Um die Fortschritte auf dem Weg zu verfolgen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Ergebnisse gemäß dem Zeitplan erreicht werden, verwenden Projektmanager Meilensteine.
Die Definition eines Projektmeilensteins ist eine Aufgabe mit einer Dauer von Null, die eine Leistung im Projekt bedeutet.
Sie dienen dazu, Vorwärtsbewegung und Fortschritt zu zeigen und den Leuten zu zeigen, was vor sich geht, auch wenn sie keine detaillierte Kenntnis der Aufgaben haben, um dorthin zu gelangen. In dieser Hinsicht sind sie sehr nützlich für die Kommunikation mit Interessengruppen und die Festlegung von Erwartungen.
Wann verwenden Sie Projektmeilensteine?
Meilensteine im Projektmanagement werden verwendet, um zu markieren:
- Der Beginn wichtiger Arbeitsphasen
- Das Ende wichtiger Arbeitsphasen
- Um den Termin für etwas zu markieren
- Um zu zeigen, wann eine wichtige Entscheidung getroffen wird.
Und andere Fixpunkte in der Zeit, die speziell aufgerufen werden müssen, denn Meilensteine sind eine großartige Möglichkeit, Ihr Projekt zu verfolgen.
Wie oft werden Meilensteine in Ihren Plan eingefügt?
Ich wurde in einem Trainingskurs beraten, ungefähr einmal im Monat Meilensteine in Ihrem Plan zu setzen. Das ist in Ordnung und eine gute Faustregel, aber Sie müssen Ihr professionelles Urteilsvermögen verwenden. Einige Monate könnten sehr aktiv sein, wobei wichtige Meetings als Meilensteine, Entscheidungen und der Abschluss einer Phase und der Beginn einer anderen markiert werden.
In anderen Monaten könnten Sie sich auf die Ausführung konzentrieren und es gibt sehr wenig, wenn überhaupt, an dem Sie einen Meilenstein hängen können.
Allerdings ist es für die Berichterstattung sinnvoll, in jedem Berichtszyklus mindestens einmal einen Grund für einen Meilenstein zu setzen, und wir werden in einem kleinen Teil mehr über Meilensteine und Kommunikation sprechen.
Wie Meilensteine in Ihrem Gantt-Diagramm dargestellt werden
Meilensteine sind eine der Komponenten eines Gantt-Diagramms und werden in der Grafik als Raute dargestellt. Sie werden nicht als normale Aufgabe angezeigt, weil sie eine Dauer von Null haben: sie nehmen keine Zeit in Anspruch. Für die Zwecke der Planung auf einem Gantt-Diagramm passieren sie einfach!
Wenn Sie keine Gantt-Diagramme verwenden, können Sie weiterhin Meilensteine verwenden. Hier sind 5 Alternativen zu Gantt-Diagrammen : Sie können mit diesen immer noch Meilensteine in Ihren Plan aufnehmen.
Wenn Sie persönlich organisiert bleiben möchten und Ihre Projektmanagement-Software nicht vollständig in Ihren Kalender integriert ist, können Sie die Schlüsseldaten kopieren und in Ihr Tagebuch einfügen. Je nachdem, wie Sie gerne arbeiten, kann dies ein nützlicher Tipp sein, um Sie daran zu erinnern, was Ihnen bevorsteht!
Wie man Meilensteine benennt
Meilensteine sollten eine klare Beschreibung Ihres Projektplans enthalten, aber keine, die impliziert, dass sie eine Aufgabe sind. Sie sollten also nicht 'Get agreement to move in Phase 2', sondern 'Phase 2 starts' heißen. Wenn du den Aufwand der Vereinbarung widerspiegeln willst, um in Phase 2 zu kommen, dann füge eine Aufgabe hinzu, bevor das das sagt.
Meilensteine sollten den Zeitpunkt beschreiben, den sie so darstellen:
- Testphase abgeschlossen
- PID genehmigt
- Vertrag unterzeichnet
- Mitarbeiterversammlung des Rathauses
Viele Projektmanager wählen ihre Meilensteine auch zur leichteren Orientierung. Wenn Sie einen Projektstrukturplan verwenden, können Sie die Nummerierung verwenden. Ansonsten ist es in Ordnung, M1, M2 usw. zu verwenden, um deutlich zu machen, worauf Sie sich beziehen. Eine klare Benennungsstruktur wird umso wichtiger, je mehr Meilensteine Sie haben. Denken Sie also darüber nach, wie Sie dies tun werden, wenn Ihr Projekt über mehrere Monate läuft.
So erhalten Sie Meilensteine
Meilensteine sind Teil Ihres Projektplans. Wenn Sie also einen Zeitplan erstellen, sollten Sie Ihre Meilensteine abzeichnen.
Wenn Sie die Termine Ihrer Meilensteine ändern müssen, sollten Sie Ihre Standardänderungssteuerung für die Anpassung Ihres Plans verwenden. Dies kann so einfach sein wie das Chatten mit Ihrem Projektsponsor und lassen Sie wissen, warum sich die Daten ändern müssen, oder so formell wie das Erstellen eines neuen empfohlenen Zeitplans und das Übermitteln an einen Planungsausschuss, der die Ratifizierung vorgenommen hat.
Am besten ist es, wenn Sie vor der Verwendung herausfinden, wie Ihr Meilenstein abgemeldet wird, damit Sie keine Zeit verschwenden, wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen.
Verwenden von Meilensteinen für die Kommunikation
Meilensteine sind nützlich für die Kommunikation und Berichterstattung, da sie die minimalen Kontrollpunkte im Plan darstellen. Mit anderen Worten, wenn Sie alle anderen Aufgaben erledigen, können Sie immer noch sehen, was passiert ist und das Projekt vorantreiben, indem Sie nur die Meilensteine verwenden.
Sie sollten in der Lage sein, die Meilensteine herauszuziehen und sie in ein Dashboard oder einen Projektbericht einzufügen . Sie sollten die Geschichte des Projekts ausführlich genug erzählen, um die Personen zu befriedigen, an die Sie berichten, normalerweise Ihr Projektsponsor oder eine andere ausführende Gruppe wie die Lenkungsgruppe (oder die Projektleitung ). Sie können jeden Monat oder bei der von Ihnen verwendeten Berichtsfrequenz angeben, welche Meilensteine erreicht wurden.
Die Berichterstattung gegen Meilensteine ist recht einfach und erfolgt oft als Tabelle. Sie listen die Meilensteinbeschreibung, das Fälligkeitsdatum und dann das neue prognostizierte Datum auf. Wenn der Meilenstein erreicht ist und als abgeschlossen markiert werden kann, fügen Sie dieses Datum hinzu. Hoffentlich wird es das gleiche wie das vorhergesagte Datum sein, aber Projekte funktionieren nicht immer so.
Ein Tisch wie dieser macht deutlich, was abgeschlossen wurde und was hervorragend ist. Sie können die Antwort auf die Frage "Warum haben wir diesen Meilenstein nicht getroffen?" Planen, bevor Sie sich mit Ihrem Sponsor treffen oder den Bericht senden!
Wenn Ihr Projektplan sehr lang ist und Sie viele Meilensteine haben, werden Sie es einfacher finden, in jedem Berichtszyklus die fertiggestellten Meilensteine abzugeben. Geben Sie nur die Meilensteine an, die in diesem Monat anstehen oder abgeschlossen werden: Im nächsten Monat nehmen Sie alles ab, was im letzten Monat abgeschlossen wurde, sodass Sie nicht ständig zur Länge des Berichts beitragen, indem Sie den Leuten von bereits geleisteter Arbeit erzählen.
Meilensteine sind ein sehr nützliches Projektmanagement-Tool für Planung, Terminplanung und Reporting und sie sind einfach zu bedienen. Setzen Sie einige in Ihren nächsten Projektplan, verfolgen Sie sie und Sie werden erfahren, welche Frequenz für Sie am besten ist.
Wie bei allem im Projektmanagement, verwenden Sie diese flexibel, um das gewünschte Ergebnis zu liefern. Nutzen Sie diese Tipps und Richtlinien, um Ihre eigenen Entscheidungen zu treffen.