Vermeiden Sie es, sich in diesen Szenarien hinter Ihrem Computer oder Telefon zu verstecken
In der Tat sollten Sie sie unter bestimmten Umständen vermeiden. Sicher, es ist einfach, sich hinter Ihrem Computer zu verstecken und über die Tastatur zu sagen, was Sie sagen wollen. Aber manchmal musst du in die Welt hinaustreten und deine Stimme benutzen.
Hier sind drei Situationen, in denen es besser wäre, wenn Sie nicht auf Senden klicken.
Vermeiden Sie es, den Konflikt zu senden
Wir waren alle Teil einer E-Mail- oder Nachrichtenfolge zwischen zwei Parteien, die versuchten, ein Problem zu lösen. Manchmal sind Sie vielleicht einer der beiden Hauptteilnehmer oder vielleicht sind Sie nur einer von vielen Menschen, die sich gezwungen sahen, Sie einzubeziehen.
Bei jeder E-Mail- oder Nachrichtenantwort eskaliert das Problem. Letztendlich ist das, was vielleicht ein relativ kleines Problem war, viel größer geworden. Dies führt normalerweise zu einem persönlichen Treffen zwischen den beiden Parteien sowie einem Vorgesetzten oder Manager, um den Konflikt zu lösen.
Statt E-Mail oder Messaging zur Konfliktlösung zu verwenden, rufen Sie entweder die Person an oder planen Sie ein persönliches Meeting. Wenn Sie der Empfänger einer E-Mail oder Nachricht einer anderen Person sind, die versucht, ein Problem zu lösen, widerstehen Sie der Versuchung, per E-Mail zu antworten. Nehmen Sie den Hörer ab oder gehen Sie in das Büro der anderen Person und sagen Sie: "Ich habe Ihre E-Mail erhalten und dachte, es wäre vielleicht besser, wenn wir diese Situation einzeln besprechen statt per E-Mail.
Hast du ein paar Minuten Zeit zum Reden? "
Wenn E-Mail die einzige Option ist, kopieren Sie keine anderen Personen darauf. Dies führt zu einer Eskalation des Problems. Wenn Sie auf der Empfängerseite einer solchen E-Mail sind, klicken Sie nicht auf "Alle antworten". Antworten Sie einfach nur an die Person, die die E-Mail gesendet hat. Wenn Sie "alle antworten" antworten, sollte Ihre Antwort lauten: "Ich weiß es zu schätzen, dass Sie mich auf diese Situation aufmerksam gemacht haben.
Ich rufe Sie in einer Minute an, um zu besprechen. "Dies wird jeden, der kopiert wurde, darauf aufmerksam machen, dass Sie die Situation eins zu eins erledigen.
Vermeiden Sie es, zu senden, wenn Sie verärgert sind
Warst du jemals sauer über etwas und feuerte eine vernichtende E-Mail ab, nur um das unmittelbare Bedauern zu fühlen? Oder Sie waren vielleicht am empfangenden Ende einer solchen E-Mail oder Nachricht.
Nach einer schwierigen Situation oder Interaktion benötigen wir eine Abkühlphase . E-Mail und Messaging eignen sich dafür nicht; es ist sofort von Entwurf. Stattdessen, sobald Sie sich beruhigt haben, rufen Sie an oder besuchen Sie die Person, um die Situation zu besprechen. Wenn Sie sich am empfangenden Ende einer vernichtenden E-Mail befinden, vermeiden Sie den Drang zu antworten. Geben Sie sich Zeit, sich zu beruhigen und rufen Sie dann die Person an und bitten Sie, von Angesicht zu Angesicht zu diskutieren.
In Zukunft sollten Sie im Voraus entscheiden, dass Sie niemals E-Mails oder Nachrichten verwenden werden, wenn Sie verärgert sind. Machen Sie dies zu einem nicht verhandelbaren Pakt mit sich selbst.
Wenn Sie das Gefühl haben, etwas zu schreiben, wenn Sie verärgert sind, schreiben Sie eine Nachricht. Geben Sie sie nicht in E-Mails ein, auch wenn Sie die Nachricht nicht senden möchten. Sie wären nicht die erste Person, die versehentlich auf die Schaltfläche "Senden" anstatt auf die Schaltfläche "Speichern" geklickt hat.
Vermeiden Sie Schicken, um schlechte Nachrichten zu senden
Niemand möchte schlechte Nachrichten erhalten und per E-Mail empfangen oder eine Nachricht kann Salz zur Wunde hinzufügen.
Haben Sie jemals einem Kunden eine E-Mail geschickt, um ihm mitzuteilen, dass sich seine Bestellung verzögert hat? Oder einen Freund darüber in Kenntnis gesetzt, dass du nicht an ihrer Geburtstagsparty teilnehmen kannst? Oder wie wäre es mit einer E-Mail an Ihren Chef, um ihn zu warnen, dass Sie nicht mit einem Projekt fertig sind und Ihre Frist nicht einhalten würden?
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen ja lautet, hören Sie auf, E-Mails oder Nachrichten zu verwenden, um schlechte Nachrichten zu kommunizieren. Wenn Sie schlechte Nachrichten per E-Mail oder Nachricht senden, können Sie die Nachricht senden, dass Sie nicht interessiert sind oder dass das Problem nicht wichtig genug ist, um Ihre persönliche Aufmerksamkeit zu rechtfertigen. Wenn Sie E-Mail oder Messaging verwenden, um schlechte Nachrichten zu kommunizieren, haben Sie keine Möglichkeit, die Reaktion der Person zu beurteilen. Höchstwahrscheinlich werden die Leute enttäuscht oder verärgert sein. Wenn Sie die Nachrichten nicht persönlich übermitteln, können ihre Enttäuschungen eskalieren und eine noch schlimmere Situation schaffen.
Wenn Sie in diesem Szenario E-Mail oder Messaging verwenden, erscheinen Sie schließlich feige. Kunden, Mitarbeiter, Chefs und Freunde schätzen Menschen, die den Mut haben, schlechte Nachrichten persönlich zu kommunizieren.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Nachricht eine schlechte Nachricht ist, fragen Sie sich: "Möchte ich eine E-Mail oder Nachricht mit dieser Art von Nachrichten erhalten, oder würde ich es lieber persönlich mitteilen?". Dann handle entsprechend.
Es besteht kein Zweifel, dass E-Mail oder Messaging ein schnelles und effizientes Kommunikationsmittel ist, aber es ist nicht immer angemessen. Befolgen Sie die oben genannten Richtlinien und vermeiden Sie die Verwendung von E-Mails oder Nachrichten, wenn dies nicht der Fall ist.