Was sind Besprechungsprotokolle und wer zeichnet sie bei einem Meeting auf?

Wie (und warum) um Besprechungsprotokolle aufzunehmen

Besprechungsprotokolle sind die schriftliche oder aufgezeichnete Dokumentation , die verwendet wird, um Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer darüber zu informieren, was während eines Meetings besprochen und was passiert ist. Die Sitzungsprotokolle werden in der Regel während des Meetings aufgenommen oder aufgezeichnet, so dass die Teilnehmer eine Aufzeichnung dessen haben, was während des Meetings passiert ist.

Das Protokoll enthält normalerweise:

Beispielhafte Sitzungsprotokolle konzentrieren sich auf Entscheidungen, die während des Treffens getroffen wurden, und auf die von den Teilnehmern eingegangenen Verpflichtungen. Die Verpflichtungen werden von Terminen und anderen Details begleitet, die für ein gemeinsames Verständnis der Sitzungsteilnehmer erforderlich sind.

Sitzungsprotokolle als historisches Dokument

Als historisches Dokument sind sie auch nützlich, um die Schlüsselideen oder Diskussionen zu dokumentieren, die zu einer Entscheidung geführt haben. Zum Beispiel, um später Fragen zu beantworten, wenn ein Teammitglied sagt: "Was auch immer wir dachten, als wir dieses Ziel wählten."

Effektive Besprechungsprotokolle zeigen die fünf Alternativen auf, die das Team diskutiert hat, und den Hauptgrund, warum man über die anderen verfügbaren Pfade ausgewählt wurde.

Effektive Besprechungsprotokolle für das typische Geschäftstreffen müssen nicht jede Diskussion aufzeichnen.

Sie müssen und sollten auch nicht angeben, wer was gesagt hat. Sie sollten auch nicht dokumentieren, was jeder Teilnehmer im Detail sagt. In dem gegebenen Beispiel fasst ein effektiver Notizennehmer die Diskussion zusammen, anstatt jedes Wort aufzuschreiben.

(Beachten Sie, dass diese Regel für andere Arten von Sitzungen in solchen Situationen wie Klagen, Gerichtsverhandlungen usw. unterschiedlich ist.

Diese Minuten erfordern eine genaue Aufzeichnung der Konversation und der Aussagen.) Aber Ihre typische Arbeitsplatzbesprechung nicht.

Wann und wie kann ich die Besprechungsprotokolle teilen?

Im Idealfall werden die Sitzungsprotokolle am Ende des Meetings elektronisch an die Sitzungsteilnehmer verteilt. Auf diese Weise werden die Teilnehmer sofort über ihre Verpflichtungen und Fristen informiert. Wenn dies nicht möglich ist (z. B. wenn der Protokollführer Fehler bereinigen möchte), sollte der Protokollführer das Sitzungsprotokoll innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung verbreiten.

Das Protokoll dient als Erinnerung an die Verpflichtungen, die die Mitglieder des Teams während des Treffens eingegangen sind. Sie helfen Teilnehmern, ihre Besprechungsverpflichtungen in ihre Kalender zu übertragen und Listen zu erstellen. Sie dienen als Erinnerung an jeden Punkt, der die Teilnehmer vor dem nächsten Treffen erreichen muss.

(Dies kann eines der wichtigsten Probleme bei Besprechungen beseitigen, im Allgemeinen das Verteilen von Informationen bei der Besprechung, so dass die Teilnehmer die Besprechung lesen, anstatt miteinander zu interagieren.) Ist schließlich die Interaktion nicht der Punkt einer Besprechung? Für alles andere haben Sie Tools wie E-Mail und Yammer.

Sie sollten die Protokolle Ihres vorherigen Meetings zu Beginn des nächsten Meetings überprüfen, damit die Benutzer sie auf Korrektheit und die nächsten Schritte überprüfen können.

Besprechungsprotokolle sind ein wirksamer Beitrag zu erfolgreichen Besprechungen, wenn Protokolle angemessen geschrieben und zeitnah verteilt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Team starke Normen gebildet hat, die seinen Geschäftserfolg unterstützen .

Wie gehen Organisationen mit Besprechungsprotokollen um?

Entscheidend für den Erfolg eines Meetings ist , dass der Protokollführer oder Rekorder das Meeting für Teilnehmer, Geschichte und Mitarbeiter dokumentiert, die wissen müssen, was während des Meetings passiert ist. Ohne das vollständige Protokoll der Sitzung werden die Erfolgsaussichten des Treffens verringert.

Der Mitarbeiter, der das Sitzungsprotokoll nimmt, ist normalerweise ein Mitglied des Teams und nimmt die Notizen während der Teilnahme an dem Meeting entgegen. Bei Besprechungen, bei denen es um rechtliche oder behördliche Verfahren, Konsequenzen oder Anforderungen wie Anhörungen, erforderliche Vorstandssitzungen oder Erklärungen geht, nimmt eine nicht teilnehmende Person das offizielle Protokoll und zeichnet häufig das Verfahren auf.

Der Mitarbeiter, der die Protokolle aufzeichnet, muss ein genaues Ohr für Details haben. Der Mitarbeiter muss auch mehrere Sitzungen gleichzeitig bearbeiten, um an der Besprechung teilzunehmen und gleichzeitig die Protokolle zu protokollieren.

In einigen Meetings nimmt derselbe Mitarbeiter bei jedem Meeting das Protokoll vor. In anderen geht die Rolle des Minutennehmers von Arbeitnehmer zu Arbeitnehmer über. Wie bei der Führung von Führungskräften schafft die Rolle des Protokollführers Führungsqualitäten , Kommunikation und effektive Führungsqualitäten.

Was sind die Anforderungen einer Sitzung Protokoll Note Taker?

Die Anforderungen an den Rekorder oder Protokollführer umfassen:

Der Recorder ist eine Rolle, die eine Besprechung erfüllen muss, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse einer Besprechung von den Teilnehmern kommuniziert und bearbeitet werden. Ohne die Notizen müssen sich die Teilnehmer auf die Erinnerung der anderen Teilnehmer verlassen. Garantiert, das ist kein guter Plan.

Die Dokumentation eines Meetings durch den Protokollführer ist für den Erfolg eines Meetings ebenso notwendig wie die Dokumentation zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung.

In Bezug auf das Sitzungsprotokoll