Wie schreibe ich eine Ausschreibung?

Erstellen Sie eine RFP, die Ergebnisse liefert

Eine Anfrage für ein Angebot

, manchmal auch als RFP oder RFQ für "Angebotsanfrage" bezeichnet, ist ein Dokument, das ein Unternehmen ausgibt, wenn es ein Produkt kaufen möchte und seine Spezifikationen der Öffentlichkeit zugänglich machen möchte. Dies ist in der Regel der Fall, wenn mehrere Unternehmen für die Arbeit oder den Auftrag bieten und zu wettbewerbsfähigeren Preisen einladen. Aber Ihre Bemühungen können zu Geboten führen, die Ihre Zeit verschwenden, oder noch schlimmer, überhaupt keine Gebote, wenn Sie die RFP nicht korrekt vorbereiten.

So können Sie den besten Erfolg erzielen.

Schwierigkeitsgrad: Durchschnitt

Benötigte Zeit: Oft dauert es mehrere Tage

Hier ist wie:

1. Machen Sie Ihre Hausaufgaben: Finden Sie heraus, was Sie brauchen, was Sie wollen und was möglich ist, bevor Sie Ihre RFP schreiben. Geben Sie keine RFP für eine Maschine aus, die 1.500 Widgets pro Stunde produzieren kann, wenn Sie nie mehr als 25 pro Monat verkauft haben. Es macht keinen Sinn, ein RFP für ein fliegendes Auto auszustellen, wenn ein Bote auf einem Fahrrad genauso schnell durch den Verkehr kommen kann.
2. Unterscheiden Sie zwischen Ihren Bedürfnissen und Wünschen: Wenn Sie eine Anwendung kaufen möchten, die Bilder zwischen der Zentrale und Ihren Transportern auf der Baustelle überträgt, können Sie die Anzahl der benötigten Bilder pro Sekunde, die maximale Größe der benötigten Bilder und die notwendige Auflösung. Sicher, es wäre schön, diese Bilder in Farbe zu haben, aber ist das wirklich notwendig? Wenn Sie wirklich eine bestimmte spezifische Sprache benötigen, verwenden Sie Wörter wie "will", "soll" und "müssen". Dies zeigt an, dass dies die Anforderungen sind. Spezifikationen, die lediglich "Wünsche" sind, sollten durch Wörter wie "kann", "kann" und "optional" identifiziert werden.

1. Entscheiden Sie, wie der Gewinner aussehen wird : Die Vorschläge, die Sie als Antwort auf Ihre Ausschreibung erhalten, unterscheiden sich. Jedes antwortende Unternehmen hat unterschiedliche Stärken und Schwächen. Einige konzentrieren sich auf die niedrigsten Kosten. Andere werden sich auf beste Qualität einstellen. Andere bieten jedoch eine vollständige Funktionalität. Entscheiden Sie nach vorne, was Sie suchen - die niedrigsten Kosten, die schnellste Lieferung oder eine Kombination aus beidem.

1. Organisieren Sie das Dokument : Alles , was Sie für das Geschäft schreiben, sollte gründlich durchdacht und organisiert werden. Ein Umriss ist ein guter Anfang. Zumindest benötigen Sie Abschnitte für eine Einführung, Anforderungen, Auswahlkriterien, Zeitpläne und Prozess. Viele dieser Abschnitte haben Unterabschnitte.
2. Schreiben Sie die Einleitung : Hier erklären Sie potenziellen Bietern, warum Sie die Ausschreibung veröffentlichen und was Sie damit erreichen möchten. Die Einleitung kann auch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den anderen Abschnitten enthalten, einschließlich des Fälligkeitsdatums. Die Einführung eines RFP für ein Bildübertragungssystem könnte etwa so aussehen: "Das Unternehmen XYZ fordert Vorschläge für ein hochzuverlässiges, einfach zu bedienendes System, das Bilder von der Hauptniederlassung an Lieferwagen überall in der Metropolregion übertragen kann. Responsive Gebote muss bis Montag, 5. März 2007, um 8 Uhr PST eingegangen sein. "
3. Anforderungen erklären : Dieser Abschnitt ist einer der wichtigsten und es dauert in der Regel die meiste Zeit. Sie müssen die Größe und Klarheit der zu übertragenden Bilder und die erforderliche Geschwindigkeit angeben. Seien Sie konkret, aber sagen Sie den Bietern nicht, wie Sie die Arbeit durchführen wollen, es sei denn, das ist wichtig. Vielleicht möchten Sie diesen Teil in Unterabschnitte nach System aufteilen. Zum Beispiel: a) Bildgröße und -qualität b) Übertragung (die sowohl die gewünschte Geschwindigkeit als auch alle Anforderungen umfassen könnte, die die Übertragung sicherstellen) und c) gewünschte Optionen (wo Sie die Farbe als wünschenswerte Option auflisten könnten).

1. Auswahlkriterien : Hier sagen Sie den Bietern, wie Sie das beste Gebot auswählen. Sie können so viel oder so wenig preisgeben, wie Sie möchten. Es ist eine gute Idee, einen Satz wie "Der Höchstbietende, falls vorhanden, wird ausschließlich durch das Urteil der Firma XYZ ausgewählt werden." Einige staatliche RFPs sind sehr spezifisch bezüglich der Auswahlkriterien, aber die meisten kommerziellen RFPs sind weniger präzise. Sie möchten vielleicht eine Tabelle erstellen, die jedem Gebot eine bestimmte Anzahl von Punkten in jeder Kategorie zuweist, und dann ein Team das "beste" Gebot von denen mit den drei besten Ergebnissen auswählen lassen.
2. Zeitleisten : In diesem Abschnitt erfahren Unternehmen, die auf Ihre RFP bieten möchten, wie schnell sie reagieren müssen und wie lange der Prozess voraussichtlich dauern wird. Sei vernünftig, wenn du deine Deadlines festlegst. Fragen Sie nicht nach Vorschlägen für komplexe Systeme, dann geben Sie den Bietern nur ein paar Tage Zeit, um zu reagieren. Nehmen Sie sich länger Zeit, um ein Angebot zu erstellen, wenn Ihr RFP groß ist, wenn Ihr gewünschter Kauf kompliziert ist oder wenn Sie eine detailliertere Antwort benötigen. Hier können Sie den Bietern auch sagen, wie lange der Evaluierungsprozess dauert, wann sie benachrichtigt werden, ob sie erfolgreich waren und wie schnell sie geliefert werden müssen.

1. Prozess: Verwenden Sie diesen Abschnitt, um zu erklären, wie der Prozess funktioniert, vom Senden der RFP zur Vergabe des Auftrags und dem Beginn der Arbeit. In diesem Abschnitt heißt es unter Umständen: "Gebote sind an dem in Schritt 8 angegebenen Datum fällig. Alle Gebote werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen und reaktionsfähig sind. Alle eingehenden Gebote werden in X-Kategorien bewertet (Sie können die Kategorien benennen, wenn Sie werden es wünschen) und die drei besten Angebote werden vom Vorschlagsteam bewertet, um den besten Bieter und einen Stellvertreter auszuwählen. Verhandlungen mit dem erfolgreichen Bieter werden voraussichtlich innerhalb von zwei Wochen zu einer Auftragsvergabe führen. "
2. Entscheiden Sie, wie der RFP gesendet wird: Die meisten RFPs werden versandt, müssen dies aber nicht sein. Sie können eine RFP per E-Mail senden oder auf der Website Ihres Unternehmens veröffentlichen. Geben Sie nur den Namen oder die Nummer an, die Bieter verwenden sollten, um die RFP zu identifizieren, auf die sie antworten.
3. Entscheiden Sie, wer die Ausschreibung erhält: Möglicherweise haben Sie bereits die Lieferanten identifiziert, von denen Sie kaufen möchten. Ihr Unternehmen hat möglicherweise sogar eine Liste akzeptabler Anbieter. Wenn nicht, können Sie über Ihr professionelles Netzwerk nach möglichen Anbietern suchen, indem Sie online suchen oder vertrauenswürdige Anbieter anderer Materialien nach ihren Empfehlungen fragen. Beschränken Sie nicht Ihre Liste, wer Ihre RFP erhält, nur an "große" Unternehmen oder "etablierte" Anbieter. Sie können bessere Ideen und sogar bessere Preise von kleineren Anbietern finden, die oft mehr daran interessiert sind, Ihr Geschäft zu gewinnen.
4. Senden Sie den RFP.