Verwenden Sie Moderation, um Meetings produktiver zu gestalten
Die Hauptaufgabe eines Moderators besteht darin, einer Gruppenplanungssitzung oder einem Gruppentreffen einen Mehrwert zu verleihen, indem die Gruppe in der gleichen Richtung bleibt und sich zusammen bewegt.
Der Moderator stellt außerdem sicher, dass jedes Gruppenmitglied an dem Meeting teilnimmt.
Gruppenerleichterung
Die Moderation von Gruppen oder Teams erfolgt durch interne Mitarbeiter oder externe Berater, die Folgendes beherrschen:
- Inhalte und Informationen präsentieren,
- Entwurf und Formulierung eines Prozesses, der einer Gruppe hilft, ihre Ziele zu erreichen,
- Bereitstellung einer geeigneten Struktur für ein Meeting , eine Schulung, eine Teambuilding-Sitzung oder ein anderes Arbeitsereignis, damit die Mission der Gruppe in der Sitzung erfüllt wird,
- Förderung der Mitverantwortung für das Ergebnis des Treffens, und
- Aus den Teilnehmern die Antworten auf Fragen und Problemlösungen hervorheben.
Individuelle Moderation
Wenn Einzelpersonen an dem Prozess teilnehmen, liegt das meist daran, dass zwei oder mehr Mitarbeiter Konflikte , Unstimmigkeiten, gemeinsame Ziele oder die Notwendigkeit haben, ein Projekt, einen Prozess oder eine Erfahrung zu debratten. Ein erfahrener Moderator kann die Struktur, den Inhalt und den Prozess bereitstellen, die von den einzelnen Mitarbeitern benötigt werden, um eine für beide Seiten befriedigende Lösung ihrer Probleme zu erreichen.
Eigenschaften von Personen, die Erleichterung bieten
Moderation ist eine gelernte Fähigkeit, die am natürlichsten für Personen ist, die solche Eigenschaften aufweisen wie:
- Starke Gruppenführerschaft,
- Tiefe Kenntnis von Gruppenprozessen und -strukturen,
- Kenntnisse über Gruppen- und zwischenmenschliche Dynamiken und ein Verständnis von verbaler und nonverbaler Kommunikation ,
- Die Fähigkeit, Trainings- und Teambuilding-Inhalte auf kreative Weise zu präsentieren, um die Teilnahme von Sitzungsteilnehmern zu fördern,
- Empathie für Menschen und ihre Situationen,
- Leistungsstarke Zuhör- und Kommunikationsfähigkeiten, und
- Die Fähigkeit, Gruppeninterventionen und -ereignisse zu strukturieren, um die gewünschten Ergebnisse für die Gruppe zu erzielen.
Unter der Leitung eines erfahrenen Moderators können Meetings, Teambuilding-Sitzungen und Schulungskurse Ergebnisse erzielen, die ohne einen Leiter nicht möglich sind. Das liegt daran, dass Teammitglieder in einer Gruppe oft nicht über die Fähigkeiten, die Erlaubnis und die Unterstützung verfügen, die sie benötigen, um ihre eigenen Arbeitsprozesse effektiv zu erleichtern.
Konkurrierende Gespräche vermeiden
Es ist oft schwierig, effektive Arbeitsbeziehungen mit Menschen bei der Arbeit zu haben. Hier ist die Erleichterung hilfreich. Effektive Gruppenerleichterung in Meetings verwaltet die Interaktion von schwierigen Personen, die konkurrierende Gespräche führen.
Off-Topic-Gespräche zwischen zwei oder mehr Meeting-Mitgliedern verschwenden Zeit, behindern den Gruppenfortschritt und schränken die Beiträge von Einzelpersonen zum gesamten Team ein. Darüber hinaus berauben konkurrierende Gespräche in mehreren kleinen Gruppen, auch wenn sie zum Thema gehören, den Teammitgliedern die Einsichten, die die Mitglieder des Teams diskutieren.
Dies führt letztlich zu begrenzten Ideen, die in Meetings produziert werden.
Ob Sie Meetingleiter, Manager oder Gruppenmitglied sind, Sie können die folgenden Ideen verwenden, um die Gruppe wieder zusammenzubringen, wenn Gruppenmitglieder mehr als eine Diskussion gleichzeitig halten.
Konkurrierende Gespräche führen
- Nutze nonverbale Kommunikation: Betrachte die Teilnehmer für einen Moment. Ziehen Sie beim Betrachten die Augenbrauen hoch oder winken Sie den Teilnehmern zu. Stoppen Sie die Person, die das Wort für eine Minute hat, während die anderen Teilnehmer der Gruppe wieder beitreten. Haben Sie keine Angst davor, dies zu tun - es gehört zur Aufgabe eines Managers oder eines Teamleiters, Meetings zu kontrollieren.
- Stellen Sie eine Frage: Rufen Sie eines der Gruppenmitglieder an, die an der Konkurrenzkonversation teilnehmen. Mit einer kurzen Zusammenfassung der Diskussion in der Sitzung als Ganzes fragen Sie nach seiner Meinung. Bitten Sie ihn oder sie, seine Ideen mit den anderen Teilnehmern des Treffens zu teilen.
Sagen Sie: "Ich glaube, wir sind alle an Ihren Gedanken zu diesem Thema interessiert, Kerry." Dies mag für Sie ein wenig unangenehm sein, aber es dient zwei Zwecken: Es bringt die Nebenkonversation in das Hauptgespräch und es lässt jeden wissen, dass das Verhalten nicht zulässig ist.
- Verbal intervenieren: Fragen Sie die Gruppenmitglieder, die an der Konkurrenzkonversation teilnehmen, direkt zur Gruppendiskussion, ohne Sarkasmus oder Wut zu benutzen. Sagen wir: "Ich fürchte, wir verpassen gute Ideen, wenn alle gleichzeitig reden. Ich weiß, dass ich all diese Gedanken nicht im Auge behalten kann." Im Allgemeinen ist es besser, diese Taktik als zweiten oder dritten Versuch zu nutzen, um Leute anzulocken. Es ist direkt und sehr effektiv, kann aber Teammitglieder in Verlegenheit bringen.
- Richten Sie ein Gruppensignal ein: Das Gruppensignal erinnert die Teilnehmer daran, jeweils eine Diskussion zu halten . Ein Signal, das effektiv funktioniert, ist ein nonverbales Timeout-Zeichen, gefolgt von einem Zeigefinger, um ein Meeting anzuzeigen. Wenn es eine gute Beziehung zwischen Teammitgliedern gibt, kann ein Witz auch ein effektives Werkzeug sein. Versuchen Sie etwas wie "Hey, John und Jane, hör auf zu versuchen, deine Weltübernahme zu planen und komm zurück zum Treffen."
Ein abschließendes Wort über konkurrierende Gespräche in Meetings
Die Leute verbringen einen guten Teil ihrer Arbeitswoche an Geschäftstreffen. Es ist Ihre Verantwortung als Manager oder Meetingleiter, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Zeit gut nutzen. Ein effektives Meeting-Management spart Zeit und durch Kontrolle der Nebengespräche können Sie sicherstellen, dass das Meeting am Thema bleibt und qualitativ hochwertige Arbeit leistet.