Sanktionen können zutreffen, wenn Sie Details der I-9-Arbeitserlaubnis übersehen
Rechtliche Anforderungen
Arbeitgeber, die die entsprechenden Unterlagen von neuen Mitarbeitern nicht erhalten, können bestraft werden. Die Strafen reichen von $ 110 bis zu $ 1.100 pro Verstoß - jedes I-9-Einstellungsformular wird nicht ausgefüllt und verwaltet.
Die Strafen erhöhen sich auf 375 US-Dollar und bis zu 16.000 US-Dollar, weil sie wissentlich Personen beschäftigen, die keine I-9-Formulare mit der entsprechenden Bestätigung vorlegen.
Es verstößt gegen das Gesetz, wenn ein Arbeitgeber wissentlich Mitarbeiter anstellt, die nicht zur Arbeit in den USA berechtigt sind. Im Rahmen des Arbeitsberechtigungsprüfungsverfahrens müssen die Mitarbeiter nachweisen, dass sie US-Bürger oder Staatsangehörige, rechtmäßige ständige Einwohner oder anderweitig autorisierte Personen sind in den Vereinigten Staaten beschäftigt werden.
Jeder neue Mitarbeiter muss innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung seine Arbeitgeberdokumentation vorlegen, die sowohl den Nachweis seiner Identität als auch den Nachweis seiner Berechtigung zur Arbeit in den USA enthält.
Das I-9-Formular muss für jeden neuen Mitarbeiter unabhängig von seiner nationalen Herkunft ausgefüllt werden oder ob der Arbeitnehmer ein US-Bürger ist. Ein Arbeitgeber hat gegen das Einwanderungsgesetz des Bundes verstoßen, wenn er die Identität und die Arbeitsbewilligung eines neuen Mitarbeiters nicht mit einem I-9-Formular verifiziert.
Die Listen der zulässigen Verifizierungsdokumente sind sehr spezifisch.
Liste A - Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsberechtigung begründen
Diese Dokumente legen die Identität und die Berechtigung zur Arbeit in den USA fest und gelten als akzeptabler Beweis für beides.
- US Passport (nicht abgelaufen oder abgelaufen)
- Zertifikat der US-Staatsbürgerschaft ( Formulare N-560 oder N-561 )
- Einbürgerungsbescheinigung ( Formulare N-550 oder N-570 )
- Unerreichter ausländischer Pass mit einem angehängten Formular I-94 , das eine nicht erlangte Arbeitsgenehmigung anzeigt
- Permanent Resident Card oder Alien Registration Receipt Karte mit Foto ( Formular I-551 )
- Unerreichte vorläufige Wohnsitzkarte ( Formular I-688 )
- Unerwartete Beschäftigungsbewilligungskarte ( Formular I-688A )
- Unerwartete Wiedereintrittsbewilligung ( Formular I-327 )
- Unausgeführtes Flüchtlingsreisedokument ( Formular 1-571 )
- Unausgeführtes Arbeitsgenehmigungsdokument des Department of Homeland Security (DHS), das ein Foto enthält ( Formular I-688B )
Liste B - Dokumente, die Identität herstellen
In Ermangelung eines der oben genannten Dokumente müsste ein Arbeitnehmer zwei weitere Personen vorweisen, einen für den Nachweis der Identität und den anderen für den Nachweis der Beschäftigungsfähigkeit. Die folgenden Dokumente können die Identität eines Mitarbeiters feststellen:
- Führerschein oder Personalausweis, ausgestellt von einem Staat oder Außenbesitz der Vereinigten Staaten, vorausgesetzt, es enthält ein Foto oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse
- ID-Karte, die von Bundes-, Landes- oder lokalen Behörden oder Einrichtungen ausgestellt wird, sofern sie ein Foto oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
- Schulausweis mit einer Fotografie
- Registrierungskarte des Wählers
- US-Militärkarte oder Entwurf Aufzeichnung
- Ausweis des Militärangehörigen
- US-Küstenwache-Kaufmann Mariner Card
- Ureinwohner Stammesdokument
- Führerschein von einer kanadischen Regierungsbehörde ausgestellt
Spezielle Liste für Minderjährige
Mitarbeiter, die jünger als 18 Jahre alt sind und daher keine der oben genannten Dokumente vorlegen können, können stattdessen altersgerechte Unterlagen vorlegen, darunter:
- Schulprotokoll oder Zeugnis
- Klinik, Arzt oder Krankenhausakte
- Tagesbetreuung oder Kindergarteneintrag
Liste C-Dokumente, die Beschäftigungsberechtigung begründen
Eines dieser Dokumente muss zusätzlich zu einem Dokument aus Liste B vorgelegt werden.
- US-Sozialversicherungskarte, ausgestellt von der Sozialversicherungsbehörde, mit Ausnahme einer Karte, die besagt, dass sie nicht für eine Beschäftigung gilt
- Bescheinigung über die Geburt im Ausland ausgestellt von der Abteilung des Staates ( Formular FS-545 oder Form DS-1350 )
- Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, die von einem Staat, einer Grafschaft, einer Gemeindebehörde oder einem Außenbesitz der Vereinigten Staaten mit einem amtlichen Siegel ausgestellt wurde
- Ureinwohner Stammesdokument.
- US-Bürgerausweis ( Formular I-197 )
- ID-Karte für die Verwendung eines Resident Citizen in den Vereinigten Staaten ( Formular I-179 )
- Von der DHS ausgestellte Dokumente für unbefristete Arbeitsgenehmigungen, die nicht unter Liste A aufgeführt sind
Zusatzformular I-9 Pflichten des Arbeitgebers
Stellen Sie sicher, dass die I-9-Formulare korrekt ausgefüllt sind und dass Sie und Ihr Mitarbeiter genau den Anweisungen folgen.
Sie müssen das I-9-Formular jedes Mitarbeiters für mindestens drei Jahre oder für ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.
Bewahren Sie Kopien der Originaldokumente auf, die von Ihren Mitarbeitern bereitgestellt werden, und erstellen Sie diese. Dies ist nicht erforderlich, aber es wird empfohlen. Behalten Sie nur die Mindestanzahl an erforderlichen Dokumenten bei und speichern Sie die Formulare und Dokumentkopien getrennt von Ihren Mitarbeiterdateien .
Wenn Änderungen am I-9-Dateidokument vorgenommen werden, ändern Sie diese im ursprünglichen Formular und initialisieren Sie die Änderungen. Füllen Sie kein neues Formular aus.
Bestätigen Sie ablaufende Arbeitsgenehmigungen und erlauben Sie Mitarbeitern nicht zu arbeiten, wenn ihre Dokumentation abgelaufen ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie gemäß den Anweisungen und Richtlinien für das Timing antworten, wenn Sie einen nicht übereinstimmenden Social Security Administration-Brief erhalten, der angibt, dass eine bestimmte Anzahl Ihrer Mitarbeiter über nicht verifizierbare Sozialversicherungsnummern verfügt .
Erhalten Sie aktuelle I-9-Formularinformationen bei der US-Einwanderungsbehörde (USCIS). Weitere Informationen erhalten Sie bei der Gesellschaft für Personalmanagement.
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