Wie werden Mitarbeiter bezahlt, wenn sie Geld für ihr Geschäft ausgeben?
Reisekosten können Unterkunft, Flüge, Bodentransport, Trinkgelder für Pagen, Mahlzeiten und andere Nebenkosten umfassen, die ein Mitarbeiter während der Fahrt erleiden könnte.
Andere Geschäftsausgaben können solche Dinge beinhalten, wie die Mitnahme von Kunden oder angehenden Angestellten zum Mittagessen, den Kauf von Büchern oder anderen Lehrmaterialien, die der Arbeitgeber abdeckt, oder die Fahrtkosten , um Firmeneigentum zu recyceln.
Die Kostenarten, die eine Organisation erstattet, sind in den Richtlinien für Geschäftsreisen, Bewirtung und allgemeine erstattungsfähige Ausgaben des Mitarbeiterhandbuchs enthalten . Machen Sie sich mit den Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut, da Ihr Arbeitgeber so viele Ausgaben decken kann wie die Reinigung und die Mitgliedschaft im Fitnessstudio auf längeren Reisen.
Kundenunterhaltung auf Geschäftsreisen ist eine weitere erstattungsfähige Kosten, aber kennen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens, so dass Sie keine Ausgabenlimits überschreiten. Sie möchten Gastfreundschaft und Höflichkeit demonstrieren, ohne das Budget Ihres Arbeitgebers für solche Ausgaben zu überschreiten.
Beliebt sind jetzt Kreditkarten für Unternehmen, die Mitarbeitern, die leitende Angestellte sind, und anderen Mitarbeitern anvertraut werden, die häufig geschäftlich unterwegs sind.
Anstatt mit eigenem Geld für Ausgaben aufzukommen, berechnen die Mitarbeiter alle Nebenkosten und Trinkgelder für die Firmenkreditkarte.
Dies ist ein praktischer Ansatz zur Kostenerstattung für den Mitarbeiter, da die Kreditkartenrechnungen die genauen Ausgaben dokumentieren, ohne dass der Mitarbeiter Belege speichern und Reisekostenabrechnungen ausfüllen muss.
Ausfüllen eines Ausgabenerstattungsberichts
Sowohl bei der Verwendung der Kreditkarte als auch bei der Zahlung von Bargeld müssen die Mitarbeiter bei Rückkehr von der Reise wahrscheinlich einen Bericht über die Kostenerstattung ausfüllen. Mit der Firmenkreditkarte müssen sie weniger als offensichtliche Gebühren erklären, die auf der Kreditkartenrechnung erscheinen (viel einfacher, als eine Spesenabrechnung von Grund auf ausfüllen zu müssen). Sie werden dem Unternehmen auch die zusätzlichen Nebenkosten berechnen, die sie mit ihrem eigenen Geld oder ihrer Kreditkarte bezahlt haben.
Wenn ein Mitarbeiter bar bezahlt, muss er alle Ausgaben, für die eine Erstattung beantragt wird, auflisten und gelegentlich begründen. Diese werden vom Rechnungswesen überprüft, ebenso die Aussagen der Kreditkartengesellschaft. Ein ungerechtfertigter Aufwand oder ein Betrag, der von der Unternehmenspolitik ausgeschlossen ist, wird nicht erstattet. Daher müssen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens in Bezug auf Geschäftsreisen kennen.
Die meisten Unternehmen legen ein Datum fest, an dem Spesenerstattungsberichte eingereicht werden müssen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Kosten erstatten und eine ordnungsgemäße Buchführung erhalten. Mitarbeiter müssen diese Regeln sorgfältig befolgen, da einige Organisationen Ausgaben, die nach Ablauf der Frist eingehen, nicht erstatten. Kenne die Regeln deines Unternehmens.
Eine andere Methode, um Dienstreisekosten für Mitarbeiter zu bezahlen, ist ein Taggeld .
Eine ungewöhnliche Leserfrage im Zusammenhang mit Ausgabenerstattung
Ein Leser fragte: "Unsere Außendienstmitarbeiter haben große Territorien (mehrere Staaten) und reisen routinemäßig, oft mit Übernachtungen. Ich wurde durch die Buchhaltungsabteilung darauf aufmerksam gemacht, dass ein Handelsvertreter auf einer solchen Reise ein Haustier mitgenommen hat und sie bezahlte die Hotel-Haustier-Gebühr an die Firmenkreditkarte.Sie behauptete, das Hotel würde die Gebühr nicht trennen und sie hatte geplant, das Unternehmen zu erstatten.
"Ich bin verblüfft und suche nach Vorschlägen, wie ich mit dieser Situation umgehen soll. Mein HR-Instinkt sagt mir, dass ich diesen Mitarbeiter für den Missbrauch von Firmengeldern schreiben soll, aber ich bekomme Widerstand vom Verkaufsmanagement, dass ich eine bestimmte Haustierrichtlinie machen möchte.
"Unsere Verwendung der Firmenkreditkarte besagt eindeutig:" Diese Karte wird nur für FIRMENKOSTEN verwendet.
Die persönliche Nutzung der Karte kann zum Verlust der Karte oder Kündigung führen. Darüber hinaus sind Vertriebsbeauftragte für nicht autorisierte Belastungen verantwortlich. " Hast du in der Vergangenheit über ein solches Thema geschrieben? "
HR-Antwort: Hier ist, was Sie beachten müssen. Ist der Mitarbeiter zur Buchhaltung gegangen und hat er das Problem erläutert, dass das Hotel die Haustiergebühren nicht abgrenzen konnte? Oder wurde sie von einer sorgfältigen Überprüfung ihrer Ausgaben in der Buchhaltung erwischt?
Erstens ist es schwer zu glauben, dass das Hotel die Haustiergebühren nicht trennen konnte. Zweitens, wenn das Hotel nicht in der Lage war, die Gebühr für das Haustier zu verteilen, woher wusste sie dann, was sie an die Buchhaltung zurückzahlen sollte?
Wenn sie vorhatte, für die Gebühr des Haustiers nur zu bezahlen, wenn sie erwischt wurde, und angesichts ihrer Versicherungspolitik nicht freiwillig zur Zahlung bereit ist, verdient sie Disziplinarmaßnahmen . Dies hängt auch davon ab, wie Sie ähnliche Situationen in der Vergangenheit angegangen sind. Haben andere Mitarbeiter dem Unternehmen verschiedene Ausgaben erstattet und keine Disziplinarmaßnahmen erhalten?
Wenn Sie sich mit einer Situation befassen, werden Sie feststellen, dass einerseits die Richtlinie vorhanden ist und andererseits, wie diese implementiert und angewendet wurde. Sie möchten diese Person nicht anders behandeln als andere Mitarbeiter in der Vergangenheit.
Disziplinarmaßnahmen sind nicht in Ordnung, wenn andere Mitarbeiter dem Unternehmen in der Vergangenheit lediglich ähnliche Kosten erstattet haben. Denken Sie daran, dass ich kein Anwalt bin, also ist dies nur die Meinung eines HR-Kollegen.
Es ist nicht empfehlenswert, eine Haustier-Reiserichtlinie zu erstellen, da dies ein Beispiel dafür ist, dass sich das Unternehmen in das Privatleben eines Mitarbeiters einmischt und es übergreift. Wenn die Mitarbeiter für ihr Haustier bezahlen möchten, ist es nicht das Anliegen des Unternehmens.
Solange das Haustier die Aufenthaltskosten oder die Fähigkeit zur Teilnahme an den geschäftlichen Zwecken der Reise nicht beeinträchtigt, ist es nicht Sache des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer sollte natürlich zusätzliche Gebühren bezahlen, die das Haustier verursacht.
Ihre Reiserichtlinie ist leicht verwirrend und könnte eine Verstärkung in dem Teil über "Verantwortlich für nicht autorisierte Belastungen" verwenden, wenn die Richtlinie bereits festgelegt hat, dass nur Unternehmensausgaben zulässig sind.
Mehr: 10 Tipps zur Senkung der Reisekosten | Sollten Mitarbeiter Zimmer teilen?
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