Wir betrachten die fünf Dinge, die Sie tun müssen, um ein grundlegendes Projektbudget zu erstellen.
Verwenden Sie Ihre Aufgabenliste
Nehmen Sie zuerst Ihre Projektaufgabenliste. Möglicherweise haben Sie auch eine Projektstruktur, und wenn Sie eine haben, ist es am besten, diese zu verwenden. Aber eine Aufgabenliste reicht aus, solange sie umfassend alles umfasst, was Sie für das Projekt tun müssen.
Wenn Sie keine Aufgabenliste haben, ist es an der Zeit, eine Aufgabenliste zu erstellen. Notieren Sie alles, was Sie tun müssen, und die Dinge, die Sie bauen, machen oder vervollständigen müssen, bevor das Projekt abgeschlossen werden kann. Es muss nicht in einer bestimmten Reihenfolge sein, aber es muss alles enthalten.
Abschließend können Sie mit Ihrem Projektteam Ideen sammeln, da es sich um etwas handelt, das Sie vergessen haben. Viele Köpfe sind besser als einer!
Schätzen Sie jede Komponente
Jetzt gehen Sie durch Ihre Liste und berechnen Sie den Preis jedes Artikels. Zum Beispiel kann eine Aufgabe, die "Besprechungen zur Erörterung von Anforderungen" enthält, die Beschaffung und Einstellung, die Besprechungsräume oder den Kauf von Ressourcen, die Sie benötigen, wie einen Projektor oder Flipchart-Stifte, beinhalten.
Es sind Kosten damit verbunden, also holen Sie sich Angebote für Ihre Zimmermiete und die anderen Geräte und notieren Sie sich diese.
Tun Sie dies für alles auf der Aufgabenliste, so dass Sie einen Preis für jeden Artikel erhalten. Einige Projektaufgaben haben möglicherweise keinen Preis, und das ist in Ordnung.
Fügen Sie Schätzungen zusammen hinzu
Als nächstes addieren Sie alle Ihre Schätzungen zusammen.
Dies ist am einfachsten, wenn Sie eine Liste von Elementen in einer Tabelle erstellen, die Kosten in der nächsten Spalte hinzufügen und dann die Spalte am unteren Rand zusammenfassen. Lassen Sie die Tabelle die Mathematik für Sie tun! Es wird Ihre Budget-Tabelle.
Es ist eine gute Idee, Ihre Kosten in Kategorien zu gruppieren, damit Sie leicht sehen können, wohin der Großteil des Geldes geht. Verwenden Sie Kategorien wie "Projektstart", "Infrastruktur" oder "Schulung" - wählen Sie Gruppierungen, die etwas im Kontext des Projekts bedeuten.
Fügen Sie Kontingenz und Steuern hinzu
Es wäre großartig, wenn Sie eine Kristallkugel hätten und diese Kosten mit 100% Genauigkeit voraussagen könnten, aber Sie sind wahrscheinlich nicht sicher in Ihrer Fähigkeit das zu tun! Hier kommt die Kontingenz ins Spiel. Es ist ein Geldbetrag, der darauf basiert, wie zuversichtlich Sie sind, dass Sie die Schätzungen richtig gemacht haben. Es bezieht sich nicht auf eine bestimmte Aufgabe. Es ist ein allgemeiner "Notfall-Topf" für den Fall, dass Sie etwas falsch gemacht oder aus Versehen etwas ausgelassen haben.
Wenn Sie nicht wissen, wie viel Sicherheit hinzuzufügen ist, gehen Sie für 10% der Summe, die Sie in Schritt 3 erstellt haben. Es ist ein nicht-wissenschaftlicher Schätzwert, den viele Projektmanager verwenden und Ihnen ein wenig Puffer in Ihrem Budget gibt du brauchst es.
Fügen Sie unten in Ihrer Budgettabelle eine Zeile mit der Überschrift "Kontingenz" hinzu und geben Sie den Prozentsatz an, den Sie verwendet haben.
Vergessen Sie nicht, Mehrwertsteuer oder andere Steuern hinzuzufügen, die nicht explizit in Ihren individuellen Werbebuchungen enthalten sind.
Fügen Sie alles hinzu, und das ist Ihr endgültiger Budgetbetrag.
Erlaubnis bekommen
Das letzte, was Sie tun müssen, ist, Ihren Manager oder Projektsponsor dazu zu bringen, Ihr Budget zu genehmigen. Sprechen Sie mit ihnen darüber, wie Sie es zusammensetzen und welche Elemente Ihr Gesamtbudget ausmachen.
Das ist es! Die Budgetierung von Projekten ist eine grundlegende Projektmanagement-Fähigkeit , und mit dieser Anleitung können Sie ein Projektbudget erstellen.