu erreichen. Erfahren Sie 10 Expertentipps für die Kommunikation von Vorteilen während der offenen Immatrikulation, damit Ihre Mitarbeiter in diesem Jahr in vollem Umfang von Ihren Gruppenleistungen profitieren können.
Tipp 1 - Planen Sie die Vorteile vor, während und nach der offenen Registrierung
Monate vor dem offenen Registrierungsdatum ist es wichtig, einen soliden Kommunikationsplan zu haben, um den Mitarbeitern die relevanten Informationen vor der Einschreibung, während der aktiven Einschreibung und nach Abschluss der Einschreibung zu liefern. Dies kann eine Reihe von E-Mails sein, die Mitarbeiter dazu ermutigen, bestimmte Aktionen mit Links zur Anmeldeseite und Informationen zum Nutzen durchzuführen .
Tipp # 2 - Weisen Sie einen zentralen Ansprechpartner für die Vorteilekommunikation zu
Die Reaktionsfähigkeit ist während der offenen Einschreibung entscheidend, da die Mitarbeiter während dieser Zeit unzählige Fragen haben.
Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine Person als Ansprechpartner für alle eingehenden E-Mails von Mitarbeitern mit Fragen und Bedenken zuweisen. Dies sollte jemandem vertraut sein, der sich mit den Plandetails, Raten und Deadlines auskennt.
Tipp # 3 - Verwenden Sie ein internes System zum Sammeln nützlicher Informationen und Analysen
Registriert Ihr Unternehmen aktiv Anmeldungen, Teilanmeldungen und andere Aspekte des Registrierungsprozesses?
Ist dies nicht der Fall, kann ein internes System hilfreich sein, um im gesamten Unternehmen über das Registrierungsmanagement zu verfügen. Verwenden Sie einen kostenlosen E-Mail-Server wie Outlook, um E-Mail-Benachrichtigungen für Datenänderungen einzurichten.
Tipp # 4 - Erstellen Sie eine Reihe von Nachrichten für wöchentliche Berührungspunkte mit Mitarbeitern
Die offene Einschreibung kann einfacher und produktiver gestaltet werden, wenn ein ständiger Austausch zwischen dem HR-Team und den Mitarbeitern stattfindet. Als Teil Ihrer E-Mail-Kommunikationsstrategie erstellen Sie eine Reihe von Nachrichten, in denen über Gesundheits- und Wellness-Themen, die Funktionen von Leistungsprogrammen und andere damit zusammenhängende Themen gesprochen wird. Senden Sie in wöchentlichen Touch-Point-E-Mails an alle.
Tipp 5 - Geben Sie den Führungskräften einen wöchentlichen Bericht über die Bemühungen um die Einschreibung von Leistungen
Es ist immer eine gute Sache, sich während der Einschreibung von Leistungen von Managern voll einzukaufen. Warum? Manager können Mitarbeitern dabei helfen, Prioritäten für die Teilnahme an ihren Vorteilen für das kommende Planjahr zu setzen, und sie können teilen, wie die Leistungen die Ziele der Mitarbeiter unterstützen. Verwenden Sie eine fokussierte E-Mail-Kampagne für Manager während OE-Zeiträumen, um sie über wichtige Aufgaben und Termine auf dem Laufenden zu halten.
Tipp # 6 - Nutzen Sie E-Mails, die Spaß machen
Die offene Anmeldefrist muss nicht stressig sein. In der Tat kann es eine Gelegenheit sein, ein wenig Spaß zu haben.
Entwickeln Sie E-Mails, die einige lustige Spiele wie Quizfragen, interessante Fakten über das Unternehmen und kostenlose Snacks für gesunde Snacks enthalten.
Tipp # 7 - Stellen Sie sicher, korrekte Grammatik und Rechtschreibung in E-Mails
Stellen Sie sicher, dass Grammatik und Rechtschreibung sorgfältig geprüft werden, bevor Sie E-Mails mit den Vorteilen senden. So kann sichergestellt werden, dass keine Tippfehler den Leser erreichen und die E-Mails sinnvoll sind. Tippfehler können Mitarbeiter verwirren und sie sehen unprofessionell aus.
Tipp # 8 - Verwenden Sie eine Standard-E-Mail-Vorlage und lassen Sie den HTML-Code weg
Bei der Entwicklung von E-Mails zur Vorteilskommunikation sagen Experten, dass es am besten sei, sich an die Standard-E-Mail-Vorlage zu halten und diese einfach zu halten. Stray HTML kann einige E-Mail-Leseprogramme beeinträchtigen, insbesondere auf mobilen Geräten.
Tipp # 9 - Schreiben Sie starke Betreffzeilen
E-Mails werden nur gelesen, sobald sie geöffnet sind.
Und das wird nicht passieren, wenn die Betreffzeile die Empfänger nicht zwingt. Achten Sie beim Schreiben von E-Mails darauf, eine E-Mail-Betreffzeile zu erstellen, die die Empfänger dazu verleitet, die E-Mail zu öffnen, indem sie wichtige Begriffe wie "dringend", "zeitempfindlich" und "Aufmerksamkeit" verwenden.
Tipp # 10 - Verwenden Sie die gesamte Belohnung in saisonalen E-Mails
Um Mitarbeitern zu helfen, den vollen Wert ihrer Leistungen an Arbeitnehmer zu verstehen, verwenden Sie mindestens einmal in diesem Quartal Gesamtbelohnungen . Dies kann als PDF an einzelne E-Mails angehängt werden oder ein Hyperlink kann in die E-Mail eingefügt werden, um eine Gesamtbelohnung für die Mitarbeiter zu erstellen.