Ein Projektplan ist der Höhepunkt einer sorgfältigen Planung durch einen Projektleiter . Es ist das Master-Dokument, das die Ausführung des Projekts steuert. Laut dem Project Management Institute handelt es sich um "ein formelles, genehmigtes Dokument, das sowohl die Projektausführung als auch die Projektsteuerung steuert". Es ist der Plan der Pläne, da darin die Absichten des Projektleiters für jeden Schlüsselaspekt des Projekts dokumentiert sind .
Im Folgenden werden die kritischen Elemente in vielen Projektplänen beschrieben. Organisationen haben ihre Prozesse und Protokolle für das, was in einem Projektplan enthalten sein muss, und allgemeiner, wie Projekte ausgeführt werden, so dass nicht alle Projektmanagementpläne diese Elemente haben. Projektmanager sollten jedoch alle in der Planungsphase berücksichtigen, um Verwirrung und erzwungene Improvisation während der Projektdurchführung zu vermeiden.
01 Projektziele
02 Projektumfang
Wie Projektziele ist der Umfang in der Charta definiert; Ein Projektmanager sollte jedoch den Umfang des Projektplans weiter verfeinern. Eine der besten Möglichkeiten, um zu definieren, was für ein Projekt in Frage kommt, ist zu definieren, was außerhalb des Geltungsbereichs liegt. Ein Projekt zum Automatisieren eines manuellen Prozesses würde z. B. eine Bereichsdefinition für den Anfang und das Ende des Vorgangs benötigen, um Aufgaben, die außerhalb des Projektbereichs liegen, ordnungsgemäß auszuschließen. Diese Informationen helfen einem Projektmanager bei der Definition dessen, was im Umfang ist.
03 Meilensteine und wichtige Ergebnisse
Die wichtigsten Errungenschaften eines Projekts heißen Meilensteine. Die wichtigsten Arbeitsergebnisse werden als wichtige Ergebnisse bezeichnet. Sie repräsentieren die großen Komponenten der Arbeit an einem Projekt. Ein Projektplan sollte diese Elemente identifizieren, definieren und Fristen für ihre Fertigstellung festlegen.
Nehmen wir an, eine Organisation unternimmt ein Projekt zur Entwicklung neuer Software. Ein solches Projekt hat sowohl Meilensteine als auch Ergebnisse. Die wichtigsten Ergebnisse könnten die endgültige Liste der Geschäftsanforderungen und die Liste der funktionalen Anforderungen sein, die diese Geschäftsanforderungen umsetzen. Danach könnte das Projekt Meilensteine für das Ende des Geschäftsdesigns, das Ende des Systemtests, das Ende der Benutzerakzeptanz und das Rollout der Software haben. Diese Meilensteine haben Arbeitsprodukte, die mit ihnen verbunden sind, aber sie sind mehr über die Prozesse als die Produkte selbst.
Meilenstein- und Hauptliefertermine müssen keine genauen Daten sein, aber je genauer diese Daten sind, desto besser. Etwas mit einer Frist von Oktober kann jeden Tag im Oktober vom 1. bis zum 31. erreicht werden, aber eine Frist vom 15. Oktober muss am oder vor dem 15. Oktober erfüllt werden. Genaue Daten helfen dem Projektmanager, eine genaue Arbeitszusammenbruchstruktur zu bilden.
04 Projektstrukturplan
Eine Projektstrukturstruktur (WBS) dekonstruiert die Meilensteine und Hauptleistungen in einem Projekt in kleinere Abschnitte, so dass einer Person die Verantwortung für jeden Teil zugewiesen werden kann. Bei der Entwicklung des Projektstrukturplans berücksichtigt der Projektmanager viele Faktoren wie die Stärken und Schwächen der Projektteammitglieder, die Interdependenzen zwischen den Aufgaben, die verfügbaren Ressourcen und den Gesamttermin des Projekts.
Der Projektmanager ist letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich, aber er oder sie kann die Arbeit nicht alleine machen. Der WBS ist ein Werkzeug, das der Projektmanager verwendet, um die Verantwortlichkeit für das Projekt sicherzustellen, da es dem Projektträger, den Projektteammitgliedern und den Interessenvertretern, die für was verantwortlich sind, mitteilt. Wenn sich der Projektleiter über eine Aufgabe Gedanken macht, weiß der Projektmanager genau, wen er in Bezug auf diese Aufgabe treffen soll.
05 Budget
Das Budget eines Projekts zeigt, wie viel Geld für die Durchführung des Projekts zur Verfügung steht. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, diese Ressourcen angemessen zu verteilen. Bei einem Projekt, das über Lieferanten verfügt, stellt der Projektmanager sicher, dass die zu erbringenden Leistungen gemäß den Vertragsbedingungen erbracht werden, wobei besonderes Augenmerk auf die Qualität gelegt wird. Einige Projektbudgets sind mit dem Personalplan verknüpft.
06 Personalplan
Der Personalplan zeigt, wie das Projekt besetzt sein wird. Es wird manchmal als Personalplan bezeichnet. Dieser Plan definiert, wer im Projektteam sein wird und wie viel Zeitaufwand jede Person von ihnen erwartet. Bei der Entwicklung dieses Plans verhandelt der Projektmanager mit den Teammitgliedern und deren Vorgesetzten darüber, wie viel Zeit jedes Teammitglied dem Projekt widmen kann. Wenn für das Projekt Mitarbeiter benötigt werden, die nicht zum Projektteam gehören, wird dies auch im Personalplan dokumentiert. Auch hier werden geeignete Vorgesetzte konsultiert.
07 Risikomanagementplan
Bei einem Projekt können viele Dinge schief gehen. Während jede mögliche Katastrophe oder ein kleiner Schluckauf unvorhersehbar ist, können viele vorhergesagt werden. Im Risikomanagementplan identifiziert der Projektmanager Risiken für das Projekt, die Wahrscheinlichkeit, dass diese Risiken eintreten, und Strategien, um diese Risiken zu mindern. Der Projektmanager sucht den Input des Projektsponsors , des Projektteams, der Interessengruppen und der internen Experten.
Für die Risiken, die wahrscheinlich eintreten werden oder mit denen hohe Kosten verbunden sind, werden Vermeidungsstrategien eingeführt. Risiken, die unwahrscheinlich sind, und solche, die niedrige Kosten haben, sind in dem Plan vermerkt; sie haben jedoch möglicherweise keine Minderungsstrategien.
08 Kommunikationsplan
Ein Kommunikationsplan beschreibt, wie ein Projekt an verschiedene Zielgruppen kommuniziert wird. Ähnlich wie der Projektstrukturplan weist ein Kommunikationsplan die Verantwortung für die Fertigstellung jeder Komponente einem Mitglied des Projektteams zu.
Jede Nachricht hat eine beabsichtigte Zielgruppe. Projektmanager stellen sicher, dass jede Nachricht auf ihre spezifische Zielgruppe zugeschnitten ist. Ein Kommunikationsplan hilft Projektmanagern sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.
09 Stakeholder-Management-Plan
Ein Stakeholder-Management-Plan zeigt auf, wie Stakeholder im Projekt eingesetzt werden. Manchmal müssen die Interessengruppen nur Informationen erhalten. Das kann im Kommunikationsplan erledigt werden. Wenn mehr von Stakeholdern benötigt wird, beschreibt ein Stakeholder-Management-Plan, wie es erhalten wird.
10 Änderungsmanagementplan
Ein Change-Management-Plan gibt den Rahmen vor, um Änderungen am Projekt vorzunehmen. Projektmanager neigen dazu, Änderungen am Projekt zu vermeiden; Änderungen sind jedoch manchmal unvermeidbar. Der Change-Management-Plan stellt Protokolle und Prozesse für die Durchführung von Änderungen bereit. Es ist entscheidend für die Verantwortlichkeit und Transparenz, dass Projektsponsoren, Projektmanager und Projektteammitglieder dem Änderungsmanagementplan folgen.