Warum möchten Sie eine professionelle E-Mail senden? Es gibt eine Reihe von Gründen. Sie könnten Ihr Anschreiben an einen potenziellen Arbeitgeber senden, einen Dankesbrief an einen Kollegen, der sich einverstanden erklärt hat, eine Referenz zu sein, einen Rücktrittsbrief an Ihren derzeitigen Chef oder eine Anfrage für ein Empfehlungsschreiben.
Möglicherweise haben Sie andere Gründe für das Senden nicht-persönlicher E-Mails, und in der Tat ist es eine gute Idee, um sicherzustellen, dass alle Ihre E-Mails organisiert und professionell ist. Hier erfahren Sie, was Sie in Ihre Nachrichten aufnehmen, was nicht enthalten ist und wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten schließen, signieren und senden können.
Professionelle E-Mail-Nachrichtenrichtlinien
Sehen Sie sich diese Schritte an, um eine qualitativ hochwertige, professionelle E-Mail zu schreiben, und Sie werden beim Empfänger immer einen großen Eindruck hinterlassen:
- Subject Line: Die Betreffzeile sollte prägnant Ihren Zweck zum Schreiben vermitteln. Ihre Betreffzeile kann so einfach wie "Danke" oder "Bitte um Empfehlung" sein.
- Gruß: Auch wenn Sie eine sehr kurze E-Mail schreiben, fügen Sie eine Begrüßung hinzu. Wenn Sie den Namen der Person kennen, schließen Sie sie ein. Sofern Sie nicht mit der Person auf Vornamenbasis sind, rufen Sie sie nach ihrem Titel an.
- Länge: Halten Sie Ihre E-Mails so knapp wie möglich. Menschen tendieren dazu, lange E-Mails zu überfliegen, enthalten also nur wichtige Informationen.
- Schriftstil: Vermeiden Sie verzierte, verspielte oder farbige Schriftarten. Diese lenken den Empfänger einfach von Ihrer eigentlichen Nachricht ab. Vermeiden Sie auch Fett- und Kursivschrift, die eine E-Mail unübersichtlich erscheinen lässt. Schreiben Sie auch nicht in allen Großbuchstaben; Das wirkt in einer E-Mail verärgert oder übererregt.
- Emoticons: Fügen Sie Emoticons nicht in professionelle E-Mails ein. speichern Sie diese für die persönliche Korrespondenz.
- Rechtschreibung und Grammatik: Nur weil du eine E-Mail schreibst, heißt das nicht, dass du in Bezug auf Rechtschreibung und Grammatik nicht schlampig sein solltest. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail sorgfältig, bevor Sie sie senden. Eine fehlerfreie Nachricht teilt dem Empfänger mit, dass Ihre E-Mail ernst genommen werden sollte.
- Abschluss: Melden Sie sich mit einem kurzen "Danke", "Best" oder einem anderen einfachen Sendevorgang und dann mit Ihrem Namen ab. Bei den meisten E-Mail-Konten können Sie eine Signatur mit Ihrem Namen, Titel und Kontaktinformationen in jede E-Mail einbetten. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um jede Korrespondenz professioneller zu gestalten.
Zusätzliche professionelle E-Mail-Nachricht Tipps
Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, gehen Sie alle diese Schritte durch, bevor Sie auf "Senden" klicken:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht vollständig ist: Überprüfen Sie, ob die Betreffzeile Ihrer E-Mail ausgefüllt ist, dass Sie eine Signatur eingefügt haben, dass Sie die Nachricht an die richtige Kontaktperson senden und dass Sie das Bcc- Feld ausgefüllt haben Kopieren Sie sich selbst, damit Sie eine Aufzeichnung der E-Mail-Nachricht haben.
- Bewirb deine E-Mail-Nachricht: Bevor du auf "Senden" drückst, vergewissere dich auch, dass du deine Grammatik und Großschreibung überprüfe und überprüfe. Sie sind in der E-Mail-Korrespondenz genauso wichtig wie in einem Papierbrief.
- Senden einer Test-E-Mail-Nachricht: Bevor Sie Ihre E-Mail tatsächlich senden, senden Sie die Nachricht zuerst an sich selbst, um zu überprüfen, ob die Formatierung funktioniert und nichts fehl am Platz erscheint. Wenn alles gut aussieht, senden Sie die E-Mail an die Firma oder Person, mit der Sie in Kontakt treten.
- Senden Sie eine Kopie der E-Mail-Nachricht an sich selbst: Verwenden Sie das Feld " Bcc" , um eine Kopie der E-Mail-Nachricht an sich selbst zu senden, damit Sie wissen , wann Sie die Nachricht gesendet haben und an wen Sie sie gesendet haben. Sie können diese Informationen auch in Ihrem gesendeten Ordner finden.
- File Your Copies: Bei vielen E-Mail-Programmen können Sie Ordner senden, um das Auffinden wichtiger früherer E-Mails zu erleichtern. Richten Sie einen Ordner für alle Ihre Jobsuche-E-Mails ein und speichern Sie Ihre Kopien der E-Mail-Nachricht, die Sie in Ihrem Job-Suchordner senden.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre E-Mail
Bei der Jobsuche ist Zeit gefragt. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mails regelmäßig und regelmäßig überprüfen, damit Sie keine wichtigen Gelegenheiten verpassen. Überprüfen Sie Ihre E-Mails mindestens am Morgen und am frühen Nachmittag, damit Sie rechtzeitig auf die Nachrichten reagieren können, die Sie erhalten.
Heutzutage können Sie mit einem Smartphone Ihre E-Mails einfach überprüfen, wo immer Sie hingehen und wann immer Sie möchten - nicht mehr über Ihren Computer zu schweben. In der Tat können Sie Benachrichtigungen für neue E-Mail-Nachrichten erhalten, so dass Sie sie lesen können, sobald sie Ihren Posteingang erreichen.