Header
Die Kopfzeile enthält identifizierende Informationen für den Bericht. Sie geben den Titel, das Datum, an dem der Bericht veröffentlicht wird, den Status der Ampel, von dem Sie berichten (rot, gelb, grün), und die Gesamtmetrik, möglicherweise Prozent abgeschlossen, Plan gegen Ist.
Hinweis: Ein solcher Fortschrittsbericht wird meistens für Projekte verwendet, kann aber auch für andere Zwecke verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise die Aufgabe haben, die Anzahl der Stunden pro Zeichnung für ein Ingenieurbüro zu reduzieren, verwenden Sie einen Fortschrittsbericht, um Ihren Fortschritt bei der Reduzierung der Stunden pro Zeichnung anzuzeigen.
- Titel: Projekt X Fortschrittsbericht
- Datum: 30. Mai 20xx
- Status: Grün
- Prozent abgeschlossen: 63 aktuell, 59 Plan.
Zusammenfassung
Sie schreiben die Zusammenfassung zuletzt. Dies ist die Zusammenfassung aller Hauptpunkte, die unten im Hauptteil des Berichts aufgeführt sind. Je nach Zielgruppe ist die Zusammenfassung manchmal begrenzt. Das hängt von Ihrer Zielgruppe, der Anzahl der Personen, die den Bericht erhalten haben, und deren Ebenen innerhalb der Organisation ab. Eine Executive Summary richtet sich an Führungskräfte, die möglicherweise nicht die Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen. Wenn Ihr Bericht an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten gerichtet ist , wird erwartet, dass er oder sie den Bericht liest und die Zusammenfassung möglicherweise nicht benötigt wird.
Wenn es sich jedoch um einen Bericht handelt, der an viele Führungskräfte in der gesamten Organisation verteilt wird, kann es erforderlich sein, eine Zusammenfassung für diejenigen Personen zu erstellen, die nicht die Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen.
Fortschritt der Komponentenstücke
Dies ist der Hauptteil des Berichts. In diesem Abschnitt des Berichts beschreiben Sie Ihren Fortschritt in allen Komponentenbereichen des Projekts.
Sie listen Ihre Fortschritte und Leistungen in Bezug auf alle Metriken während dieses Zeitraums auf. Sie zeigen, was Ihr Plan für die nächste Zeit ist. Und dann listen Sie nicht nur die Blocker auf, sondern auch, welche Anstrengungen Sie unternehmen, um sie zu beseitigen. Schließlich zeigt der Abschnitt, welche zusätzliche Hilfe von Ihrem Chef oder einem anderen Empfänger des Fortschrittsberichts benötigt wird.
Zusammenfassung
Auf den Hauptteil des Berichts folgt der Abschnitt Zusammenfassung. Es enthält weniger Details als der im vorherigen Abschnitt berichtete Fortschritt. Sie würden die gleichen Informationen, Metriken, Leistungen, Plan für den nächsten Zeitraum und alle Blocker einschließen, aber weniger Details für jede Kategorie bereitstellen. Zum Beispiel könnte die Zusammenfassung ein einzelner Satz sein, wie "alle Ergebnisse sind pünktlich", während die Fortschrittsaufstellung im vorherigen Abschnitt sagen könnte: "Lieferbar A, fällig am xx / xx / xx wird drei Tage früher geliefert. Der Bericht Y wird pünktlich am xx / xx / xx geliefert. Und der C-Bericht, der um zwei Wochen verschoben wurde, während er auf die Grafiken wartete, wird nun voraussichtlich am überarbeiteten Fälligkeitsdatum xx / xx / xx ausgeliefert. "
Nächster Bericht Fälligkeitsdatum
Hier listen Sie auf, wann der nächste Bericht versendet wird. Wenn dies beispielsweise ein wöchentlicher Bericht ist, würden Sie das nächste Fälligkeitsdatum des Berichts als eine Woche später anzeigen.
Für einen monatlichen Bericht würden Sie das Datum im nächsten Monat anzeigen, wenn der Bericht versandt wird. Personen, die den Bericht erhalten, erwarten, dass diese Daten so genau sind wie die Daten in den Berichten.
Endeffekt
Ihr Fortschrittsbericht besteht aus der optionalen Zusammenfassung, der Berichterstattung über den Fortschritt aller Komponenten innerhalb des Projekts, der detaillierten Zusammenfassung und dem Zeitplan. Mache sie so genau wie möglich.