Wie man schneller und effizienter arbeitet - Schritt 1
Einen schriftlichen Plan zu haben ist ein Muss, um Gedanken aus dem Hinterkopf zu behalten und Katastrophen zu verhindern, weil man etwas Wichtiges vergessen hat.
Die meisten Frauen werden feststellen, dass sie von Zeit zu Zeit von einem Tagesplan abweichen müssen, aber wenn Sie einen haben, können Sie Ihre Zeit besser organisieren, sich auf bestimmte Projekte vorbereiten und ein Plan wird Ihnen ein klareres Bild von all diesen Dingen geben du musst.
Die täglichen Ablenkungen mit einem Plan loswerden
Wenn du jeden Tag zur Arbeit kommst und sofort von deiner langen To-Do-Liste und deinem Schreibtischkram überwältigt bist, wirst du dich bestenfalls wie ein Rennpferd in deinen Tag einklinken (und schnell nach einem Sprint, wie ein Rennpferd) was immer am dringlichsten erscheint. Im schlimmsten Fall wirst du in einem Funk sitzen und nicht wissen, wo du anfangen sollst. Wie auch immer, einfach jeden Tag "Feuer löschen" ist die einzige, die am wenigsten effiziente Art und Weise, um Ihre Arbeitsbelastung anzugreifen und der beste Weg, um sich selbst zu erschöpfen, während Sie nur weiter zurück kommen.
Ohne einen Plan werden die Ablenkungen der Tage schnell die Oberhand gewinnen: Das Telefon klingelt, Sie fangen an, E-Mails zu beantworten, Mitarbeiter fangen an zu plaudern und bevor Sie es wissen, ist die Mittagszeit gekommen und Sie haben wenig erreicht.
Ihr Tagesplan könnte jeden Morgen eine Stunde umfassen, um sich durch Rückfragen und E-Mails zu informieren, bevor Sie mit anderen Aufgaben beginnen, aber es wird mehr tun, als nur als Richtschnur für Ihre Zeit zu dienen. Zum Beispiel, wenn Sie absichtlich eine Stunde beiseite legen, um etwas zu tun, und Sie über dieses Zeitlimit gehen, werden Sie wissen, dass Sie Ihren Plan für den nächsten Tag anpassen müssen.
Indem Sie Ihren Tag in Segmenten oder nach Aufgabenbereichen abbilden, können Sie Problembereiche und Ihre Spitzeneffizienzzeiten leichter identifizieren (dh Sie können nach dem Mittagessen weniger effizient sein, wenn Sie am Nachmittag einen Einbruch erleiden oder am Morgen nur langsam beginnen).
Ein Plan kann Ihnen helfen, mehr zu vermeiden, als Sie behandeln können
Ein Optimist ist jemand, der in der Lage ist, das Positive in einer gegebenen Situation zu sehen, und sich im Allgemeinen auf den Glauben konzentrieren wird, dass "alle Dinge möglich sind". Es ist nichts falsch daran, ein Optimist zu sein, es sei denn, es führt dazu, dass du deine Fähigkeiten unterschätzt, die Zeit, die es braucht, um etwas zu erreichen, und dazu führt, dass du mehr übernimmst, als du verkraften kannst.
Ein Realist kann ein Optimist sein, aber ein Realist sieht auch die Logistik, die im Umgang mit einer Situation involviert sein kann, und wird mögliche Hindernisse und Beschränkungen berücksichtigen.
Wenn Sie Ihren eigenen Spielplan nicht für den Tag aufgestellt haben, können Sie es schwerer haben, nein zu sagen, anderen zu helfen oder zusätzliche Projekte zu übernehmen, weil Sie eine positive Einstellung haben, die die Realität oder den gesunden Menschenverstand außer Kraft setzt. Es ist leicht zu unterschätzen, wie lange die Dinge dauern werden, um Ihre eigenen Aufgaben zu erfüllen, viel weniger die einer anderen, wenn Sie denken, dass Sie Superfrau sind, und eine sonnige Aussicht reicht aus, um Dinge zu erledigen.
Zu wissen, was auf Ihrem Teller für den Tag ist, und bereits ein Budget für Ihre eigene Zeit für spezifische Aufgaben festgelegt hat, kann Ihnen helfen, Termine einzuhalten, jeden Tag mehr zu erledigen und realistischer zu sein, zusätzliche Arbeit zu übernehmen.
Erstellen Sie Ihren Angriffsplan
Bevor Sie zur Arbeit gehen, entscheiden Sie im Voraus, worauf Sie sich konzentrieren, wenn Sie dort ankommen. Besser noch, planen Sie Ihren Tag in der Nacht zuvor und bereiten Sie Ihren Schreibtisch auf die Aufgaben vor, die Sie am Morgen erledigen möchten. Lassen Sie sich zum Beispiel Dateien oder Lesematerial für den Vormittag organisieren, damit Sie einfach hineinspringen oder Elemente, die Sie eingeben müssen, oder Telefonanrufe in der Reihenfolge zurückgeben, in der Sie sie erledigen müssen.
Wenn Sie einen Plan haben, können Sie vorhersehbare Routinen erstellen, die Sie wiederum besser auf chaotische Tage vorbereiten, wenn Ihr Chef oder ein Kunde mit hohem Wartungsaufwand mehr Zeit benötigt.
Weitere Artikel in dieser Serie
Wie man schneller und effizienter arbeitet
Schritt 2: Legen Sie kleine Ziele fest und kreuzen Sie die an, die Sie erreicht haben . Das Erstellen einer Liste und das Abhaken von Elementen, die Sie erreicht haben, klingt vielleicht wie eine andere Sache, aber wenn Sie es richtig gemacht haben, kann die Einhaltung einer bestimmten Aufgabe Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten.
Schritt 3 - Stoppen Sie zu zögern, aber fühlen Sie sich frei, Arbeit zu verschieben, wenn nötig . Viele von uns schieben Dinge ab, weil wir es nicht gerne tun, sie überhaupt machen zu müssen - vor allem, wenn wir das Gefühl haben, dass jemand anders dafür verantwortlich ist.