Die Dateneingabe in diesen Arbeitszeittabellen, die normalerweise von den Mitarbeitern der Creative-Abteilung vorgenommen werden , protokolliert die Stunden, die für jeden Teil des Projekts aufgewendet wurden.
Das bedeutet nicht nur die Erstellung der Kampagne, sondern auch das erste Briefing , die Kundenpräsentation und sogar die Zeit in den Shootings und Produktionsstudios. Nur wenn man sich ein genaues Bild davon macht, wie die Zeit verbracht wurde, kann eine Agentur die Arbeitslast, die Abrechnungsmodalitäten der Kunden und die Zeitverteilung zwischen den Teams effektiv verwalten.
Die Arbeitszeittabelle in Kürze
In den frühen Tagen der Werbung, wie so viele Aufgaben dieser Zeit, wurde die Zeit manuell auf Papier mit Stiften und Bleistiften (und viel Löschen) aufgezeichnet. Heutzutage wird die Zeit in den Computer oder auf ein Tablet eingegeben, indem eine ausgeklügelte Software verwendet wird, die Berichte aller Art abruft. Die meisten Shops haben eine sehr ähnliche Vorlage, die Folgendes enthält:
- Die Jobnummer
- Der Kunde
- Die aktuelle Aufgabe
- Alle zugewiesenen Mitarbeiter
- Das Datum und die Anzahl der geleisteten Stunden
- Der Preis pro Stunde
- Im Laufe der Zeit
Wenn ein Projekt für einen Client gestartet wird, öffnet der Account Manager oder Traffic Manager eine Jobnummer und beginnt mit dem Verfolgen der Stunden.
Diese stimmen normalerweise mit dem Angebot oder Gebot des Kunden überein und werden in Stunden aufgeteilt, die hauptsächlich für folgende Bereiche benötigt werden: Forschung, Planung und Strategie, kreative Entwicklung, Produktion und Projektverwaltung.
Wenn alles nach Plan läuft, werden die tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Stunden gut mit der Schätzung korrelieren, aber das ist normalerweise nicht der Fall.
Kreative Entwicklung verschlingt oft mehr Zeit als jeder andere Teil des Prozesses, aufgrund eines Richtungswechsels, Kunden-Feedbacks oder der Unfähigkeit, den Auftrag zu knacken. Dies kann zu einem Streitpunkt mit dem Kunden werden, da sie nicht viel zusätzliches Geld für kreative Zeit ausgeben möchten, da die Creative-Abteilung Schwierigkeiten hat, eine Lösung zu finden.
Das Stundenblatt muss jedoch korrekt ausgefüllt werden, um die Uhrzeit zu verfolgen und dem Kunden zu zeigen, wie das Geld ausgegeben wurde und wie die Agentur funktioniert. Es ist eine gute Möglichkeit zu sehen, ob einige Projekte zu arbeitsintensiv sind, um Gewinne zu erzielen, oder ob andere so lukrativ sind, dass sie eine Investition in diesen Kunden für weitere Arbeit verdienen. Kurz gesagt, das ist die Rolle der Arbeitszeittabelle.
Die Vorteile von Arbeitszeittabellen
Aus diesem Grund sind Arbeitszeitnachweise das A und O einer Agentur:
- Geld - Arbeitszeittabellen zeigen einer Agentur (sogar im Haus), wie viele Stunden für jeden Teil einer Kampagne aufgezeichnet wurden. Es ist dann einfach zu sehen, ob sich der Kundenvorschuss lohnt oder ob es Zeit ist, den Kunden auf eine Projekt-Basis zu stellen. Bei einer Inhouse-Agentur führt diese Zeit möglicherweise nicht direkt zu Abrechnungen, aber sie zeigt dem Management, wie effektiv sie die Zeit der Kreativabteilung nutzen. Wenn es entdeckt wird, verbringen sie 90% ihrer Zeit für nur einen Aspekt des Geschäfts, das einige rote Fahnen verursachen kann.
- Transparenz - Wenn Arbeitszeittabellen korrekt erstellt werden, ist es einfach zu erkennen, wo die Dinge reibungslos funktionieren und wo Engpässe oder Ineffizienzen auftreten. Warum kostet ein Texter die Hälfte der Zeit für einen Kunden? Wenn mehr Creatives benötigt werden, sehen Sie in einem kurzen Blick auf die Arbeitszeittabelle, ob die Abteilung überlastet ist.
- Verpflichtung und Rechenschaftspflicht - Die meisten Kunden erwarten, dass bestimmte Stunden für ein Projekt ausgegeben werden. Wenn sie nicht glauben, dass der richtige Aufwand in einen Job gesteckt wurde, können die Arbeitszeittabellen die Daten liefern, die sonst zu sagen sind. Es ist auch eine Möglichkeit, einigen Kunden zu zeigen, wie viel Wert sie von der Agentur bekommen.
- Analyse - Die vergangene Leistung ist oft ein guter Indikator für die Zukunft. Wenn ein Kunde das Leben aus der Agentur heraussaugt und es allen zur Hölle macht, können die Daten aus den Arbeitszeittabellen zeigen, ob es sich lohnt, diesen Kunden zu behalten, oder ob es Zeit ist, sie loszulassen. Auf der anderen Seite der Gleichung kann es eine Agentur die Rentabilität einiger Kunden zeigen, die minimale kreative Arbeit und Anstrengung erfordern, aber eine maximale Rendite auf die Investition.
Die Nachteile von Arbeitszeittabellen
Mit all diesen Pluspunkten, was ist das Problem? Nun, es gibt einen Grund, warum die Stundenzettel von fast allen Leuten verabscheut werden, mit Ausnahme der Nummer-Crunchers der Agentur:
- Zeit - Viele Mitarbeiter in Agenturen, insbesondere in Kreativabteilungen, möchten ihre Zeit nicht der Administration widmen. Als kreative Person kann es schädlich sein, sich von einem großen kreativen Brainstorm zu lösen, um Stunden zu füllen. Viele Kundenbetreuer haben die gleichen Probleme. Es ist ironisch, aber Zeit für Timesheets wird selten zugewiesen.
- Fehler - Das geht direkt zum ersten Punkt. Viele Creatives verlassen die Arbeitszeittabellen bis zur letzten Minute vor dem Monatsberichtsbericht. Und das bedeutet, dass die Genauigkeit einer Arbeitszeittabelle von ziemlich gut bis zu entsetzlich ist. Es ist schwer sich daran zu erinnern, wie viele Minuten du vor zwei Wochen für einen Job ausgegeben hast, also ist es oft ein Rätselraten. Wenn die Arbeitszeittabellen alle erraten werden, sind sie fast nutzlos.
- Schlechter Fokus - Zeit ist kein guter Indikator für exzellente Werbung. Ein Geschäft könnte 40 Stunden verbringen und nichts Besonderes produzieren, ein anderes könnte 10 arbeiten und ein Meisterwerk produzieren. Arbeitszeittabellen erfassen nicht die Qualität des Denkens, sondern nur die Zeit, die dafür aufgewendet wird.
Die Zukunft der Arbeitszeittabellen
Arbeitszeittabellen sind hier, um zu bleiben, und sie müssen manuell erledigt werden. Die automatische Zeiterfassung funktioniert nicht, da ein manuelles Starten und Stoppen erforderlich ist. Wenn Sie vergessen, die Uhr zu starten, verlieren Sie Stunden. Vergiss es aufzuhören und einige arme Kunden werden für Stunden Arbeit in Rechnung gestellt, die für ein anderes Projekt ausgegeben wurden. Dies wiederum könnte zu Problemen (und sogar Klagen) mit Überberechnung und dem Verlust eines wertvollen Kunden führen.
Der einzige Weg, um eine gute Zeiterfassung zu gewährleisten, besteht darin, dass alle Mitarbeiter mindestens zweimal am Tag vor dem Mittagessen und dann vor dem Abflug nach Hause gebeten werden. Wenn dies getan wird, werden die Arbeitszeittabellen genau und hilfreich sein. Und wenn es nicht geschieht, sollten Agenturen mit Motivation kreativ werden. Finden Sie einen Weg, um den Zeiterfassungsprozess anzuregen.
Geben Sie den Mitarbeitern, die ihre Zeit minutiös aufzeichnen, einen wöchentlichen Bonus oder ein paar freie Stunden am Freitag. Es mag wie eine Verschwendung von Zeit und Geld erscheinen, aber genaue Stundenzettel können der Agentur weit mehr wert sein als ein paar hundert Dollar hier oder dort jede Woche.