Heads Up: Bundesgesetze und Landesgesetze können abweichen
Hier sind grundlegende Richtlinien für HR-Aufzeichnungen. Denken Sie jedoch daran, dass staatliche Gesetze von diesen Richtlinien abweichen können. Wenn staatliche Gesetze und Bundesgesetze in Konflikt stehen, bewahren Sie die Aufzeichnungen immer auf, je nachdem, welche Anforderung länger ist.
Es ist besser, etwas zu lange als zu lange zu behalten.
Einstellungsrekorde: 1 Jahr
Sie müssen alle diese Lebensläufe, Bewerbungsnotizen, Bewerbungen und Stellenausschreibungen und sogar eine Aufzeichnung Ihrer Suchanfragen über Ihr Bewerberverfolgungssystem für ein Jahr speichern, nachdem die Entscheidung getroffen wurde, ein Stellenangebot zu machen. Also, wenn Sie einen Bewerber interviewen, und der ganze Prozess zieht sich für drei Monate, es ist nicht bis die endgültige Einstellung Entscheidung getroffen wird, dass die Uhr beginnt zu ticken.
Warum musst du das tun? Wenn jemand Ihre Einstellungsentscheidung in Frage stellt, müssen Sie nachweisen, dass Sie in keiner Weise , Form oder Form illegal diskriminiert haben . Gesetze wie das Americans with Disabilities Act , Title VII und viele andere verlangen von Ihnen, dass Sie sich an die Vorschriften halten. Das Verwalten dieser Datensätze hilft Ihnen dabei.
Drogentests: 1 Jahr oder 5 Jahre für Transport-Jobs
Wenn Sie Drogentests für die vorzeitige Einstellung benötigen , ist dies Teil des Einstellungs-Datensatzes und Sie sollten eine Kopie der Ergebnisse für ein Jahr aufbewahren.
Wenn Sie zusätzliche Drogentests durchführen, sei es aufgrund eines Arbeitsunfalls oder im Rahmen einer stichprobenartigen Überprüfung, müssen Sie diese Aufzeichnungen auch für ein Jahr aufbewahren. Wenn Sie jedoch den Transportvorschriften unterliegen, beträgt der Mindestzeitraum für die Prüfung von Suchtests fünf Jahre.
Payroll / Timecards, etc.: 3 Jahre Minimum, 5 Jahre nach Kündigung empfohlen
Das Gesetz schreibt vor, dass Sie diese Aufzeichnungen für drei Jahre aufbewahren müssen, aber die jüngsten Gerichtsverfahren bedeuten, dass es für Sie klüger wäre, sie länger aufzubewahren.
Sie möchten dokumentieren, wie viel jeder Mitarbeiter bezahlt hat und wie viele Stunden er für die gesamte Zeit in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat. Halten Sie Ihre Aufzeichnungen für mindestens fünf Jahre nach dem Mitarbeiter, unabhängig von Grund.
Für steuerbefreite Mitarbeiter müssen Sie natürlich keine Zeiterfassungen führen, da deren Bezahlung unabhängig von der Anzahl der geleisteten Stunden gleich ist. Wenn Sie jedoch eine Mitarbeiterin als steuerbefreit eingestuft haben, obwohl sie nicht steuerbefreit sein sollte, können Ihnen diese Stundensätze helfen, geschuldete Überstunden zu bezahlen .
Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wie das Unternehmen die Bezahlung berechnet hat. Zum Beispiel müssen Sie verfolgen, ob es gerade Gehalt, Gehalt plus Provision, Überstunden, Akkordarbeit oder geraden Stundenlohn war.
Sie müssen dies nicht nur für Lohn- und Steuerfragen tun, sondern viele andere Entscheidungen beruhen auf der Anzahl der geleisteten Stunden. Zum Beispiel hängt die Berechtigung für FMLA von der Anzahl der geleisteten Stunden in einem Jahr ab. Wenn Sie einen teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter haben, sollten Sie erwägen, eine Zeiterfassung zu beantragen, um die FMLA-Berechtigung zu bestimmen. Sie müssen auch in der Lage sein zu beweisen, dass Sie Ihre Arbeiter für alle Arbeitsstunden bezahlt haben.
Formular I-9: 3 Jahre nach Mietbeginn, 1 Jahr nach Kündigung, je nachdem, was später ist.
Pflegen Sie das Formular I-9 des Arbeitnehmers, getrennt von Ihren Personalunterlagen, drei Jahre lang nach der Einstellung des Arbeitnehmers und ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Informationen zu Gesundheit / Rentenleistungen: 6 Jahre
Sie müssen Ihre Aufzeichnungen über Ihre Pläne für alle Ihre Vorteile für mindestens sechs Jahre aufbewahren. Die Gerichte haben entschieden, dass, wenn ein Arbeitnehmer Sie verklagt und sagt, dass er oder sie eine höhere Rente verdient, es zum Beispiel die Verantwortung des Arbeitgebers ist, zu beweisen, dass er nicht mehr schuldet, nicht die Verantwortung des Arbeitnehmers, dies zu beweisen. Behalten Sie alle diese Übersichtsplanbeschreibungen bei.
Wenn Sie ehemalige Mitarbeiter haben, die Anspruch auf COBRA haben und ihre gesundheitlichen Vorteile erweitern, sollten Sie diese Aufzeichnungen auch sechs Jahre aufbewahren, nur um sicher zu gehen. Das Gesetz legt keinen Selbstbehalt fest, aber da dies nach dem ERSE-Gesetz (Employee Retirement Income Security Act) gelten könnte, ist dieses Gesetz für sechs Jahre zu halten. Um auf der sicheren Seite zu sein, werfen Sie diese Aufzeichnungen nicht raus.
FMLA Aufzeichnungen: 3 Jahre
Wenn ein Mitarbeiter FMLA anfordert , müssen Sie diesen Papierpfad beibehalten, auch wenn Sie den Urlaub ablehnen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Urlaub jedes Mitarbeiters verfolgen - wann er begann und wie viel Zeit er in Anspruch nimmt. Wenn der Mitarbeiter zeitweise FMLA hat, vergewissern Sie sich, dass Sie jeden Urlaub verfolgen und die Anzahl der Stunden dokumentieren . Termine und die Anzahl der Stunden sollten dokumentiert werden. Denken Sie daran, intermittierende Urlaub kann für ein paar Stunden an einem Tag oder ein paar Tage in der Woche verwendet werden. Dokumentieren Sie alles und behalten Sie diese Aufzeichnungen.
Denken Sie daran, dies ist keine umfassende Liste und gilt nur für Bundesgesetze. Sie können zusätzlichen Gesetzen zur Vorratsspeicherung unterliegen, wenn Sie zum Beispiel ein Auftragnehmer des Bundes sind oder Ihr Staat andere Standards hat. Im Zweifelsfall werfen Sie es nicht weg.
Sie können auf zusätzliche Ressourcen zum Führen von Aufzeichnungen und zur obligatorischen Berichterstattung bei der Society of Human Resource Management (SHRM) zugreifen.
Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen, obwohl verbindlich, nicht für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Arbeitsgesetze und -bestimmungen variieren von Staat zu Staat und von Land zu Land. Bitte suchen Sie rechtlichen Beistand oder Unterstützung durch staatliche, bundesstaatliche oder internationale Regierungsressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtlichen Interpretationen und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Information dient als Anleitung, Ideen und Hilfe.