Das Journal, das jeder Geschäftsinhaber behalten sollte
Die Definition eines Accounting Journals
Ein Buchhaltungsjournal ist genau das, wonach es sich anhört - es ist ein Ort, um die Details aller finanziellen Transaktionen Ihres Unternehmens aufzuzeichnen.
Es zeichnet auf, auf welche Ihrer Konten sich diese Transaktionen auswirken. In der Buchhaltung bezieht sich ein "Journal" auf einen Finanzbericht in Form eines Buches, einer Tabelle oder einer Buchhaltungssoftware. Es enthält alle aufgezeichneten Finanztransaktionsinformationen eines Unternehmens. Es ist auch als Buch des ersten Eintrags bekannt.
Dies kann verhindern, dass Ihr Unternehmen in einigen Bereichen zu viel Geld ausgibt, während es in anderen zu wenig ausgegeben wird. Es kann auch verhindern, dass Sie und Ihre Führungskräfte bestimmte Konten überzeichnen, und es kann Ihnen helfen, Unregelmäßigkeiten zu erkennen, bevor sie außer Kontrolle geraten. Kurz gesagt, obwohl es nur ein einfaches Buch oder eine Computer-Tabellenkalkulation ist, kann ein Buchhaltungsprotokoll verhindern, dass eine potenzielle Krise beginnt oder sich ausbreitet.
Vor Computern war ein Buchhaltungsjournal ein physisches Protokollbuch mit mehreren Spalten, um Finanztransaktionen für ein Unternehmen aufzuzeichnen. Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen eine Art von Finanzbuchhaltungssoftware, um ihre Geschäftstransaktionen aufzuzeichnen und zu verwalten.
Diese Transaktionen werden dann einer bestimmten Ledger-Klasse zugeordnet, indem eine "Kontenplan" -Nummer verwendet wird, um Gewinn- und Verlustrechnungen, Abschlüsse und andere wichtige Finanzberichte zu erstellen.
Wie ein Accounting Journal erstellt wird
Ein Buchungsjournal wird erstellt, indem Informationen aus Quittungen, Verkaufsscheinen, Kassenbändern, Rechnungen und anderen Datenquellen eingegeben werden, die die aufgetretenen Finanztransaktionen anzeigen.
Geschäftsvorfälle sollten in chronologischer Reihenfolge im Journal dargestellt werden.
Sie werden zunächst mit der doppelten Buchungsmethode oder mit der Buchführung erfasst. In der Regel werden Transaktionen, obwohl sie grundsätzlich in der Reihenfolge ihres Auftretens erfasst werden, in dieser Reihenfolge vor Gutschriften erfasst. Sie müssen sich nicht an dieses Format halten, aber jeder, der im Journal aufzeichnet, sollte sich an die gleichen vereinbarten Richtlinien halten, um Verwirrung zu vermeiden.
Jede aufgelistete Transaktion wird als Journalbuchung bezeichnet . Informationen aus dem Journal werden dann in den Geschäftsbüchern erfasst.
Anfangen
Wenn Sie Ihr Unternehmen noch nicht gegründet haben, überlegen Sie, welche Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff auf das Buchhaltungsprotokoll haben möchten. Natürlich sollten es nur Personen sein, denen Sie vertrauen, und Personen mit ausgewiesenen Finanz- oder Führungsrollen innerhalb Ihrer Organisation. Dies könnte der Finanzvorstand oder Schatzmeister oder - in einer einfacheren Organisation - Sie, Ihr Buchhalter und Ihr Buchhalter bedeuten.
Obwohl Sie nicht möchten, dass jeder und jeder Zugriff auf Ihre Buchhaltung hat, ist es normalerweise eine schlechte Idee, nur eine Person beaufsichtigen zu lassen. Einige wenige sollten den Inhalt des Journals kennen, um zu verhindern, dass unangemessene Ausgaben oder Budgetdefizite die Finanzen des Unternehmens in Mitleidenschaft ziehen.