Was ist ein Stakeholder-Managementplan?
Was sind Interessengruppen?
Stakeholder können innerhalb und außerhalb der Organisation sein.
Beispiele für interne Stakeholder sind Führungskräfte und Geschäftsbereiche wie Rechnungswesen und Informationstechnologie. Geschäftseinheiten haben typischerweise Repräsentanten im Projektteam. Externe Interessengruppen können Interessengruppen, Unternehmen und Bürgerorganisationen sein. Es ist selten, dass externe Stakeholder im Projektteam vertreten sind. Für regulierungsfähige Behörden sind die von ihnen regulierten Branchen in der Regel die wichtigste externe Stakeholder-Gruppe für jedes Projekt. Wenn der Projektträger ein Stakeholder identifiziert, sollte dieser Stakeholder im Stakeholder Management Plan berücksichtigt werden.
Es ist unpraktisch, dass ein Projektteam aus Mitgliedern besteht, die jede Interessengruppe vertreten. In vielen Fällen ist es unmöglich. Das Projektteam benötigt jedoch Input und Buy-In von Stakeholdern, damit das Projekt erfolgreich ist. Zum Beispiel möchte eine Regierungsorganisation ihr am weitesten verbreitetes proprietäres Softwareprogramm vollständig überarbeiten und modernisieren.
Fast jeder in der Organisation verwendet das Programm in irgendeiner Weise. Jede Art von Benutzer kann nicht direkt im Projektteam vertreten sein. Das Team entwickelt daher Möglichkeiten, um Beiträge von Interessengruppen zu sammeln, und entscheidet über Möglichkeiten, die Interessengruppen über den Status des Projekts zu informieren. Diese Methoden zur Erfassung von Input- und Kommunikationsstrategien sind im Stakeholder Management Plan dokumentiert.
Der Unterschied zwischen einem Stakeholder-Management-Plan und einem Kommunikationsplan
Zwischen dem Stakeholder-Management-Plan und dem Kommunikationsplan eines Projekts kann eine erhebliche Menge an Überschneidungen liegen. Ihre Funktionen sind sehr ähnlich. Ein Stakeholder-Management-Plan ist insofern breiter angelegt, als er die Eingabe in das Projekt erleichtert und die Outputs skizziert. Ein Stakeholder-Management-Plan ist insofern enger angelegt, als er sich nur an Personen mit eigenen Interessen wendet, während ein Kommunikationsplan ein breiteres Publikum umfassen könnte.
Ein Stakeholder Management Plan entwickelt sich während eines Projekts
Der Stakeholder-Management-Plan wird typischerweise vom Projektmanager gehalten . Im Verlauf eines Projekts überprüft der Projektmanager den Stakeholder-Management-Plan und bringt ihn in regelmäßigen Abständen zurück zum Projektteam, um Updates zu berücksichtigen. Ein Projekt kann in der Mitte seiner Zeitplanung sehr anders aussehen als in der Planungsphase. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Leitdokumente eines Projekts geändert werden, wenn die Umstände dies erfordern.
Beispiel für die Funktionsweise eines Stakeholder-Management-Plans
Hier ist ein Beispiel, wie sich ein Stakeholder-Management-Plan im Laufe eines Projekts ändern kann. Eine staatliche Agentur beginnt mit einem Regelsetzungsprojekt. Zu Beginn erstellt der Projektsponsor und Projektmanager eine Liste von Interessengruppen, die in den Stakeholder-Management-Plan aufgenommen werden.
Eine der ersten Aufgaben des Projektteams besteht darin, den Plan zu konkretisieren. Nach einigen Monaten identifiziert ein Projektteam-Mitglied einen Stakeholder, an den zu Beginn des Projekts niemand gedacht hat. Der Projektmanager fügt den neuen Stakeholder dem Plan hinzu und ruft ein Projektteam-Meeting auf, um zu besprechen, wie der neue Stakeholder engagiert werden kann. Sobald das Team entscheidet, was zu tun ist, wird der Projektmanager den Projektsponsor informieren.
Offensichtlich ist der Stakeholder-Management-Plan ein lebendiges Dokument. Wenn sich das Projekt ändert, kann sich der Stakeholder-Management-Plan ändern, um den Bedürfnissen des Projekts besser gerecht zu werden. Mit einem flinken Stakeholder-Management-Plan kann ein Projektteam Input und Feedback von Stakeholdern sammeln und diese Stakeholder auf dem Laufenden halten.