6 Situationen am Arbeitsplatz, in denen Sie eine neue Unternehmensrichtlinie erstellen müssen
Sie möchten über die erforderlichen Richtlinien und Verfahren verfügen, um einen sicheren, organisierten, geselligen, ermächtigenden, nichtdiskriminierenden Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie möchten jedoch nicht für jede Ausnahme eine Richtlinie für akzeptiertes und erwartetes Verhalten schreiben. Politikentwicklung ist für die vielen Mitarbeiter nicht die wenigen Ausnahmen.
Sie möchten nicht eine Menge von Richtlinien erstellen, die die Aktionen Ihrer vielen Mitarbeiter steuern - wenn Sie nur wirklich ausreichende Richtlinien benötigen, um die Aktionen einiger weniger zu kontrollieren.
Daher möchten Sie keine Richtlinien für jede Eventualität erstellen und so wenig Spielraum für die Verwaltung individueller Mitarbeiterbedürfnisse haben. Umgekehrt möchten Sie die erforderlichen Richtlinien haben, so dass Mitarbeiter sich nie in einer freizügigen Umgebung von Günstlingswirtschaft und unfairer Behandlung fühlen.
Wenn Sie zu viele Richtlinien zur Verfügung stellen, erhöhen Sie auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Manager sie ungleich und unfair anwenden. Sie erhöhen die Notwendigkeit, Richtlinien und Kommunikationsinstrumente zu entwickeln, um sicherzustellen, dass die Richtlinien fair, einheitlich und gut verwaltet sind.
Sie müssen ein gesundes Gleichgewicht finden, wenn Sie eine neue Unternehmenspolitik entwickeln. In den meisten Fällen müssen Sie keine neuen Unternehmensrichtlinien entwickeln, solange Sie die Mitarbeiter ansprechen, die sich in einer für Ihren Arbeitsplatz unangemessenen Weise verhalten.
Diese zehn Schritte werden Sie davon abhalten, die Notwendigkeit einer Politik durch die Verteilung und Integration einer Politik zu bestimmen.
Sehen Sie sich diese Richtlinien an, um zu sehen, ob eine Richtlinie benötigt wird
Für jeden der angegebenen Gründe, warum eine Richtlinie erforderlich sein könnte, werden Beispiele für die Richtlinien aufgeführt, die möglicherweise in diese Kategorie von Bedarf für eine Richtlinie fallen. Eine Politik ist notwendig:
- wenn die Handlungen der Mitarbeiter Verwirrung über die am besten geeignete Verhaltensweise zeigen ( Kleiderordnung , E-Mail- und Internet-Richtlinien , Smartphone-Nutzung ),
- wenn eine Anleitung über den geeignetsten Weg zur Bewältigung verschiedener Situationen (Verhaltensstandards, Reiseausgaben, Kauf von Unternehmenswaren) benötigt wird,
- wenn erforderlich, um das Unternehmen rechtlich zu schützen (konsequente Untersuchung von Belästigungen , nicht diskriminierenden Einstellungen und Beförderungen ),
- das Unternehmen in Übereinstimmung mit den staatlichen Richtlinien und Gesetzen zu halten (FMLA, ADA, EEOC, Mindestlohn ),
- einheitliche Arbeitsstandards, Regeln und Vorschriften ( progressive Disziplin , Sicherheitsregeln, Pausenregeln , Rauchregeln) festzulegen und
- eine konsistente und faire Behandlung der Angestellten zu gewährleisten (Anspruch auf Leistungen, bezahlte Freizeit, Unterstützung bei Studiengebühren , Trauerzeit , Geschworenenpflicht ).
Es kann auch andere Gründe geben, warum Sie eine Richtlinie entwickeln möchten. Denken Sie jedoch daran, dass das schlechte Verhalten eines Mitarbeiters keine Richtlinie erfordert, die sich auf alle anderen Mitarbeiter auswirkt.
Articulate das Ziel der Politik
Sobald Sie festgestellt haben, dass eine Richtlinie erforderlich ist, bestimmen Sie das Ziel, das Sie beim Schreiben der bestimmten Richtlinie erreichen möchten. Wenn möglich, möchten Sie den Mitarbeitern mitteilen, warum Sie die Richtlinie implementieren.
Sie brauchen genügend Details in der Richtlinie, um die Position des Unternehmens klar zu machen, aber Sie können niemals hoffen, jede mögliche Situation, die von der Richtlinie angesprochen wird, zu erfassen.
Folglich ist das Ziel mit einer Politik kurz und einfach. Erkennen Sie, dass dies möglicherweise nicht möglich ist mit Richtlinien in Bereichen wie der Herangehensweise des Unternehmens an das Familienurlaubsgesetz , Diskriminierung oder Beschwerdeuntersuchung oder dem System der progressiven Disziplin.
Aber wie viel kannst du wirklich sagen, wenn du auf einem Smartphone sprichst? Verwenden Sie also gesunden Menschenverstand, wenn Sie das gewünschte Ergebnis aus Ihrer Richtlinie ermitteln.
Informationen sammeln
Dieser Abschnitt von TheBalance.com bietet Beispielrichtlinien wie viele andere Websites, obwohl andere Unternehmen häufig ihre Richtlinien berechnen. Selbst Websites, die Gebühren erheben, stellen kostenlose Beispiele bereit, damit Sie ihre Richtlinien testen können.
Sie werden Schwierigkeiten haben, eine Beispielrichtlinie zu finden, die genau für Ihre Unternehmensumstände, Sprache und Kultur geeignet ist. Recherchieren Sie online und finden Sie Beispielrichtlinien, um eine Grundlage für die Überarbeitung von Beispielrichtlinien zu schaffen, anstatt Ihre Richtlinie von Grund auf neu zu schreiben.
Sie können auch einen Dienst abonnieren, der Beispiele wie HR-Richtlinien und Beispiele bereitstellt. Externe Richtlinienquellen werden ebenfalls in diesem Richtlinienbeispielverzeichnis bereitgestellt. Schließlich bietet die Gesellschaft für Human Resources Management (SHRM) Policy Samples für Mitglieder an.
In einigen Fällen möchten Sie vielleicht sogar mit Ihrem Arbeitsrechtsanwalt sprechen. Anwaltskanzleien schreiben allgemeine Richtlinien für ihre Kunden, die Sie auch an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Besonders wenn ein neues Gesetz verabschiedet wird oder das Arbeitsministerium neue Regeln aufstellt, wird Ihr Anwalt wahrscheinlich eine begleitende Politik entwickeln.
Entwickeln und schreiben Sie die Richtlinie
Mit Zielen und Beispielen in der Hand schreiben Sie die Richtlinie mit einfachen Worten und Konzepten. Sprechen Sie direkt mit den Menschen, die die Politik lesen, durchsetzen und leben werden.
Fragen Sie nach jedem Absatz nach "Was wäre wenn" -Fragen, um sicherzustellen, dass die Richtlinie die Grundlagen und die normalen Ausnahmen und Fragen abdeckt.
Besorgt euch aber nicht darum; Wie gesagt, keine Politik deckt jemals alle möglichen Eventualitäten ab.
Überprüfen Sie die Richtlinie
Wählen Sie mehrere Mitarbeiter oder sogar eine kleine Pilotgruppe aus, um die Richtlinie zu lesen und Fragen zu der Richtlinie zu stellen. Diese Überprüfung gibt Feedback, dass die Mitarbeiter die Richtlinie verstehen und befolgen können.
Schreiben Sie die Richtlinie basierend auf dem Feedback neu.
Erhalten Sie Verwaltungsunterstützung für die Richtlinie
Überprüfen Sie die Richtlinie mit den Managern, die die Richtlinie führen und in Kraft setzen müssen. Sie werden ihre Unterstützung und Verantwortung für die Richtlinie haben wollen . Sie werden diesen Prozess viel früher gestartet haben, sogar schon, als Sie die Notwendigkeit für die Richtlinie erkannt haben, aber die Unterstützung des Managements bei der Implementierung der Richtlinie ist entscheidend.
Erhalten Sie eine rechtliche Überprüfung der Richtlinie
Wenn die Richtlinie rechtliche Auswirkungen hat, aufgrund ihrer Art strittig ist und persönliche Auswirkungen auf die Mitarbeiter hat (z. B. Sicherheitsverfahren), möchten Sie, dass Ihr Anwalt die Richtlinie überprüft, bevor Sie die Richtlinie weiter verteilen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Anwalt mitteilen, dass Sie nicht möchten, dass die Richtlinie in juristischer Sprache neu geschrieben wird . Sie möchten, dass die Richtlinie auf rechtliche Auswirkungen und geeignete Formulierungen überprüft wird.
Implementieren Sie die Richtlinie
In kleinen Gruppen, einzeln oder in einer Firmensitzung, die allgemein von der kontroversen Natur der Politik und der Leichtigkeit, mit der sie verstanden wird, abhängig ist, verteilen und überprüfen Sie die neue Politik. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen.
Die Police sollte immer aus der Police auf einem Stück Papier bestehen, wobei sich der Mitarbeiter auf einem zweiten Blatt abzeichnet.
Mitarbeiter können sich abmelden, dass sie die Richtlinie erhalten und verstanden haben, behalten jedoch eine Kopie für ihre eigenen Dateien.
Beispiel für eine Richtlinie zur Abmeldung von Richtlinien
Dies ist eine zu verwendende Beispiel-Abmeldungsanweisung:
Ich bestätige den Erhalt und das Verständnis der (Ihrer Firma) Politik. Die Richtlinie ist bis auf weiteres gültig (Datum).
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Angestelltenunterschrift
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Mitarbeitername (bitte drucken)
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Datum
Entscheiden Sie, wie Sie die Richtlinie in Zukunft kommunizieren werden
Fügen Sie die Richtlinie in Ihr Mitarbeiterhandbuch ein . Möglicherweise möchten Sie auch, dass die Richtlinie Teil Ihrer neuen Mitarbeiterorientierung wird .
Einige Unternehmen platzieren Richtlinien in ihrem Intranet oder in einem Richtlinienordner auf dem gemeinsamen Laufwerk des Computernetzwerks. Bestimmen Sie, ob Sie die Richtlinie durch zusätzliche Methoden verteilen möchten.
Sie möchten auch frühere Richtlinien archivieren und datieren, die durch diese Richtlinie ersetzt werden. Möglicherweise benötigen Sie sie für rechtliche oder andere Zwecke in der Zukunft.
Interpretieren und integrieren Sie die Richtlinie
Unabhängig davon, was Sie in der Richtlinie schreiben, bestimmen Ihre späteren Richtlinienanwendungen und Arbeitsmethoden die wahre Bedeutung der Richtlinie. Denken Sie bei der Interpretation der Richtlinie im Zeitverlauf konsistent und fair .
Wenn Sie feststellen, dass sich Ihre Vorgehensweisen von der geschriebenen Richtlinie unterscheiden, ist es an der Zeit, die Richtlinie zu überprüfen und neu zu schreiben, und der Zyklus beginnt erneut.
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