Wie Projektgremien und Steuerungsgruppen Ihr Projekt unterstützen
Beginnen wir mit der Aussage, dass der Projektausschuss ein wichtiger Bestandteil der Organisationsstruktur eines Projekts ist. Wenn Sie keins haben, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber sprechen, wie Sie sich einrichten lassen.
Der Projektausschuss wird vom Projektträger geleitet und umfasst in der Regel eine Reihe weiterer leitender Stakeholder sowie den Projektmanager .
Normalerweise sind drei bis fünf Personen im Vorstand. Sie sind alle wichtige Projektbeteiligte und Personen, die die Fähigkeit haben, Dinge für das Projekt zu erledigen.
Fazit: Es ist eine Gruppe von Menschen, die sich treffen, um das Projekt zu überwachen und es in die richtige Richtung voranzutreiben.
Projekt-Boards werden zu Beginn des Projektlebenszyklus eingerichtet und arbeiten während des gesamten Projekts bis zum Abschluss. Werfen wir einen Blick auf die vier Schlüsselrollen eines Projektboards.
Der Projektausschuss stellt Governance bereit
Erstens stellt der Projektausschuss eine kritische Governance bereit. Sie stellen sicher, dass Richtlinien auf Unternehmens- und Portfolio- oder Programmebene eingehalten werden. Sie bieten Überblick darüber, was das Projektteam durchführt. Sie sind gemeinsam mit dem Projektsponsor für die erfolgreiche Durchführung des Projekts verantwortlich, und diese Governance-Rolle stellt sicher, dass das Projektteam auf ethische Art und Weise handelt, die für das Unternehmen akzeptabel ist.
Sie tun dies, indem sie den Projektmanager befragen und Hilfe und Unterstützung bereitstellen.
Die Projektleitung gibt die Richtung vor
Es gibt oft Entscheidungen, die zu einem Projekt getroffen werden müssen, und einige davon fallen nicht in den Aufgabenbereich des Projektmanagers. Wenn der Projektmanager nicht in der Lage ist, die Entscheidung zu treffen, und dies mit mehr Interessengruppen als nur mit dem Sponsor besprochen werden sollte, wird er an den Projektausschuss weitergeleitet.
Ihre Aufgabe ist es, das Projekt auf Kurs zu halten, indem sie dem Team die richtige Richtung geben. Sie tragen dazu bei, die Vision zu Beginn des Projekts zu setzen und das Projekt auf dem richtigen Weg zu halten.
Die Projektleitung trifft Entscheidungen
Der Projektausschuss ist in erster Linie ein Entscheidungsgremium. Ihre Aufgabe ist es, Entscheidungen zu treffen, die das Projekt voranbringen, indem Probleme gelöst werden und dem Projektmanager geholfen wird, einen klaren Weg zum erfolgreichen Abschluss zu finden.
Der Projektmanager wird dem Projektausschuss Empfehlungen unterbreiten. Dies könnte Empfehlungen enthalten, die Folgendes betreffen:
- Risiken, z. B. Klimaschutzpläne, um potenziellen Herausforderungen zu begegnen
- Probleme
- Probleme mit der Beschaffung von Ressourcen, da nicht die richtigen Teammitglieder zur Verfügung stehen
- Planen Sie Verzögerungen ein
- Budgetüberschreitungen
Der Projektausschuss muss nicht unbedingt auf die Empfehlung des Projektmanagers reagieren. Als Gruppe können sie andere Vorschläge für den Weg nach vorn machen, und häufig tun sie es auch. Das liegt oft daran, dass sie ein größeres Bild von der Projektumgebung haben als der Projektmanager, so dass sie alternative Routen sehen und die beste auswählen können.
Der Projektausschuss genehmigt Ausgaben
Schließlich genehmigt der Projektausschuss das Gesamtbudget.
Jeder Bestell- oder Budgetposten wird normalerweise vom Projektmanager verwaltet: Sie müssen nicht zu Ihrem Projektbüro gehen, um jede Rechnung für die Zahlung abzumelden.
Auf Projektebene muss der Projektausschuss jedoch eine Rolle spielen, indem er zunächst genehmigt, wie Sie das Geld ausgeben (Ihre Budgetpläne) und dann die laufenden Ausgaben überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs ist.
Sie müssen auch auf das Projektbüro zurückgreifen, wenn es so aussieht, als müssten Sie unvorhergesehene Mittel oder Managementreserven aufwenden. Sie können Überschreitungen zulassen und den Projektteams bei Bedarf zusätzliche Mittel zur Verfügung stellen.
Insgesamt stellt der Projektausschuss eine wesentliche Governance- und Steuerungsfunktion für das Projektteam zur Verfügung. Ihre Anweisungen und Ratschläge helfen dem Projektleiter, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken, und sie sind perfekt positioniert, um einzugreifen und zu helfen, wenn etwas schief geht.