Effektive Meetings bringen Ergebnisse

Sie können ein Meeting planen, führen und verwalten, um Ergebnisse zu erzielen

Menschen verbringen so viel Zeit in Meetings, dass es für erfolgreiche Organisationen eine Priorität ist, Besprechungszeit in nachhaltige Ergebnisse zu verwandeln. Aktionen, die Meetings erfolgreich machen, erfordern die Verwaltung durch den Meetingleiter vor, während und nach dem Meeting.

Wenn Sie eine dieser Möglichkeiten zur Besprechungsverwaltung vernachlässigen, werden Ihre Besprechungen und Teams die von Ihnen gewünschte Frucht ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie investieren, nicht tragen. Nehmen Sie diese zwölf Tipps zur Besprechungsverwaltung mit, um Ihre Teilnehmer zu den erwarteten, positiven und konstruktiven Ergebnissen zu führen.

Was ist vor der Besprechung zu tun, um effektive Besprechungen sicherzustellen?

Maßnahmen vor dem Treffen bilden die Grundlage für die Erreichung der Meeting-Ergebnisse. Sie können alle erforderlichen Follow-ups tun, aber ohne einen effektiven Meeting-Plan zu starten, werden Ihre Ergebnisse Sie enttäuschen. Diese Tipps helfen Ihnen, das Meeting zu planen und zu implementieren.

Planen Sie die Besprechung

Effektive Besprechungen, die Ergebnisse produzieren, beginnen mit der Besprechungsplanung. Identifizieren Sie zunächst, ob andere Mitarbeiter für die Planung des Meetings benötigt werden. Entscheiden Sie dann, was Sie erreichen möchten, indem Sie das Meeting abhalten. Legen Sie machbare Ziele für Ihr Meeting fest.

Die von Ihnen gesetzten Ziele bilden den Rahmen für einen effektiven Meetingplan. Stephen Covey sagt in den Sieben Gewohnheiten der hochwirksamen Menschen : "Beginne mit dem Ende im Sinn." Ihr Besprechungsziel bestimmt den Besprechungsschwerpunkt, die Besprechungsagenda und die Besprechungsteilnehmer, die Sie zum Erreichen des Zwecks benötigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Besprechung benötigen

Sobald Sie Ihren Meeting-Plan entwickelt haben, stellen Sie sicher, dass ein Meeting ein geeignetes Mittel ist, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Die Planung und Durchführung eines Meetings ist teuer, wenn Sie die Zeit der Teilnehmer berücksichtigen. Versuchen Sie daher, festzustellen, dass ein Meeting die beste Möglichkeit ist, das Problem zu lösen, den Prozess zu verbessern oder einen fortlaufenden Plan zu erstellen.

Sie können feststellen, dass Sie die Besprechungsziele mit einem E-Mail-Gespräch erreichen oder Informationen über den Unternehmensnewsletter verteilen und anfordern können. Stellen Sie sicher, dass das Meeting benötigt wird und nicht nur bequemer für Sie ist - Sie erhalten bessere Ergebnisse von Ihren Meeting-Teilnehmern, wenn Sie wirklich eine Bestandsaufnahme ihrer Bedürfnisse gemacht haben.

Sorgen Sie für eine angemessene Teilnahme an der Sitzung

Wenn eine Besprechung das geeignete Mittel ist, um Ihre Ziele zu erreichen , wenden Sie sich an die Teilnehmer, die an der Besprechung teilnehmen müssen, um erfolgreich zu sein. Die benötigten Teilnehmer müssen verfügbar sein, um an dem Meeting teilnehmen zu können.

Verschieben Sie das Meeting, anstatt ein Meeting ohne kritische Mitarbeiter abzuhalten. Wenn ein Delegierter anstelle eines entscheidenden Entscheidungsträgers anwesend ist, vergewissern Sie sich, dass der designierte Mitarbeiter befugt ist, Entscheidungen zu treffen - oder die Sitzung zu verschieben.

Verteilen und überprüfen Sie Pre-Work vor dem Meeting

An wie vielen Meetings hast du teilgenommen, die mit dem Meeting-Moderator begonnen haben, der eine Fülle von Handouts verteilt oder eine Microsoft PowerPoint-Folie zur Diskussion projiziert hat? Frustrierend? Sie wetten. Das Treffen wird zu einer Gruppeneinlese, die für die Zielerreichung kaum produktiv ist.

Wenn die erklärten Ziele für die Durchführung einer Besprechung die Entscheidungsfindung und die Beantwortung von Fragen sind, ist eine Gruppeneinlesung eine beschämende Verschwendung von Zeit.

Sie können Meetings am produktivsten gestalten und Ergebnisse erzielen, indem Sie die notwendigen Vorarbeiten im Vorfeld des eigentlichen Meetings bereitstellen. Bereitstellen von Pre-Work, Diagrammen, Grafiken und Lesestoff 48 Stunden vor einer Besprechung wirkt sich auf Besprechungserfolg aus. Je mehr Vorbereitungszeit Sie einplanen, desto besser sind die besser vorbereiteten Personen für Ihr Treffen.

Eine Dokumentation , die Ihnen beim Erreichen der Besprechungsziele hilft, kann Berichte enthalten. Daten, Diagramme und Links zu Wettbewerbsinformationen, Umsatzmonaten und Produktionsplänen; Microsoft PowerPoint-Folien, die wichtige Diskussionspunkte veranschaulichen; und Besprechungsprotokolle , Notizen und Follow-up von früheren oder verwandten Sitzungen und Projekten.

Pre-Work, sogar nur Links, die folgen, um die Informationen zu lesen, die rechtzeitig verteilt werden, mit der ernsthaften Erwartung, dass die Teilnehmer die Vorarbeiten vor dem Meeting lesen, hilft sicherzustellen, dass Ihr Meeting erfolgreich ist.

Während des Treffens, um effektive Treffen sicherzustellen

Effektive Nutzung der Besprechungszeit baut Begeisterung für das Thema auf. Es erzeugt Engagement und ein Gefühl der Erfüllung von den Teilnehmern. Menschen fühlen sich Teil von etwas Größerem als ihre täglichen Herausforderungen. Daher wird ein gut geführtes, aktives Meeting, das die Grundlage für Follow-up schafft, zu Meeting-Ergebnissen führen.

Effektive Besprechungserleichterung

Der Meetingleiter setzt einen positiven, produktiven Ton für die Interaktion zwischen den Meetingteilnehmern. Effektive Besprechungserleichterungen beginnen mit einer Überprüfung der Ziele oder erwarteten Ergebnisse und der Agenda. Der Moderator hilft den Gruppenmitgliedern, konzentriert und produktiv zu bleiben.

Das Meeting-Design und die Agenda bildeten den Rahmen für das Meeting. Ein effektiver Moderator, der die Teilnehmer auf Kurs hält, sorgt für die Erfüllung der erwarteten, gewünschten Ergebnisse des Meetings.

Verwenden Sie die Pre-Work in der Besprechung

Verwenden oder verweisen Sie auf die vor dem Treffen und während der Sitzung vor dem Meeting bereitgestellten Informationen. Sie bekräftigen die Notwendigkeit, dass die Teilnehmer die Zeit dafür aufwenden müssen, um Material zu prüfen, das für die Erreichung der gewünschten Ergebnisse unabdingbar ist.

Ihre Teilnehmer bereiten sich auf die Teilnahme an Ihren Sitzungen vor und Ihre Ergebnisse werden Zeugnis von einer soliden Vorbereitung und Führung ablegen. Niemand möchte unvorbereitet, uninteressiert oder in den Augen eines Teamkollegen nicht mitwirken.

Beziehen Sie jeden Teilnehmer in Aktionen ein

Jede Arbeitsgruppe hat verschiedene Persönlichkeiten, die zu Meetings erscheinen. Sie haben ruhige Mitarbeiter und Menschen, die versuchen, jede Plattform zu dominieren. Unabhängig davon, ob Sie die Besprechung erleichtern oder daran teilnehmen möchten, müssen Sie jeden Teilnehmer in die Erreichung der Besprechungsziele einbeziehen.

Dies stellt sicher, dass jeder Teilnehmer in das Thema des Meetings und in das Follow-up investiert wird. Sie werden mehr Ergebnisse erzielen, wenn das ganze Team zieht, als mit einer dominanten Person, die versucht, alle anderen auf den Berg zu bringen.

Erstellen Sie einen effektiven Meeting-Folgeplan

Treffen Sie während des Meetings einen Follow-up-Plan mit Aktionselementen. Zu den effektiven Plänen gehören die folgenden.

Besprechen Sie Szenarien und Erfolgsbarrieren in der Praxis, die Teammitglieder möglicherweise erleben, wenn sie versuchen, die Punkte zu erreichen, die zu den gewünschten Ergebnissen führen. Legen Sie bei Bedarf eine Zeit für Ihr nächstes Meeting fest, während die Teilnehmer anwesend sind.

Nach dem Meeting, um effektive Meetings sicherzustellen

Maßnahmen und Planung vor und während des Treffens spielen eine große Rolle dabei, Ihnen dabei zu helfen, erwartete, positive und konstruktive Ergebnisse zu erzielen. Ihre Aktionen im Anschluss an das Treffen sind ebenso wichtig. Das Follow-up bei der nächsten geplanten Besprechung reicht nie aus, um die Ergebnisse zu sichern.

Veröffentlichen Sie Besprechungsprotokolle

Beginnen Sie mit der Veröffentlichung Ihres Protokolls und Ihres Aktionsplans innerhalb von 24 Stunden. Menschen werden am effektivsten zu Ergebnissen beitragen, wenn sie sofort mit den Aktionselementen beginnen. Sie haben immer noch eine neue Erinnerung an das Treffen, die Diskussion und die Gründe für die gewählte Richtung.

Sie bleiben begeistert und bereit für den Anfang. Eine Verzögerung bei der Verteilung der Protokolle wird Ihre Ergebnisse beeinträchtigen, da die meisten Leute auf die Minuten warten, bevor sie beginnen, ihre Verpflichtungen zu erfüllen.

Effektive Besprechung Follow-Up

Einhaltung und Einhaltung von Fristen und Follow-up helfen Ihnen, Ergebnisse von Ihren Sitzungen zu erreichen. Die Frist wurde während des Treffens festgelegt. Im Anschluss an das Treffen sollte jede Person, die einen Aktionsgegenstand hat, auch einen Plan für ihre persönliche Erfüllung ihres Engagements erstellen.

Egal, ob sie die Schritte in ihrem Planer schreiben, die Aufgaben an eine andere Mitarbeiterperson delegieren oder einfach nur die Aufgabe erledigen, die Person ist für die Nachverfolgung verantwortlich.

So ist der Meetingplaner. Sie können die Besprechungsergebnisse verbessern, indem Sie mit jeder Person, die zwischen den Besprechungen eine Aktion hat, nachgehen. Ihr Ziel ist es, den Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Aufgaben im Gange sind. Denken Sie daran, dass das, wonach Sie fragen, erfüllt wird.

Verantwortlichkeit für das Follow-Up während der nächsten Besprechung

Haben Sie schon einmal an einem Folgetreffen teilgenommen, bei dem jeder Teilnehmer der Gruppe mitteilte, warum sie ihr Engagement nicht erfüllen konnten? Das Ergebnis ist beklagenswert. Die Festlegung der Norm oder Gewohnheit der Rechenschaftspflicht für Ergebnisse beginnt früh in Ihrem Meeting-Zyklus.

Eine Nachbetreuung durch den Moderator auf halbem Wege zwischen den Sitzungen hilft, aber die Gruppe muss das Scheitern machen, die Verpflichtungen inakzeptabel zu halten . Berichten Sie auf der nächsten Sitzung über Fortschritte und Ergebnisse und erwarten Sie, dass alles erreicht wurde. Alternativ können Sie den Fortschritt beim nächsten Meeting überprüfen. Wenn es einen echten Roadblock für den Fortschritt gibt, bestimmen Sie, wie weiter verfahren werden soll.

Nachbesprechung des Meeting-Prozesses für kontinuierliche Verbesserung

Die Nachbesprechung jedes Meetings ist ein wirkungsvolles Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Teilnehmer diskutieren abwechselnd, was am aktuellen Meeting-Prozess effektiv oder ineffektiv ist. Sie diskutieren auch über den Fortschritt, den die Gruppe bei dem Thema, für das das Treffen stattgefunden hat, machen.

Die kontinuierlichen Verbesserungen werden auf eine neue Ebene gehoben. Erfolgreiche Teams berichten über ihr gesamtes Projekt sowie den Prozess, um festzustellen, wie effektiv sie Ergebnisse erzielen konnten. Zukünftige Treffen spiegeln die Bewertung wider. Meetings entwickeln sich zu einem noch effektiveren Werkzeug, um Organisationsergebnisse zu erstellen.

Fazit

Ergebnisse sind erreichbar und vorhersehbar durch gut geplante und durchgeführte Meetings. Befolgen Sie diese zwölf Empfehlungen, um sicherzustellen, dass die Konferenzteilnehmer von dem Zeitpunkt an, an dem sie in Meetings investieren, erwartete, positive und konstruktive Ergebnisse erzielen. Ihre Organisation wird Ihre Leistung belohnen und Ihre Mitarbeiter werden Sie lieben, wenn Sie diese effektiven Meeting-Tipps verwenden.