Mit einer effektiven Pressemappe können Sie wirklich auffallen.
Sie haben vielleicht den Begriff "Pressemappe" gehört, der in Werbe- und PR-Agenturen verwendet wird, und vielleicht sogar eine Pressemappe für etwas erhalten hat. Obwohl die Form und Funktion einer Pressemappe je nach Branche sehr unterschiedlich sein kann, lautet die akzeptierte Definition:
"Ein Paket mit Werbematerial, das den Mitgliedern der Presse zur Verfügung gestellt wird, um sie zu informieren, insbesondere über ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Kandidaten."
Das ist wirklich ein weiter Begriff, und wenn das alles ist, was Sie tun müssen, werden Sie keine Pressemappen erstellen, die die Wirkung haben, die sie haben sollen.
Lassen Sie uns also ein wenig tiefer in die eigentlichen Komponenten einsteigen, aus denen sich ein Pressemappe zusammensetzen kann, und darauf, wie Sie ein Produkt zusammenstellen, das Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung die beste Chance auf kostenlose Werbung bietet, auch bekannt als Earned Media. Wenn Sie Ihre Pressemappe richtig machen, sehen Sie eine Rendite, die um ein Vielfaches höher ist als Ihre Anfangsinvestition, besonders wenn das Kit Ihr Produkt oder Ihre Service-Sendezeit auf Nachrichtensendern oder große Online-Writ-ups und in Magazinen erhält.
Erstellen Sie Ihre Pressemappe
Es gibt kein Regelwerk zum Erstellen von Pressemappen, in dem angegeben ist, welche Komponenten Sie enthalten müssen. Ihre Pressemappen variieren je nachdem, was Sie mit PR bewerben und wo Sie Ihre Pressemappe verteilen. Die meisten Pressemappen werden verschickt, oft an Leute mit Admin-Assistenten, und es ist Ihre Aufgabe, eine Pressemappe zu erstellen, die interessant genug ist, um an dieser Person vorbeizukommen. Inhalt und Präsentation sind sehr wichtig.
Also, was Sie einbeziehen, ist eine sehr wichtige Entscheidung, denn eine Pressemappe ist eine einfache Möglichkeit, Sie oder Ihr Geschäft ins Rampenlicht zu stellen.
Sie können es sogar als die beste Zusammenstellung für Ihr Unternehmen betrachten, da Sie die Informationen, die die Medien über Sie und Ihre Produkte und Dienstleistungen erfahren sollen, in einem einzigen Paket zusammenstellen. Abgesehen davon sind die wichtigsten Komponenten der Pressemappe, die Sie berücksichtigen sollten, folgende:
1. Die Pressemitteilung
Die Pressemitteilung Ihrer Pressemappe verkündet die ganze Idee.
Wenn Sie ein neues Produkt haben, hilft Ihnen das Press Kit dabei. Wenn Ihr Unternehmen mit einem anderen verschmilzt, setzt sich die Pressemappe dafür ein.
Sie können mehrere Pressemitteilungen in Ihre Pressemappe aufnehmen, oder Sie können eine Pressemitteilung veröffentlichen, bevor das Kit erlischt. Zum Beispiel könnte eine Messe-Pressemappe eine Presseerklärung zur Unternehmensfusion, drei neue Produkt-Pressemitteilungen und eine Pressemitteilung enthalten, in der ein neuer CEO angekündigt wird.
Ein Wort der Warnung; Verpacken Sie Ihre Pressemappe nicht mit mehr als einer Pressemitteilung, nur weil Sie es können. Wenn Sie eine Pressemappe an einen Redakteur senden, benötigen Sie nur eine Pressemitteilung. Wenn Sie Ihre Pressemappe auf einer Messe verteilen, sind mehrere Pressemitteilungen im Inneren keine Seltenheit. Aber denken Sie daran, je mehr Sie einbeziehen, desto mehr Arbeit machen Sie. Sie möchten ihre Arbeit so einfach wie möglich machen.
2. Ein kurzer Brief / Inhaltsverzeichnis
Dies ist besonders hilfreich für jede Art von Pressemappe, die viele verschiedene, aber ebenso wichtige Elemente enthält. Ihr Brief kann an die Medien gerichtet werden, die sich für ihr Interesse an Ihrem Unternehmen bedanken, und Sie können dann eine Zusammenfassung der enthaltenen Informationen bereitstellen.
Achten Sie darauf, den Namen und die Kontaktinformationen Ihres Medienkontakts auf dieser Seite klarzustellen, da dies der erste sein wird, den er oder sie sehen wird.
All diese Elemente tragen dazu bei, dass Ihre Inhalte zusammenkommen und sich viel organisierter anfühlen als Papier und Stichproben, die zufällig in einen Ordner gestopft werden.
3. Eine Broschüre
PR-Profis verwenden Pressemappen, um ein neues Produkt anzukündigen, aber Sie können auch Ihre Broschüre hinzufügen. Broschüren sind besonders hilfreich, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung außerhalb einer einfachen Pressemitteilung zu erläutern. Es ist eine Sache, eine Pressemappe für eine neue Art von Gesundheitssnack zu schaffen; Es ist etwas ganz anderes, eine Pressemappe zu erstellen, die ein neues Finanzprodukt auf den Investmentmarkt bringt.
Für eine Messe-Pressemappe können Sie eine Reihe von Broschüren hinzufügen, die dem Redakteur / Reporter eine große Menge an Informationen über Ihr Produkt / Ihre Dienstleistung geben. Dies hilft ihnen festzustellen, ob sie sogar abdecken möchten, was Sie für eine kostenlose Medienpräsenz anbieten.
4. Produktproben
Wenn Ihr Produkt klein genug ist und Sie es sich leisten können, sollten Sie eine Probe in die Pressemappe legen.
Dies gibt Redakteuren und Reportern die Möglichkeit, das Produkt selbstständig zu testen und mit einem echten Daumen hoch oder runter zu drücken.
Wenn Ihr Produkt zu groß ist und Sie eine Demonstration in Ihrer Einrichtung durchführen, fügen Sie diese Informationen hinzu, damit der Redakteur / Reporter zu Ihnen kommen und Ihre Produkte in die Hände bekommen kann. Oder wenn Ihr Messestand eine Demo hat, ist das eine weitere großartige Möglichkeit, eine große Anzahl an Redakteuren und Reportern aus dem ganzen Land zu erreichen, damit Sie Ihr Produkt in Aktion sehen können.
Wenn Sie nur ein paar Beispiele aussenden können, erstellen Sie ein Mailing-Paket mit mehreren Ebenen. Die oberste Schicht darf nur aus fünf bis zehn Interessenten bestehen, aber sie werden die wichtigsten sein. Sie erhalten den tatsächlichen Artikel. Die anderen Stufen werden aufgrund ihres Einflusses weniger. Manche erhalten einfach eine Postkarte oder einen Brief, der die grundlegenden Informationen abdeckt.
5. Vergangene Presseberichterstattung
Wenn Sie zuvor eine kostenlose Berichterstattung in den Medien erhalten haben, können Sie ein Blatt mit den Medienangeboten hinzufügen. Einige Unternehmen fügen gerne Kopien von Artikeln, die in ihrer Pressemappe über sie geschrieben wurden, hinzu, was der Kampagne Glaubwürdigkeit verleiht. Geh einfach nicht über Bord. Vergangene Erfolge bekannt zu machen, ist eine Sache, aber eine prahlerische Sitzung ist abscheulich.
Wenn Sie Artikel einbinden, sind einige Seiten mehr als genug Inhalt für Ihre Pressemappe. Stellen Sie fest, ob ein einfaches Blatt, das diese Anschlüsse identifiziert, Ihrer Pressemappe und dem Redakteur / Reporter besser dienen würde.
6. Ein Faktenblatt
Dies kann eine großartige Ergänzung zu einer Pressemappe sein, da sie Funktionen, Vorteile und andere spezifische Informationen auf eine Weise beschreibt, die den Reporter oder Redakteur über Ihr Unternehmen und / oder Ihre Produkte mit schnellen Zugriffen auf Informationen aufklärt. Fact Sheets können für Produkteinführungen, Pressemappen über neue Mitarbeiter , Pressekonferenzen und andere Bereiche verwendet werden, in denen Sie dem Redakteur wichtige Fakten geben möchten, die er wörtlich verwenden möchte.
7. Hintergrund des Unternehmens
Das Schreiben einer Firmenhistorieseite kann für aktuelle und zukünftige Pressemappen wertvoll sein. Dieser Hintergrund beschreibt die Anfänge Ihres Unternehmens. von wo du warst, wohin du gehst und von deinen Plänen für Expansion und Produktentwicklung. Stellen Sie sicher, dass Sie es mit den neuesten Errungenschaften und anderen guten Nachrichten in Ihrer Geschichte aktualisieren.
8. Executive Bios
Ob es ein neuer CEO , ein neuer PR-Manager oder ein neues Mitglied in Ihrem Board of Directors ist, dies ist der Ort, um die Menschen über sie zu informieren.
Executive Bios, zusammen mit hochauflösenden Bildern, geben dem Herausgeber dringend benötigte Hintergrundinformationen über die Menschen hinter dem Unternehmen. Einige Publikationen drucken ein Wortwort für ein Wort, also schreiben Sie die Biografie eher in der Sicht der dritten Person als in der Sichtweise der ersten Person. Und stellen Sie sicher, dass das BIOS genau und aktuell ist. Es kann peinlich sein, Kontaktinformationen über Personen aufzunehmen, die gekündigt haben oder entlassen wurden.
9. Ein Quote Sheet und FAQ
Die Informationen zu Ihrem Medienkontakt sollten für jeden Redakteur leicht zu finden sein, wenn Sie weitere Fragen zu Ihrer Pressemappe haben. Aber ein Angebotsblatt (mit direkten Zitaten von den Leuten in Ihrem Unternehmen) kann auch verwendet werden, um fleißigen Redakteuren Zitate zu geben, die sie brauchen, um einen Artikel zu vervollständigen, ohne die PR-Person eines Unternehmens aufzuspüren.
Dieses Blatt kann Zitate von Ihren Führungskräften, Produktentwicklern und sogar dem PR-Kontakt enthalten. Ein Zitatblatt kann die offensichtlichsten Fragen eines Redakteurs beantworten und kann in ein professionelles und informatives Format gebracht werden. Sie möchten, dass jedes Zitat auf dem Papier gut aussieht, da dieses Zitat wahrscheinlich wörtlich im Druck verwendet wird.
10. Hi-Res-Bilder auf einem Flash-Laufwerk
Sind Bilder für Ihre Pressemappe relevant? Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass es sich um Bilder mit hoher Auflösung handelt, die auf einem sehr praktischen Mediengerät wie einem Flash-Laufwerk oder einer CD / DVD gespeichert sind.
Sie können auch hochauflösende Bilder auf Ihrer Website für den Download der Medien hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie den direkten Link zu Ihrer Bildergalerie in Ihrem Pressematerial enthalten.
11. CDs, DVDs, Flash-Laufwerke, Software und Video
Diese Materialien können bei der Erstellung von Pressemappen in Massenzahlen teuer sein. Sind sie erforderlich? Nicht immer. Aber wie effektiv sie sind, hängt davon ab, welche Berichterstattung Sie suchen.
Wenn du eine Pressemappe für eine Band schaffst, eine Demo-CD oder einen Link zu herunterladbarer Musik bekommst du mehr Kilometer in einer Pressemappe als nur eine Veröffentlichung, die es ankündigt. Wenn Sie versuchen, Berichterstattung für die Videospiele Ihres Unternehmens zu erhalten, ist eine CD mit mehreren Demo-Versionen Ihrer neuen Titel ein viel besserer Weg, das Interesse eines Redakteurs zu wecken als fünf Pressemitteilungen . Wenn Sie gerade eine neue Produktionsstätte eröffnet haben und Ihre Materialien an Redakteure / Reporter senden, die zu weit entfernt sind, um für eine Tour zu reisen, kann eine DVD eine Videotour durch die Einrichtung bieten. Und natürlich müssen sich auch Ihre Pressemappen weiterentwickeln. Sie könnten einen QR-Code einfügen, der Personen auf eine einzigartige Website mit einer Nachricht sendet, die genau auf sie zugeschnitten ist.