Bevor Sie Ihren nächsten Geschäftsbrief schreiben oder abschließen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um zu prüfen, wie der Brief formatiert wird, von der Schriftwahl bis zum Stil, und welche Anreden und Freigaben angemessen sind.
Verschiedene Formate für Geschäftsbriefe
Eine Anmerkung zu Formaten für Geschäftsbriefe. Es gibt drei grundlegende Arten von Geschäftsbriefen:
- Blockformat: In diesem Stil ist der gesamte Text linksbündig. Überspringe eine Zeile zwischen jedem Abschnitt.
- Modifiziertes Blockformat: Der meiste Inhalt wird in diesem Stil wie in dem Blockformatbuchstaben links ausgerichtet. Hier sind die Ausnahmen: für Ihre Kontaktinformationen und kostenlosen Schließen, Tab über die Mitte der Seite, und schreiben Sie Informationen dort.
- Semi-Block-Format: Dieser Stil, manchmal auch als eingerücktes Blockformat bezeichnet, ist mit dem modifizierten Blockformat identisch, außer dass jeder Absatz eingerückt ist.
Jeder dieser Stile ist für die Verwendung in einem Geschäftsbrief akzeptabel, aber da die Regeln für das Blockformat so eindeutig sind, ist dies möglicherweise die einfachere Auswahlmöglichkeit.
Viele Textverarbeitungsprogramme verfügen über Vorlagen, mit denen Sie Ihren Brief entsprechend formatieren können. Unabhängig davon, welches Format Sie auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie den Buchstaben einzeln ausfüllen und ein Leerzeichen zwischen jedem Absatz und jedem Abschnitt überspringen.
Professionelles Aussehen
Der Schein ist wichtig! Ein Geschäftsbrief ist eine professionelle Korrespondenz, aber es wird nicht so wahrgenommen, wenn Sie sich für eine verrückte Schrift entscheiden oder viele Tippfehler haben.
Hier sind einige Richtlinien zu folgen:
- Wählen Sie eine geeignete Schriftart und Schriftgröße.
- Vermeiden Sie lässige Sprache oder Umgangssprache.
- Vermeiden Sie Tippfehler und Grammatikfehler durch sorgfältiges Korrekturlesen .
- Wenn Sie den Brief ausdrucken, sollten Sie erwägen, qualitativ hochwertiges Papier zu wählen. Welches Papier Sie auch wählen, falten Sie den Brief sorgfältig, bevor Sie ihn in den Umschlag legen. Wenn Sie können, geben Sie die Adresse des Empfängers auf dem Umschlag ein; Wenn das nicht möglich ist, verwenden Sie Ihre sauberste Handschrift.
Die folgende Geschäftsbriefvorlage listet die Informationen auf, die Sie in einen Geschäftsbrief aufnehmen müssen.
Geschäftsbrief Vorlage
Kontaktinformationen: Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen in der folgenden Reihenfolge hinzu.
Wenn Sie personalisierte Briefköpfe verwenden, die diese Informationen enthalten, lassen Sie diesen Abschnitt aus.
Dein Name
Deine Adresse
Ihre Stadt, Bundesland, Postleitzahl
Deine Telefonnummer
Deine Emailadresse
Datum: In den Vereinigten Staaten ist das Format für das Schreiben des Datums der Monat, das Datum und das Jahr. Zum Beispiel, 3. September 2017 . Verkürzen Sie nicht den Monat.
Kontaktinformationen: Fügen Sie die Kontaktinformationen für die Person ein, an die Sie schreiben. Wenn Sie keinen bestimmten Namen haben, lassen Sie das nicht zu.
Name
Titel
Unternehmen
Adresse
Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl
Anrede: Beginnen Sie den Brief mit einer Anrede wie "Dear" gefolgt von dem Titel und dem Namen.
Weitere Beispiele für passende Begrüßungen, die Sie in einem Geschäftsbrief verwenden können , sowie Ratschläge, was zu tun ist, wenn Sie keine bestimmte Kontaktperson haben. Folgen Sie dem Namen der Person mit einem Doppelpunkt.
Sehr geehrter Herr / Frau. Familienname, Nachname:
Körper des Geschäftsbriefes
Halten Sie Ihren Brief einfach und konzentriert, damit der Zweck Ihres Briefes klar ist.
Der erste Absatz Ihres Geschäftsbriefes sollte Ihnen eine Einführung geben, warum Sie gerade schreiben. In den folgenden Abschnitten finden Sie weitere Informationen und Details zu Ihrer Anfrage. Der letzte Absatz sollte den Grund, aus dem Sie schreiben, wiederholen und dem Leser für die Überprüfung Ihrer Anfrage danken.
Platziere deinen Brief einfach und begründe deinen Brief nach links. Hinterlassen Sie eine Leerzeile zwischen jedem Absatz.
Hochachtungsvoll,
Unterschrift:
Handschriftliche Unterschrift (für einen Brief)
Getippte Unterschrift
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie den Text eines Geschäftsbriefs schreiben sollen, sehen Sie sich diese Beispiele für Jobsuche und Bewerbungsschreiben zur Inspiration an.
Erwägen Sie, eine Vorlage zu verwenden
Überwältigt von allen Schritten zur Formatierung der Geschäftsbriefkorrespondenz? Eine Vorlage kann helfen. Microsoft Briefvorlagen stehen als kostenloser Download für Microsoft Word-Benutzer zur Verfügung oder sind in Ihrem Word-Programm verfügbar, um eine Vielzahl von Geschäfts- und Arbeitsbriefen zu erstellen.