Prozesssekretäre sind in Anwaltskanzleien aller Größen tätig. Einige Sekretäre bieten rein administrative Unterstützung. Sekretärinnen in vielen Unternehmen übernehmen jedoch eine hybride Rolle, da sie sowohl als Sekretärin als auch als Rechtsanwaltsgehilfe fungieren.
Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Funktionen eines Prozessbeamten während des gesamten Prozesslebenszyklus.
Die Sekretariatsrollen variieren in Abhängigkeit von der Firma, der Art der Prozesspraxis und der Größe des Personals.
Fall-Screening
In den Klägerfirmen wird in einem ersten Schritt der Fall nach Verdiensten durchsucht. Hat der potenzielle Kunde einen Handlungsbedarf? Gibt es Konflikte? Die Sekretärin kann helfen, Fall-Screening-Formulare vorzubereiten und erste Treffen zwischen dem Anwalt und potenziellen Kunden zu planen. In einigen Fällen wird die Sekretärin ein erstes Screening durchführen, indem sie die potenziellen Kunden telefonisch fragt. Wenn der Kunde unterschrieben ist, wird die Sekretärin eine neue Akte erstellen und den Aufbewahrungsvertrag und andere Dokumente an den Kunden weiterleiten.
Ermittlung
In vielen Fällen führen die Parteien eine Untersuchung durch, bevor eine Klage eingereicht wird. Diese Untersuchung kann beinhalten, Zeugen ausfindig zu machen und zu interviewen, die Unfallstelle zu untersuchen und dokumentarische und andere Beweise zu sammeln. Der Prozessbevollmächtigte kann dabei behilflich sein, indem er im Namen des Anwalts Sitzungen und Telefonkonferenzen abhält, Zeugenlisten erstellt, Beweise und andere Dokumente organisiert und ein zuverlässiges Ablagesystem für Papierdokumente und elektronische Dokumente schafft.
Plädoyers
Wenn eine Klage eingereicht wird, bereitet der Sekretär die Schriftsätze in einem Textverarbeitungsprogramm vor. Die Schriftsätze können eine Vorladung, Beschwerde, eidesstattliche Erklärungen, Anträge auf Zulassung und Anträge enthalten. Der Prozesssekretariat erstellt häufig Schriftsätze, die alle Schriftsätze für einen bestimmten Fall organisieren und indexieren.
Der Sekretär kann diese Dokumente entweder persönlich oder elektronisch beim Gericht einreichen, obwohl diese Aufgabe oft von einem Rechtsassistenten oder einem Gerichtsdiener erledigt wird .
Entdeckung
Discovery ist die längste Phase des Prozessverlaufs. Während der Ermittlung kann der Prozessbevollmächtigte alle oder einige der folgenden Aufgaben ausführen:
- Vorbereiten von Entdeckungsdokumenten in einem Textverarbeitungssystem, einschließlich Abfragen und Anfragen für die Produktion
- Beschlagnahme, Senden und Verfolgen von Vorladungen
- Scheduling Depositions mit mehreren Parteien, einschließlich der Anwalt, Kunden, gegnerischen Anwalt und Gericht Reporter
- Scheduling unabhängige ärztliche Untersuchungen und andere Termine nach den Zivilprozessordnung erforderlich
- Erstellen von Ermittlungsbindern; Indexierung und Ablage von Entdeckungsdokumenten
- Organisation und Einreichung von Falldokumenten
- Planung von Standortuntersuchungen
- Lokalisierung und Kommunikation mit Experten; Organisation und Einreichung von Gutachten
Vorversuch
Sobald ein Verhandlungstermin festgelegt wurde, hilft der Sekretär der Rechtsabteilung, sich auf den Prozess vorzubereiten. Die Rolle des Sekretärs kann umfassen:
- Eingabe und Formatierung von Untersuchungsdokumenten einschließlich Anträgen, Schriftsätzen, Vorladungen und Zeugenlisten
- Sammeln und Organisieren von Ausstellungen
- Erstellen, Organisieren und / oder Indexieren von Testbindern
- Helfen, Scheinproben zu organisieren
- Termine verfolgen und Erinnerungen an die Rechtsabteilung senden
- Cite-Checking und Korrekturlesen von Schriftsätzen und juristischen Dokumenten
- Sicherstellen, dass Dokumente in Übereinstimmung mit den Gerichtsregeln ordnungsgemäß formatiert sind
- Koordinierende Zeugen
Versuch
Der Prozessbeamte leistet eine wichtige unterstützende Rolle während des Prozesses. Zu seinen Aufgaben gehören:
- Testdokumente vorbereiten, eingeben und formatieren
- Koordination der Erstellung von Diagrammen, Grafiken und anderen visuellen Darstellungen im Gerichtssaal
- Terminplanung Kuriere, Gerichtsschreiber und Sachverständige
- Organisieren, Archivieren und Verwalten von Dokumenten, Exponaten und Testbindern
- Koordination von Reisearrangements für Anwälte, Zeugen, Kunden und andere
Andere administrative Aufgaben
Für diejenigen, die auf der Seite der Verteidigung arbeiten, wird der Prozessbevollmächtigte die für jeden Fall aufgewendete Zeit der Anwälte und Paralegals in das Zeit- und Abrechnungssystem des Unternehmens eingeben.
Er oder sie wird auch regelmäßige Rechnungen an den Kunden senden und verspätete Zahlungen verfolgen. Zu den weiteren allgemeinen Aufgaben des Prozessbevollmächtigten gehören:
- Produzieren von Informationen durch Transkribieren, Formatieren, Eingeben, Abrufen, Kopieren und Übertragen von Text, Daten und Grafiken
- Verfolgen von Fallterminen
- Entspricht Kunden, Zeugen und gegnerischen Anwälten
- An das Telefon gehen
- Tabellen erstellen, um Kosten, Ausstellungen und andere Informationen zu verfolgen
- Transkription Diktat
- Verwaltung von Kassensystemen
- Routing-Korrespondenz, Berichte und rechtliche Dokumente
- Organisation von Kundenkonferenzen und Anwaltsversammlungen
- Spesenabrechnungen vorbereiten
- Pflege des Anwaltkalenders durch Planung und Planung von Konferenzen, Telekonferenzen, Depositionen und Reisen
- Bestellen von Verbrauchsmaterial
Prozessführung Sekretärin Bildung
Viele Prozesssekretäre absolvieren ein Zertifikat oder Associate Degree-Programm an einer Handelsschule oder Community College. Sekretärinnen mit vierjährigen Universitätsabschlüssen haben jedoch die meisten Aufstiegschancen innerhalb einer Anwaltskanzlei. Prozesslehrgänge finden häufig am Arbeitsplatz statt. Erfahrene Prozesssekretäre wechseln oft in andere Rollen in der Kanzlei, einschließlich Rechtsanwaltsfachangestellte und Büro-Management-Positionen.
Litigation Secretary Fähigkeiten und Wissen
Litigation Secretaries müssen eine Vielzahl von zwischenmenschlichen, Technologie- und Bürofähigkeiten sowie rechtliches und prozedurales Wissen besitzen. Erforderliche Fähigkeiten und Kenntnisse umfassen:
- Kenntnisse in Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Präsentations-, Zeit- und Abrechnungssoftware; Vertrautheit mit Microsoft Office-Suite
- Kenntnisse mit Transkriptionsgeräten
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Fähigkeiten
- Kenntnis der Gerichts- und Anmeldeverfahren vor Ort, Staat und Bundesgericht
- Kenntnisse in Dokumentendatenbanken wie Ringtail, Summation und Konkordanz
- E-Filing-Erfahrung
- Kenntnisse über Büroverfahren und Rechtsterminologie
- Starke Tippfähigkeiten
- Solide Organisationsfähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten
- Fähigkeit, professionell mit allen Ebenen des Personals zu interagieren