Ihre Vorbereitung bestimmt, ob Sie Ihre gewünschten Ergebnisse erzielen
In Kombination mit dem Sitzungsprotokoll , der Dokumentation , die die Teilnehmer im Anschluss an eine Sitzung erhalten, ist die Tagesordnung der Plan für die Sitzung und die berichtete Weiterverfolgung der vorherigen Sitzung.
Wenn Sie eine Agenda für eine Besprechung erstellen, die nicht regelmäßig geplant ist, werden Ihnen die folgenden Schritte helfen. Später in diesem Artikel sehen Sie eine Agendavorlage für ein regelmäßig geplantes Meeting. Die beiden Arten von Sitzungen haben ähnliche Tagesordnungspunkte, sind aber nicht genau gleich.
Entwicklung einer Meeting-Agenda
Identifizieren Sie zunächst, ob andere Mitarbeiter für die Planung des Meetings benötigt werden. Entscheiden Sie dann, was Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten. Legen Sie machbare Ziele für Ihr Meeting fest . Die von Ihnen gesetzten Ziele bilden den Rahmen für einen effektiven Meetingplan . Stellen Sie sicher, dass Sie innerhalb des Zeitrahmens Ihrer Besprechung nicht mehr als geplant geplant haben.
Wie Stephen Covey in den "Sieben Gewohnheiten hochwirksamer Menschen" sagte: "Fange mit dem Ende an." Ihr Besprechungsziel bestimmt den Fokus der Besprechung, die Besprechungsagenda und die Besprechungsteilnehmer.
Der Aufbau einer Agenda macht einen Plan für das Treffen.
Sie beginnen mit dem Hauptziel oder Zweck, den Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten. Sobald Sie sich für Ihr Ziel entschieden haben, müssen Sie feststellen, ob Sie zusätzliche Mitarbeiter benötigen, um Ihre Agenda zu planen. Wenn ja, laden Sie sie ein, sich mit Ihnen zu treffen, um Ihre Meeting-Agenda in der Regel per E-Mail oder Text zu erstellen, damit kein zusätzliches Meeting erforderlich ist.
Entscheidungen zu treffen, wie Sie Ihre Meeting-Agenda entwickeln
Nachdem Sie Ihr Gesamtziel festgelegt haben, müssen Sie oder Ihr Team die folgenden Entscheidungen treffen. Zusätzlich zu dem Zweck oder Ziel der Besprechung wird jedes dieser Elemente auf der Besprechungsagenda angezeigt.
- Benötigte Teilnehmer für das eigentliche Meeting,
- Die Punkte, die eine Diskussion oder Handlung erfordern, die zur Erreichung des Ziels führen,
- Die Zeit, die Sie für die Gruppe benötigen, wird für die Diskussion jedes einzelnen Elements benötigt.
- Ein Datum und eine Uhrzeit für das Treffen,
- Ein geeigneter Ort, an dem alle Teilnehmer bequem Platz finden,
- Pre-Work für das Treffen. Dies beinhaltet alle Lektüre, Dokumentation , Daten, Besprechungsprotokolle von einem früheren Meeting oder jede andere Vorbereitung, die Ihr tatsächliches Meeting erfolgreich macht. Diese Vorbereitung sollte der Sitzungsnotiz und der Tagesordnung beigefügt werden, wenn Sie sie an eingeladene Teilnehmer verteilen.
Zusätzlich zu den oben genannten Entscheidungspunkten sollten die Tagesordnungspunkte der Standardsitzung Folgendes enthalten:
- Überprüfen Sie den Zweck, die Agenda und die erwarteten Ergebnisse und das Produkt des Meetings.
- Überprüfen Sie das Protokoll des vorherigen Treffens.
- Überprüfen Sie die Fortschritte der Teilnehmer bei den Verpflichtungen und Maßnahmen, die bei der vorherigen Sitzung getroffen wurden.
- Der Protokollführer muss die von den Teilnehmern während der aktuellen Sitzung eingegangenen Verpflichtungen als endgültigen Tagesordnungspunkt überprüfen.
Entscheiden Sie, wer teilnehmen muss, um Ihre Meeting-Agenda zu erreichen
Sobald Sie entschieden haben, dass ein Meeting notwendig ist, um Ihr Ziel zu erreichen, müssen Sie die Teilnehmerliste entwickeln.
Nicht jeder Mitarbeiter kann oder sollte an jedem Meeting teilnehmen, aber die Einladung der richtigen Teilnehmer erhöht Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit.
Wie man die Teilnehmer identifiziert, die benötigt werden, um Ihre Tagesordnung zu erfüllen
Bestimmen Sie Ihre Teilnehmer für eine einmalige oder kurze Serie von Meetings oder für ein regelmäßig geplantes oder laufendes Meeting, indem Sie sich Fragen wie die folgenden stellen.
- Wer muss die Lösung besitzen, die die Gruppe entwickelt?
- Wem gehört der Prozess, den die Gruppe diskutiert?
- Wer muss die Informationen wissen, die Sie verteilen?
- Wer kann Daten und Fakten zur Entscheidungsfindung bereitstellen?
- Wer hat Erfahrung oder Fachwissen, um mit der Gruppe zu teilen?
- Wer muss die Implementierung von Lösungen oder Aufgaben unterstützen?
- Wer muss die Erlaubnis oder Ressourcen bereitstellen, um das Meeting-Ergebnis zu erreichen?
- Wer könnte sich der Implementierung von Lösungen oder Anweisungen widersetzen?
Brauchen Sie eine Tagesordnung für regelmäßig geplante Besprechungen?
Nicht jedes Meeting benötigt eine speziell entwickelte Agenda. Die meisten Mitarbeiter haben regelmäßig Besprechungen für ihre Abteilungen oder Arbeitsgruppen geplant. Sie haben auch Teams und Projekte, an denen Sie teilnehmen.
Ein laufendes Projekt erfordert möglicherweise keine neu entwickelte Agenda für jedes Meeting, aber Ihr Team wird gut betreut, wenn Sie einen Standardansatz für Ihr Meeting wählen.
Die regelmäßig stattfindende Mitarbeiterbesprechung ist in drei Segmente unterteilt, für die jeweils Standard-Tagesordnungspunkte vorliegen: Informationselemente, Aktionselemente und Vorausplanung.
Komponenten einer Meeting-Agenda für regelmäßig geplante Meetings
Informationselemente
Schreiben Sie alle Tagesordnungspunkte aus, die für jedes Meeting informativ sind. Zum Beispiel aktualisiert der Manager die Gruppe über die Ergebnisse des Senior Management Meetings.
Aktionselemente
Setzen Sie alle Gegenstände auf die Tagesordnung, von denen Sie erwarten, dass die Gruppe sie bei jedem regelmäßig stattfindenden Treffen überprüfen wird. Zum Beispiel, Leistung für den Zeitraum zu planen und die Identifizierung von Kosteneinsparungen und kontinuierliche Verbesserungen der Gruppe plant zu erreichen.
Vorausplanung
Legen Sie alle Punkte auf die Agenda, für die die Gruppe planen oder sich im Voraus vorbereiten möchte. Zum Beispiel die kurzfristigen Ziele für den nächsten Monat oder die Notwendigkeit der Mitarbeiterunterstützung bei bevorstehenden Aufgaben.
Wenn Sie diese Richtlinien bei der Entwicklung Ihrer Besprechungsagenda befolgen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Besprechung zu Ergebnissen führt.
Beispielsitzungsagenda für eine regelmäßig geplante Besprechung
Verwenden Sie diese Beispielagenda für ein regelmäßig geplantes Meeting, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting die gewünschten Ergebnisse liefert.
- Aufwärmen und Grüße. Betrachten Sie einen kurzen Eisbrecher, je nachdem, wie oft die Gruppe zusammentrifft.
- Überprüfen Sie den Zweck, die Agenda und die erwarteten Ergebnisse und das Produkt des Meetings.
- Überprüfen Sie das Protokoll des vorherigen Treffens.
- Stellen Sie angemessene Informationen zu Abteilungen und Unternehmen bereit, die das Team benötigt.
- Überprüfen Sie den Fortschritt bei Aktionselementen, Aktionsplänen und Verpflichtungen. Überprüfen Sie den Fortschritt der Gruppe bei den Zielen.
- Diskutieren und treffen Sie Entscheidungen zu den Tagesordnungspunkten für dieses Meeting.
- Identifizieren Sie die nächsten Schritte.
- Identifizieren Sie den Zweck, das Ergebnis und die Agenda für das nächste Meeting.
- Am Ende der Sitzung sollte der Protokollführer die von den Teilnehmern während des Treffens eingegangenen Verpflichtungen überprüfen.
- Identifizieren Sie jegliche Hilfe, die von Personen benötigt wird, die nicht in der Gruppe sind, und weisen Sie Teilnehmer an, Kontakt aufzunehmen.
- Bestimmen Sie, wer außerhalb der Besprechungsteilnehmer was wissen muss und entscheiden Sie, wie Sie die Kommunikation durchführen.
- Senden Sie das Protokoll innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung oder sofort, wenn der Protokollführer die Notizen elektronisch (die Norm) nahm.
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