Einen effektiven, ausgefeilten Geschäftsbrief zu verfassen, kann eine leicht zu befolgende Aufgabe sein, solange Sie sich an die festgelegten Regeln für Layout und Sprache halten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Empfänger regelmäßig eine beträchtliche Menge an Korrespondenz liest und gut ausgeführte Briefe bevorzugt, die frei von Tippfehlern und Grammatikfehlern sind. Eine gute Faustregel ist, es zweimal zu korrigieren und dann von einem Kollegen überprüfen zu lassen, dass nichts übersehen wurde.
Abschnitte eines Geschäftsbriefes
Jeder Abschnitt Ihres Briefes sollte dem entsprechenden Format entsprechen, beginnend mit Ihren Kontaktinformationen und denen Ihres Empfängers; Anrede; der Körper des Briefes; Schließen; und schließlich deine Unterschrift.
Geschäftsbrief Format
Im Folgenden finden Sie das traditionelle Geschäftsbriefformat mit Tipps, wie Sie es auf der Grundlage Ihrer Beziehung zum Leser gestalten können und was Ihr gewünschtes Ergebnis ist.
Ihre Kontaktinformationen :
Dein Name
Deine Adresse
Deine Telefonnummer
Deine Emailadresse
Datum
Kontaktdaten des Empfängers:
Ihr Name
Ihr Titel
Ihre Firma
Die Adresse des Unternehmens
- Verwenden Sie "Für wen es sich interessiert ", wenn Sie nicht genau wissen, wen Sie ansprechen.
- Verwenden Sie die formelle Anrede "Sehr geehrter Herr / Frau / Dr. [Nachname], "wenn Sie den Empfänger nicht kennen.
- Verwenden Sie "Lieber [Vorname]" nur, wenn Sie eine informelle Beziehung mit dem Empfänger haben.
Der Körper
Formatierungsgrundlagen:
- Verwenden Sie einfach beabstandete Zeilen mit einem zusätzlichen Leerzeichen zwischen jedem Absatz nach der Anrede und oberhalb des Abschlusses.
- Linke deinen Brief (gegen den linken Rand).
Schlage den richtigen Ton:
Machen Sie den Zweck Ihres Briefes durch eine einfache und gezielte Sprache klar und halten Sie den ersten Absatz kurz. Sie können mit "Ich schreibe in Bezug auf ..." beginnen und von dort aus nur mitteilen, was Sie sagen müssen.
Die folgenden Abschnitte sollten Informationen enthalten, die Ihrem Leser ein vollständiges Verständnis Ihrer Ziele geben, aber mäandernde Sätze und unnötig lange Wörter vermeiden. Auch hier halten Sie es kurz, um ihre Aufmerksamkeit zu erhalten.
Wenn Sie den Empfänger davon überzeugen wollen - Geld zu investieren, Ihnen eine Referenz zu geben, Sie zu engagieren, mit Ihnen zusammenzuarbeiten oder ein Problem zu lösen - schaffen Sie einen zwingenden Grund für die Ursache. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Leser eine Wohltätigkeitsveranstaltung sponsert, sollten Sie eine Überschneidung mit den philanthropischen Zielen Ihres Unternehmens feststellen. Überzeugen Sie den Leser, dass es für Sie von Vorteil ist, wenn Sie helfen, und Sie erhöhen Ihre Chancen, ihre Unterstützung zu gewinnen.
Halten Sie den abschließenden Absatz auf zwei Sätze. Wiederholen Sie einfach Ihren Grund für das Schreiben und danken Sie dem Leser für die Berücksichtigung Ihrer Anfrage.
Kostenloser Abschluss :
Einige gute Optionen für Ihr Schließen schließen ein:
- Hochachtungsvoll,
- Dein,
- Herzlich,
- Respektvoll,
Wenn Ihr Brief weniger formell ist, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:
- Alles Gute,
- Beste,
- Vielen Dank,
- Grüße,
Die Unterschrift:
Schreiben Sie Ihre Signatur direkt unter Ihrem Abschluss und lassen Sie vier einzelne Leerzeichen zwischen Ihrem Abschluss und Ihrem eingegebenen vollständigen Namen, Titel, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und anderen Kontaktinformationen, die Sie einfügen möchten, stehen. Verwenden Sie das folgende Format:
Ihre handschriftliche Unterschrift
Vollständiger Name eingegeben
Titel
Senden eines E-Mail-Geschäftsbriefes
Wenn Sie einen E-Mail-Brief senden, wird Ihre Unterschrift etwas anders aussehen . Anstatt Ihre Kontaktdaten in die Überschrift des Briefes aufzunehmen, listen Sie diese unterhalb Ihrer Unterschrift auf. Beispielsweise:
Dein,
Vorname Nachname
Titel
Deine Adresse
Deine Telefonnummer
Deine Emailadresse
Fügen Sie das Thema, über das Sie schreiben, in die Betreffzeile der E-Mail ein, damit dem Leser klar ist, warum Sie die Nachricht senden.
Geschäftsbrief-Schreibenstipps
In diesen Richtlinien finden Sie ausführlichere Tipps zum Verfassen eines Geschäftsbriefs , einschließlich der Auswahl einer Schriftart, der Auswahl von Rändern und der korrekten Formatierung Ihres Briefs.
Es ist immer hilfreich, Beispiele zu betrachten, um Ideen für Ihre eigene Korrespondenz zu erhalten. Überprüfen Sie Briefproben , einschließlich Anschreiben, Interview Dankschreiben, Follow-up-Briefe, Job-Annahme und Ablehnung Briefe, Rücktrittsschreiben, Anerkennungsschreiben und mehr Geschäft und Beschäftigung bezogenen Briefproben.