Interne Auditoren graben sich in das Geschäft anderer Leute ein, um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Auf der Oberfläche klingt das so, als ob sie sich dort einfügen, wo sie nicht hingehören, aber tatsächlich spielen sie eine entscheidende Rolle beim Schutz ihrer Organisationen.
Wenn Sie Ihre Laufbahn im öffentlichen Dienst durchlaufen, besteht eine gute Chance, dass Sie auf Fragen antworten, die interne Prüfer stellen. Diese Fragen können aus vielen verschiedenen Gründen kommen, und sehr wenige von ihnen bedeuten tatsächlich, dass Sie des Fehlverhaltens beschuldigt werden. In den allermeisten Fällen sammeln sie nur Informationen. Zum Beispiel versuchen sie möglicherweise zu verstehen, wie Ihr Teil der Organisation funktioniert.
Es gibt keine Notwendigkeit, sich anzuspannen, wenn ein interner Auditor mit Ihnen spricht. Interne Revisoren sind Profis, die lediglich versuchen, ihre tägliche Arbeit zu verrichten. Zugegeben, ihre Arbeit kann Sie und andere unbehaglich machen. Sie identifizieren Schwachstellen in Systemen und empfehlen Korrekturmaßnahmen.
Aber am Ende sorgen sie dafür, dass ihre Organisationen besser funktionieren, und Ihre Antworten auf ihre Fragen sind entscheidend, um dies zu erreichen. Hier also drei Tipps, wie Sie auf interne Auditoren reagieren können, wenn diese an Ihre Tür klopfen.
01 Antwort ehrlich.
Interne Auditoren wissen, wenn etwas nicht stimmt. Geben Sie ihnen keinen Grund, an Ihrer Glaubwürdigkeit zu zweifeln, indem Sie etwas weniger als ganz ehrlich sind.
Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht kennen, versuchen Sie nicht, sich den Weg zu bluffen. Du wirst einfach fertig werden, wenn du die richtige Antwort findest. Die weitaus bessere Wahl ist einfach zu sagen, dass Sie die Antwort nicht kennen. Wenn es etwas ist, was Sie für sie recherchieren können, bieten Sie dies an. Sie können Sie auf das Angebot aufnehmen, oder sie haben vielleicht schon einige Ideen, wie Sie die Antwort bekommen können.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die internen Prüfer Ihre Antwort nicht mögen, scheuen Sie sich nicht, Ihre Antwort zu geben. Sie wollen Dinge so verstehen, wie sie tatsächlich existieren, und selbst wenn Ihre Antwort nicht das ist, was ihre Arbeit erleichtert oder was sie erwarten, müssen sie die Wahrheit kennen.
02 Angenommen, sie wissen nichts über Ihr Fachgebiet.
Interne Revisoren sind normalerweise scharfe Leute, aber sie können nicht Experten in allem sein. Einige konzentrieren sich auf ihre berufliche Ausbildung und arbeiten an bestimmten Aspekten der internen Revision wie Informationssysteme oder Finanzwesen, aber gehen nicht davon aus, dass sie Ihr Fachgebiet kennen.
Das klingt nach einer Gegebenheit, aber es ist leicht, bei der Beschreibung von Prozessen Jargon- oder Sprungschritte zu verwenden. Was für eine gedankenlose Aktion für Sie ist, ist wahrscheinlich nicht der interne Auditor, der versucht, Ihre Geschäftsprozesse zu verstehen. Denke über jede Aktion nach, die du machst. Etwas, das dir wie ein Schritt erscheinen mag, könnte tatsächlich aus mehreren Schritten bestehen, die du in deinen Gedanken durch jahrelange Wiederholung miteinander verschmolzen hast.
Selbst wenn die Konversation langwierig und zu einfach erscheint, sollten Sie daran denken, dass interne Auditoren versuchen, Prozesse in ihre kleinsten Aktivitäten aufzuteilen. Nur dann können sie herausfinden, wo Prozesse schief gehen können.
03 Verbinde die Punkte für sie.
Interne Auditoren dekonstruieren nicht nur Prozesse auf ihre kleinsten Teile, sie suchen auch nach der Vernetzung von Menschen und Prozessen. Sie suchen nach allen Personen, die an einem Prozess beteiligt sind, um zu sehen, wer involviert sein muss, wer nicht involviert ist, aber muss, wie diese Personen interagieren und ob es ausreichende Kontrollen gibt, um Betrug, Verschwendung oder Missbrauch zu verhindern oder zu fangen.
Wenn Sie auf interne Auditoren antworten, weisen Sie darauf hin, wo Sie und Ihre Prozesse mit anderen und deren Prozessen interagieren. Wenn Sie die Punkte so verbinden, erhalten Sie ein klareres Bild davon, wie die Organisation als Ganzes funktioniert. Diese Informationen geben auch den internen Auditoren Hinweise, mit wem sie sprechen und wo sie zusätzliche Informationen finden können.