1. 8.00 Uhr Montag Morgen Mitarbeitertreffen
Das Problem bei diesem Treffen ist, dass niemand dafür bereit ist. Immerhin ist es am Montagmorgen 8:00 Uhr morgens - nichts ist passiert und alles, was letzte Woche passiert ist, ist größtenteils eine alte Geschichte.
Das zweite Problem bei diesem Treffen ist, dass für jeden, der vorbereitet sein muss, Sonntagabend gearbeitet wird, was bei Gelegenheit gut ist, aber garantiert, dass Sie einige ernste Stimmen für den "Idioten des Jahres" von Angestellten und Familienangehörigen von Angestellten bekommen.
Die Lösung: Wenn Sie am Montag eine Teamsitzung abhalten müssen, schieben Sie sie später am Morgen oder am frühen Nachmittag nach. Besser noch, schieb es bis Dienstag morgen.
2. Round-the-Table-Status-Meetings
Sie kennen dieses Treffen. Es ist die eine, wo sich Leute im Raum bewegen und ihre neuesten Updates, Sagas, Fantasien und Träume teilen. Setzen Sie sich an die falsche Stelle und Sie enden als 22. Person, um einer Gruppe, deren Blasen überanstrengt sind und deren Gehirne durch die politisch orientierten Updates, die von den Mündern der Kollegen in weit entfernten Funktionen ausgehen, taub sind, ein Update zu bieten.
Die Lösung: Treffen Sie sich, wenn Sie müssen, aber legen Sie einige Regeln für die Updates fest. Bitten Sie die Leute, sich auf wichtige Nachrichten zu konzentrieren, die sich auf alle auswirken, oder Herausforderungen zu identifizieren, die von verschiedenen Funktionen abhängig sind.
Tue alles, um den schmerzhaften Marsch von unnötigen und selbstsüchtigen Statusupdates zu begrenzen, die undisziplinierte Besprechungen am runden Tisch erzeugen.
3. Wiederkehrende Meetings, die ihren Zweck verloren haben
Jedes wiederkehrende Meeting, bei dem sich niemand mehr erinnern kann, warum dieses Meeting noch stattfindet, ist ein Kandidat für die sofortige Beseitigung.
Die Gesetze der Physik übertragen auf Treffen und ein Treffen auf dem Plan neigt dazu, auf dem Plan zu bleiben, lange nachdem es seine Nützlichkeit am Arbeitsplatz aufgebraucht hat. Ein neuer Manager überprüfte die wiederkehrende Liste von Besprechungen im Zeitplan seines Teams und kündigte zwei von ihnen, weil er keinen Grund für die Existenz dieser Besprechungen finden konnte. Er erhielt mehr als ein paar Dankesschreiben und ein paar Kommentare von Leuten, die sich darüber wunderten, wie er es geschafft hatte, dieses Treffen zu beenden, das sie im vergangenen Jahr loszuwerden versucht hatten.
Die Lösung: Überprüfen Sie alle wiederkehrenden Besprechungen, denen Sie Ihr Team unterziehen oder an denen Sie beteiligt sind, und eliminieren Sie diese aus Ihrem Leben und dem Leben Ihrer Teammitglieder. Wenn Sie nicht der Gastgeber des Treffens sind, informieren Sie den Gastgeber über Ihre Absicht und über Ihre Meinung über den Nutzen des Treffens. Wenn Sie der Gastgeber / Sponsor sind, stimmen Sie die Mitglieder des Teams ab und geben Sie ihnen eine Stimme und eine Stimme. Ein bisschen drakonisches Schneiden wiederkehrender Meetings eröffnet wertvolle Zeit für andere wichtigere Aktivitäten.
4. Gruppieren Sie Wordschmiede-Meetings
Dies ist ein Treffen, bei dem Sie eine Gruppe von Personen zusammenbringen, um an der Formulierung für etwas zu arbeiten: eine Vision, eine Mission, eine Strategieerklärung, eine Rahmenvereinbarung im Projektmanagement.
Die Ausgabe dieser Sitzungen ist typischerweise eine Reihe von ungeschickt konstruierten Sätzen, die Kompromisse seitens der verantwortlichen Person widerspiegeln. Niemand im Raum stimmt dem Endprodukt zu, aber alle nicken zustimmend, sobald sich die Formulierung lächerlich macht und nur noch schrecklich ist, um den Schmerz zu vertreiben.
Die Lösung: Schreiben Sie niemals grobe Formulierungen an ein Komitee. Stechen Sie selbst auf das fragliche Objekt ein, pressen Sie es von einigen Kollegen ab, und wenn Sie sich etwas nähern, das für Sie zu arbeiten beginnt, fragen Sie sehr vorsichtig nach einer Eingabe von einer Gruppe. Stellen Sie klärende Fragen, nehmen Sie tolle Notizen und verschwinden Sie dann und schreiben Sie die Aussage (n) neu und wiederholen Sie den Prozess wie nötig.
5. Vorlage Strategietreffen
Ich beende das, wo ich angefangen habe, mit dem sehr gebrochenen Strategietreffen, das in der Einleitung dieses Artikels beschrieben wurde.
Es gibt keinen magischen Prozess oder eine Schablone oder gar eine einfache Reihe von Schritten, die strategische Klarheit hervorbringen. Die Durchführung einer SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) ist nicht immer auf dem kritischen Pfad, um zu einer genauen Einschätzung der Bedingungen und Möglichkeiten zu gelangen. Und Zahlen und Ziele und Wachstum sind keine Strategien. Hüten Sie sich davor, dass jemand einen einfachen Prozess für dieses komplexe Thema vorschlägt.
Die Lösung: Investieren Sie in einen hochqualifizierten und erfahrenen Strategievermittler oder Berater, der es versteht, zu führen, manchmal zu führen und manchmal zu verfolgen, um eine umsetzbare, sinnvolle Strategie zu entwickeln. Der richtige Fachmann wird die Gruppe zur Rechenschaft ziehen, um Antworten auf die richtigen (schwierigen) Fragen zu finden, die auf dem Weg zu strategischer Klarheit beantwortet werden müssen.
Die Quintessenz
Meetings sind unbezahlbare Gelegenheiten, um Kontakte zu knüpfen, zu kommunizieren, Beziehungen aufzubauen und kreative Problemlösungen zu fördern. Sie sind auch Gelegenheiten für Überbeanspruchung und sogar Missbrauch. Bemühen Sie sich, der Manager zu sein, der die Macht und die Wichtigkeit von Sitzungen respektiert. Verwenden Sie diese Foren aus den richtigen Gründen, indem Sie sie so gestalten, dass sie sich auf wichtige Themen konzentrieren, Ideen einholen und die Zeit respektieren, die jeder in die Sitzungen investiert. Ihre Teammitglieder werden Ihre positive Einstellung mehr zu schätzen wissen als Sie jemals wissen werden.