01 Erste Phase: BPO-Strategie Analyse und Bildung
- Analysieren Sie direkte und indirekte Kosten und Prozesse, einschließlich Teilprozesse und geplanter Investitionen.
- Informieren Sie sich über Governance- und Relationship-Management-Anforderungen, beibehaltene Prozesse und Organisation, interne Verbesserungsmöglichkeiten und den Request for Information (RFI) -Prozess
- Als Teil Ihrer Beschaffungsstrategie sollten Sie einzelne oder mehrere Anbieter als einzige Quelle im Vergleich zu konkurrierenden Angeboten betrachten und Informationen über potenzielle Anbieter sammeln.
02 Zweiter Schritt: RFP-Entwicklung und Pricing
- Nennen Sie die Arbeitsanforderungen, z. B. Schlüsselprozesse, Finanzen, HR oder IT.
- Definieren Sie aktuelle und anvisierte Service Levels.
- Führen Sie eine finanzielle Analyse der Wirtschafts- und Produktivitätsfaktoren durch.
- Entwickeln Sie den Business Case, einschließlich Kosteneinsparungen und materieller und immaterieller Prozessverbesserungen.
- Wählen Sie ein Preismodell, zum Beispiel feste oder variable oder ausgabebasierte Preisgestaltung.
- Ermitteln Sie Governance-, Service-Level-Agreement- und Relationship-Management-Pläne.
03 Dritter Schritt: Angebotsauswertung und Verhandlung
- Verteilen Sie RFP basierend auf der Geschäftsstrategie an qualifizierte BPO-Anbieter.
- Besuchen Sie Anbieter und ordnen Sie sie ein. Basierend auf Ihrer Analyse bestimmen Sie eine kurze Auswahlliste.
- Beginnen Sie mit vorbereitenden Verhandlungen.
- Überprüfen Sie Referenzen und führen Sie drei bis fünf detaillierte Kundenbesuche durch.
- Verhandeln Sie Verträge, Service Levels und rechtliche Rahmenbedingungen.
- Erstellen Sie ein Governance- und BPO-Programmverwaltungsbüro
Sobald diese drei Schritte abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, mit der Übergangsplanung zu beginnen.
04 Übergang
Der Übergang ist ein Schlüssel zu einem erfolgreichen Programm. Viele Firmen können den Business Case erstellen, die Ausführung des Business Case ist der Schlüssel zur Realisierung des Wertes für die Entscheidung. Der Übergang umfasst drei Elemente: Finanziell - Technisch - Organisationswandel. Wir stellen fest, dass das personenorientierte Element organisatorischer Wandel am wenigsten Beachtung findet und oft das Unterscheidungsmerkmal zum Erfolg des Business Case ist. Eine solide Übergangsmethodik betont dieses Element. Eine Übergangsmethodik ist im folgenden Diagramm dargestellt:
05 3 Phasen des Übergangs
Wir setzen unsere Kunden auf eine höhere Ebene für strategische Einblicke und effiziente Umsetzung. Diese Intensität ist ein roter Faden durch die Phasen vor der Migration und nach der Migration des Projekts.
In der Phase vor der Migration wird eine rigorose Bewertung von Prozess, Mitarbeitern, Technologieinfrastruktur und Management durchgeführt, um die Roadmap in einer ausgelagerten Umgebung auszuarbeiten
In der Phase der Migrationsphase werden die oben genannten Aktivitäten auf die nächste Stufe gehoben, um die Synchronität zwischen dem Kunden und dem BPO aus operativer Sicht zu erleichtern
Im Post-Migration-Stadium werden Prozesse in das Kernbetriebsteam migriert, das für Stabilität und Prozessverbesserung verantwortlich ist. Ein strenger Überwachungsrahmen wird verwendet, um die Transparenz der Vorgänge für den Kunden sicherzustellen.