Die wichtigste Aufgabe einer Projektcharta ist es, genau festzulegen, was das Projekt erreichen wird. Schauen wir uns an, was in diesem wichtigen Projektdokument steht.
Was geht in eine Projektcharta?
Im ersten Abschnitt einer Projekt-Charta werden der Name des Projekts, die Namen des Sponsors und des Projektmanagers sowie das Datum der Erstellung des Dokuments angegeben.
Dann gehst du in das Fleisch des Dokuments.
Die Hauptabschnitte einer Projekt-Charta sind wie folgt.
Projektzweck: Dies erklärt, warum das Projekt gewünscht wird. Sie können auf einen Geschäftsfall oder den Vertrag verweisen, der dieses Projekt vorantreibt, oder Sie können einfach angeben, warum es wichtig ist, diese Arbeit zu erledigen.
Projektbeschreibung: Erklären Sie in diesem Abschnitt, was das Projekt erreichen wird. Sie sollten Details zu den zu erstellenden Artikeln oder zu den zu liefernden Diensten angeben.
Budget: Zu diesem Zeitpunkt sind möglicherweise nicht alle Details zu den Projektaufgaben vorhanden, sodass Sie kein vollständiges und detailliertes Projektbudget zusammenstellen können. Notieren Sie alle Budgetbeschränkungen oder die anfänglich hohe Bandbreite der Ausgaben, die Sie erwarten.
Risiken: Alle Projekte haben Risiken. Dieser Abschnitt der Projektcharta bildet die frühe Version Ihres Projektrisiko-Logs. Dokumentieren Sie alle Risiken, die Sie an dieser Stelle kennen, damit das Managementteam sehen kann, was das Projekt in Zukunft beeinflussen könnte.
Meilensteine: Wenn Sie die Meilensteine auf hoher Ebene kennen, nehmen Sie sie in die Projektcharta in diesem Abschnitt auf. Sie können sie später in Ihr Gantt-Diagramm übertragen, wenn Sie einen detaillierteren Plan erstellen. Im Moment suchen Sie nur nach Drop-Dead-Daten oder irgendetwas, das in den Verträgen angegeben ist, an denen Sie arbeiten.
Projektziele: Dies ist ein wirklich wichtiger Abschnitt, aber es kann schwierig sein, ihn zusammenzustellen. Sie versuchen, die Frage zu beantworten: "Wie werden wir wissen, wann wir fertig sind?" Schreiben Sie auf, was Sie erwarten, dass das Projekt geliefert wird und wie Sie wissen, ob Sie dort angekommen sind. Zum Beispiel könnte in einem Projekt zur Einführung eines Zeiterfassungssystems für alle Abteilungen das Ziel lauten: "Alle Teams werden das Arbeitszeittabellensystem bis Ende des Jahres verwenden." Notieren Sie auch, für wen die Verantwortung übernommen wird zuzustimmen, dass Sie dieses Ziel erreicht haben. Dies vermeidet Probleme am Ende des Projekts, wo plötzlich niemand bereit ist, das Projekt als abgeschlossen zu unterschreiben.
Project Manager Authority Levels: Es sei denn, es ist wirklich klar und dokumentiert woanders, es lohnt sich, einen Abschnitt in die Charta aufzunehmen, um zu sehen, was Sie tun können, ohne sich von einer älteren Person abmelden zu lassen. Dies bezieht sich im Allgemeinen darauf, welche Toleranzwerte im Budget und in den Zeitplänen festgelegt wurden und würde wie folgt ausgedrückt: "Projektmanager hat eine 10% ige Toleranz gegenüber dem Budget und eine Toleranz von 5% im Zeitplan. Jede Abweichung über diesen genehmigten Grenzwerten muss vom Projektträger abgesegnet werden. "Sie können diesen Abschnitt erweitern, um festzulegen, welche Befugnisse der Projektmanager bei der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern aus dem Projektteam hat .
Genehmigung der Projektcharta
Der letzte Abschnitt des Projektcharts ist der Genehmigungsabschnitt. Der Projektmanager und der Projektsponsor (oder die Person, die die Arbeit begonnen hat, wenn ein längerfristiger Sponsor noch ernannt werden muss), sollten das Dokument unterschreiben und datieren. Heutzutage ist das wahrscheinlich per E-Mail, also bewahren Sie eine Kopie der E-Mail-Autorisierung in Ihren Projektdateien auf, falls Sie darauf zurückkommen müssen.