Wie man Besprechungsprotokolle nimmt

Führen einer schriftlichen Aufzeichnung eines Arbeitsplatztreffens oder einer Konferenz

Meeting-Protokolle sind die detaillierten Notizen, die als offizielle schriftliche Aufzeichnung eines Meetings oder einer Konferenz dienen. Die für die Versammlung verantwortliche Person bittet normalerweise einen der Teilnehmer, sich dieser Aufgabe zu widmen. Eines Tages könnte dieser Jemand du sein! Es ist zwar kein besonders schwieriger Job, aber wichtig. Da die Sitzungsprotokolle eine offizielle Aufzeichnung dessen sind, was passiert ist, ist Genauigkeit erforderlich. Sie müssen detaillierte Notizen machen, auf die sich die Leute bei Bedarf später beziehen können.

Hier einige Hinweise, die Ihnen helfen, diese Aufgabe mit Finesse zu lösen. Finden Sie heraus, was Sie vor, während und nach dem Meeting tun können.

Vor dem Treffen

• Wählen Sie Ihr Aufnahmewerkzeug: Als erstes müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Notizen aufnehmen möchten. Wirst du in die alte Schule gehen und Stift und Papier benutzen oder wirst du Tech und benutzen einen Laptop, Tablet oder Smartphone. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Chef, ob er oder sie es vorzieht, eine bestimmte Methode zu verwenden. Es ist unwahrscheinlich, aber möglich.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool der Wahl in Ordnung ist und eine Sicherungskopie für den Fall, dass Ihre ursprüngliche fehlschlägt. Wenn Sie beispielsweise einen Laptop mitbringen, sollten Sie auch Stift und Papier zur Hand haben. Sie möchten das Meeting nicht anhalten, wenn Sie nach etwas suchen, auf das Sie schreiben können, wenn Ihr Computer abstürzt.
• Lesen Sie die Meeting-Agenda, bevor das Meeting beginnt. Es ermöglicht Ihnen, eine Gliederung für Ihre Protokolle zu formulieren. Lassen Sie etwas Platz unter jedem Gegenstand und schreiben Sie Ihre Notizen dort. Dadurch wird Ihre Arbeit ein wenig einfacher, solange die Person, die die Besprechung durchführt, an der Tagesordnung festhält.

Während der Besprechung

• Geben Sie ein Anwesenheitsblatt weiter und stellen Sie sicher, dass sich alle anmel- den. Sie müssen eine Liste aller Teilnehmer in die offiziellen Besprechungsprotokolle einfügen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer jeder ist. Auf diese Weise können Sie identifizieren, wer spricht und diese Informationen korrekt aufzeichnen.
• Notieren Sie sich die Uhrzeit, zu der das Meeting beginnt.

• Versuchen Sie nicht, jeden einzelnen Kommentar aufzuschreiben. Es ist in Ordnung, nur die wichtigsten Ideen einzubeziehen. Achten Sie darauf, dass Sie keine Gegenstände auslassen, mit denen Sie nicht einverstanden sind. Ihre Neigungen sollten Sie nicht beeinflussen. Denken Sie daran, dies ist ein offizielles Konto und nicht Ihre Meinung von dem, was passiert ist!
• Notieren Sie alle Anträge, wer sie gemacht hat, und die Abstimmungsergebnisse, falls vorhanden; Sie müssen nicht aufschreiben, wer eine Bewegung unterstützt hat. Natürlich können die Regeln Ihrer Organisation abweichen, also überprüfen Sie sie zuerst.
• Falls Abstimmungen über Anträge oder Diskussionen bis zur nächsten Sitzung verschoben werden, notieren Sie dies.
• Notieren Sie die Endzeit des Meetings.

Nach dem Treffen

• Geben Sie die Minuten so schnell wie möglich nach dem Meeting ein, während Ihnen alles noch frisch vorkommt. Wenn Sie einen Fehler in Ihren Notizen finden oder wenn Sie eine Frage haben, können Sie diese schnell klären, indem Sie mit anderen Teilnehmern sprechen.
• Geben Sie auf der letzten Kopie des Protokolls den Namen der Organisation, den Titel des Ausschusses, die Art des Treffens (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder speziell) und seinen Zweck an.
• Geben Sie die Zeiten an, die es begann und endete.
• Geben Sie die Liste der Teilnehmer und einen Hinweis darüber an, wer das Meeting geleitet hat. Sie können hier auch angeben, dass Sie die Minuten genommen haben. Fügen Sie Ihren Namen in die Liste der Teilnehmer ein und sagen Sie in Klammern nach Ihrem Namen, dass Sie die Protokolle genommen haben. Alternativ können Sie sich am Ende des Dokuments abmelden, indem Sie "Von Ihnen entsprechend eingereicht" und anschließend Ihren Namen eingeben.

• Korrektur die Minuten, bevor Sie sie einreichen. Bitten Sie jemanden, der sich umgesehen hat, sie ebenfalls zu befragen. Er oder sie wird Sie informieren können, wenn Sie versehentlich etwas vergessen haben.
• Senden Sie sie an die Person, die das Meeting geleitet hat, es sei denn, sie wurde angewiesen, etwas anderes zu tun.