Ausgaben können Unterkunft, persönliche Meilengutschrift, Flüge, Bodentransporte, Trinkgelder für Pagen, Mahlzeiten, Trinkgelder für Kellner, Zimmerservice und andere Nebenkosten umfassen, die ein Mitarbeiter während der Fahrt erleiden könnte.
Ausgaben, die eine Organisation erstattet, sind in der Geschäftsreisepolitik des Unternehmens enthalten. Machen Sie sich mit den Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut, da so umfangreiche Ausgaben wie die Trockenreinigung und die Mitgliedschaft im Fitnessstudio bei längeren Reisen abgedeckt werden können.
Die Kundenunterhaltung bei Konferenzen, Verkaufsgesprächen und Vor-Ort-Besuchen ist eine weitere erstattungsfähige Ausgabe. Sie kennen jedoch die Richtlinien Ihres Unternehmens, damit Sie die Beschränkungen für die Unterhaltungskosten nicht überschreiten.
In der Regel zahlen Organisationen Reisekosten für Mitarbeiter auf diese drei Arten.
- Firmenkreditkarten werden an Mitarbeiter ausgegeben, die häufig geschäftlich reisen müssen. Mitarbeiter können die meisten Ausgaben, die sie auf einer Geschäftsreise haben, mit der Firmenkreditkarte verrechnen. Für die Erstattung von Nebenkosten wie Trinkgeld und Fast Food müssen die Mitarbeiter eine Spesenabrechnung ausfüllen.
Kreditkarten sind bequem für die Mitarbeiter, da sie vor der Rückerstattung kein Bargeld für die Bezahlung der Geschäftsausgaben aufbringen müssen. Machen Sie sich jedoch mit den Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut. Möglicherweise müssen Sie noch Quittungen und andere unterstützende Dokumente einreichen.
- Bargeld: Unternehmen ohne Mitarbeiter-Kreditkarten müssen von ihren Mitarbeitern für jede Ausgabe einen Spesenabrechnungsbericht ausfüllen, während der Mitarbeiter unterwegs ist. Sie erfordern im Allgemeinen Belege und eine gewisse Begründung für jede Ausgabe.
Nur selten würde eine Organisation die Mitarbeiter bitten, die großen Ticket-Artikel wie Flugkosten zu bezahlen und später eine Erstattung zu beantragen. Eine Firmenbestellung oder eine Firmenkreditkarte bezahlen hohe Ausgaben im Voraus. Aber die Mitarbeiter müssen oft für die täglichen Reisekosten bar bezahlen, die später erstattet werden.
- Tagegeld : Ein Tagegeld ist ein Tagegeld von einem bestimmten Betrag, den ein Mitarbeiter zur Deckung aller Ausgaben erhält. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, innerhalb der Parameter des Geldbetrags, den er täglich zugeteilt bekommt, fundierte Reisespesen zu wählen.
Einige Unternehmen zahlen direkt für Transport und Unterkunft, aber geben den reisenden Angestellten einen Tagesbeitrag für alle anderen Ausgaben einschließlich Essen und Transport. Es ist bekannt, dass die Angestellten Ausgaben tätigen, um das zusätzliche Geld von den Tagessätzen zu behalten. Unternehmen erlauben dies generell.
Mitarbeitern, die geschäftlich unterwegs sind, wird empfohlen, sich über die Reiserichtlinien des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten und die Kosten für die Erstattung zu berücksichtigen. Ausgaben, die außerhalb der Policen liegen, werden in der Regel nicht erstattet oder gedeckt.
Quittungen werden von den meisten Unternehmen benötigt, außer für diejenigen, die einen Tagessatz zahlen. Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich auch ein Formular, von dem die Mitarbeiter erwarten, dass es die Reisekosten übernimmt.
Um auf die erstattungsfähigen Ausgaben zu bleiben, erhalten die Mitarbeiter oft eine Frist, bis zu der sie eine Spesenabrechnung einreichen und die entsprechenden Belege einreichen müssen. Die Finanzabteilung wird Richtlinien haben, die ihr helfen, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Wenn Sie Fragen zu den Reisekosten in Ihrer Organisation haben, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten und Ihre Personalabteilung.
Sie möchten das Geld nicht ausgeben und erhalten später eine Überraschung.
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