Programm-Management ist eine lohnende und gut bezahlte Berufswahl. Aber es kann auch eine herausfordernde Rolle sein.
Hier sind zehn Dinge, die jeder neue Programmmanager beachten sollte, bevor er die Rolle startet.
Programmverwaltung ist nicht dasselbe wie Projektmanagement
Projektmanagement wird im Allgemeinen akzeptiert, wenn es darum geht, die Arbeit zu planen, die Aufgaben und Ressourcen zu organisieren, den Prozess zu steuern und ein spezifisches Ziel zu erreichen.
Ob es nun darum geht, ein neues Büro zu eröffnen, eine neue App zu starten oder ein Olympiastadion zu bauen, Projekte haben einen definierten Anfang, Mitte und Ende und klare Zielsetzungen.
Programme sind ein bisschen anders. Sie müssen immer noch Leute haben, die Aufgaben organisieren, Ressourcen verwalten, Prozesse durcharbeiten usw., aber sie melden sich als Programmmanager bei Ihnen. Es gibt viel weniger Aufgaben als abgeschlossen in einem Projektplan, aber viel mehr strategische und beziehungsbildende Arbeit.
Beim Programm-Management geht es darum, die gesamte transformative Veränderung auf Kurs zu halten, um der Organisation im Laufe der Zeit etwas von Wert zu liefern. Ohne jemanden, der als Programmmanager agiert, haben Sie nur eine Reihe von Projekten, die zu zufälligen Zeiten und ohne einheitliches Thema geliefert werden. Der Programmmanager ist die Person, die alles zusammenbringt.
Es gibt Ungewissheit ... geht damit um
Programme sind von Natur aus unsicher. Während Sie vielleicht wissen, was das große Bild ist, ist es nur eine Vision Aussage, wenn Sie beginnen.
Der genaue Weg, wie man dorthin kommt und welche Projekte in den nächsten fünf Jahren erforderlich sein werden ... nun, das ist etwas, woran man arbeiten muss.
Sie beginnen mit einer detaillierten Planung für das, was Sie wissen, und bauen ein Bild auf, wie Sie den Rest des Ganzen angehen können, wenn Sie näher kommen. Verlängern Sie Ihre Planungs- und Lieferhorizonte schrittweise, bis Sie nicht weiter kommen können.
Blockieren Sie die Zeit in regelmäßigen Abständen, um die nächsten Schritte zu planen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um sicherzustellen, dass Sie immer noch auf dem richtigen Weg sind, um einen geschäftlichen Nutzen zu erzielen.
Achten Sie auf Burnout
Während ein Projekt in etwa einem Jahr vorbei sein könnte, können sich die Programme immer weiter ausdehnen. Die Arbeiten zur nuklearen Stilllegung am britischen Standort Sellafield haben zum Beispiel Lieferzeiten bis 2025 und darüber hinaus.
Programmmanager müssen ihr Team vor Burnout schützen. Während dieser Zeit können Sie nicht mit Höchstgeschwindigkeit arbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mitarbeiter angemessene Ausfallzeiten erhalten. Dies sollte sowohl eine ruhigere Zeit bei der Arbeit mit weniger Leistungen als auch eine angemessene Zeit außerhalb des Urlaubsgebäudes sein.
Verwalten Sie krankheitsbedingte Fehlzeiten, beobachten Sie Ihre Überstundenberichte und achten Sie darauf, dass das Wohlergehen Ihres Teams von größter Bedeutung ist, wenn Sie die Fluktuation reduzieren und Ihre talentierten Mitarbeiter für die gesamte Dauer des Programms erhalten möchten.
Sie müssen das Tempo verwalten
Wenn Sie ein Programm mit einem entfernten Abschlussdatum bereitstellen, müssen Sie die Geschwindigkeit der Arbeit verwalten. Es ist schwer, die Dynamik über mehrere Jahre aufrecht zu erhalten. Ihre Rolle als Programmmanager besteht also darin, die Prioritäten und Projekte so zu koordinieren, dass regelmäßig messbare Ergebnisse geliefert werden.
Mischen Sie die schnellen Gewinne und den stetigen Fortschritt zu den größeren Bildzielen. Dies hilft dem Team zu sehen, dass Sie Fortschritte machen und stellt sicher, dass es einige kurzfristige Erfolgsgeschichten gibt, die geteilt werden müssen, um die Motivation hoch zu halten . Schließlich hilft es den Investoren und dem Management-Team zu sehen, dass Fortschritte gemacht werden.
Trainiere dein Team für den Erfolg
Programme liefern oft etwas Neues, Einzigartiges oder Transformatives für die Organisation. Eine der Herausforderungen bei der Arbeit an dieser Art von Initiative besteht darin, dass Sie wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um alle erforderlichen Aufgaben und Projekte durchführen zu können.
Das ist in Ordnung und zu erwarten. Ihre Aufgabe als neuer Programmmanager ist es sicherzustellen, dass Sie die Mitarbeiter, die Sie haben, weiterqualifizieren, weiterbilden und weiterentwickeln können, so dass Sie alle Ressourcenanforderungen gemeinsam erfüllen können.
Es kann Bereiche geben, in denen Sie nur für eine bestimmte Zeit eine bestimmte Ressource benötigen. Zum Beispiel werden Sie nicht einen Ihrer Mitarbeiter darin ausbilden, wie man ein Gabelstaplerfahrer wird, wenn das eine Fähigkeit ist, die Sie nur für eine Woche brauchen, eine Lieferung von etwas entladen. Aber wenn Sie die Art und Weise, wie die Online-Präsenz Ihres Unternehmens verwaltet wird, verändern, wäre es wahrscheinlich von Vorteil, wenn Sie die Fähigkeiten zur Entwicklung von Websites im Haus haben und etwas über Social Media oder Suchmaschinenoptimierung wissen. Dies sind die Fähigkeiten, auf die sich das Unternehmen langfristig verlassen wird.
Treffen Sie die Entscheidung, welche davon in das Team eingebettet werden muss und welche ausgelagert werden sollen. Stellen Sie dann sicher, dass Ihr Programm die erforderlichen Schulungs- und Einstellungsaufgaben erfüllen kann, damit Sie die Ergebnisse bei jedem Projekt verwalten können.
Governance ist komplexer
Wenn Sie aus dem Projektmanagement kommen, ist Governance keine Überraschung für Sie. Auf diese Weise werden Projekt- und Programmstrukturen organisiert und kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Entscheidungsfindung auf die richtige Art und Weise erfolgt und dass die richtigen Leute involviert sind. Es ist entscheidend dafür, dass die Arbeit so weiterentwickelt wird, dass sie mit dem gesamten Geschäftsfall übereinstimmt, und trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter zur Rechenschaft gezogen werden.
Governance ist auch die Art und Weise, wie das Project Management Office und leitende Angestellte sicherstellen können, dass das Programm auf dem richtigen Weg ist, um die Vorteile zu liefern - und bietet einen formellen Weg zur Schließung von Projekten oder eines ganzen Programms, wenn nachgewiesen werden kann, dass diese Vorteile nicht mehr bestehen erreicht werden.
Governance ist in einer Programmumgebung komplexer als in einer Projektumgebung. Project Boards und Steering Groups haben normalerweise eine Executive-Mitgliedschaft. Dies ist zu erwarten, da das Endergebnis eines Programms normalerweise die Geschäftstransformation ist.
Die Programme wirken sich auch auf den normalen Geschäftsablauf und die täglichen Abläufe der Organisation aus, so dass die Investition in der Regel erheblich ist und Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung hat. Dies erfordert auch eine potenziell höhere Aufsicht als ein Kapitalprojekt.
Optimieren Sie die Programm-Governance für Ihr Programm, indem Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Leute in den Entscheidungsrollen haben und klare Verantwortlichkeiten für die Mitarbeiter im Team haben.
Planung ist viel schwieriger ...
Die Planung eines Programms ist schwieriger als die Planung eines Projekts, da es viel mehr bewegliche Teile gibt, aber man könnte argumentieren, dass es auch mehr Spaß macht!
Typischerweise werden die Projektmanager, die am Programm beteiligt sind, ihre Projektpläne zusammenstellen. Dann trifft sich das Programm-Management-Team und unter Ihrer Leitung als Programm-Manager sind die Pläne integriert.
Das ist leicht zu sagen, aber nicht so einfach. Es erfordert die Identifizierung der Abhängigkeiten zwischen Projekten und Projektaufgaben. Es zwingt Sie dazu, sich die Ressourcenanforderungen für das gesamte Programm anzusehen und Aktivitäten zu jonglieren, um der Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen gerecht zu werden. Und es ist auch keine einmalige Aufgabe.
Sobald Ihr integrierter Programmplan zusammengestellt ist, können Sie ihn in einem Gantt-Diagramm oder einem anderen Softwaretool verfolgen. Während Ihre Projektmanager ihre Projekte in Echtzeit verfolgen, müssen Sie Anpassungen am Programmplan vornehmen, um alle über Änderungen auf dem Laufenden zu halten und zu erklären, was dies für ihren Arbeitsbereich bedeutet.
... Aber Sie müssen nicht jede Zeile planen
Als Programmmanager verlassen Sie sich bei der Detailplanung auf Ihre Projektmanager. Es ist nicht praktisch oder wünschenswert für Sie, einen Plan mit Tausenden und Abertausenden von Aufgaben zu verfolgen.
Sie benötigen eine zusammengestellte, hochrangige Ansicht der Projekte mit genügend Details, um Ihnen zu zeigen, ob etwas auf Programmebene Auswirkungen hat.
Am einfachsten ist dies mit dedizierten Software-Apps (diese 10 bewährten Projekt- und Programm-Software-Tools sind ein guter Anfang). Der Versuch, Ihr Multi-Millionen-Dollar-Programm in einer Tabelle zu verwalten, wird nicht einfach sein.
Sie müssen Ihre Delegierung verbessern
Wie gut Sie auch sind, wenn Sie delegieren, bedeutet eine Programmverwaltungsrolle, dass Sie noch besser werden müssen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie ein Team von Projektmanagern haben sollten, und vielleicht haben Sie sogar ein dediziertes Program Management Office, um Ihre transformativen Veränderungen zu unterstützen.
Die schlechte Nachricht ist, dass du es vielleicht nicht tust!
Es gibt eine Menge Arbeit an einem Programm, und es ist eine große Anstrengung, es so einzurichten, dass alle beweglichen Teile zur richtigen Zeit zusammen bewegt werden. Du kannst es nicht alleine machen und du solltest es nicht versuchen. Berechnen Sie, wie viel Zeit Sie für die Programminitiierung benötigen und stellen Sie sicher, dass Sie über ein Team verfügen, das Sie unterstützen kann.
Wenn Sie in Ihrem Programmverwaltungsbüro niemanden haben, bitten Sie jemanden um eine Abordnung zum Programmverwaltungsteam. Für sie gibt es genug zu tun: jemand in einer Projektkoordinierungsrolle wäre perfekt in der Lage, die erforderliche Koordination auf Programmebene zu leisten, und Sie für die strategischen Aufgaben zu gewinnen.
Habe keine Angst vor Konflikten
Es gibt viele Stränge für Programme. Von Projekten mit schwierigen Interessengruppen bis hin zu scheinbar unerreichbaren Fristen - jeder Tag wird Ihnen Konfliktmöglichkeiten bieten. Achten Sie auf die Dinge, die die Projektleistung stören, und seien Sie darauf vorbereitet, einzugreifen, wenn es erforderlich ist, um eine Konfliktsituation zu beheben, bevor sie beginnt .
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