Der Abschluss des I-9 Formulars für jeden Mitarbeiter ist ein ernstes Geschäft - im Ernst
Alle Angestellten, Bürger und Nicht-Bürger, die nach dem 6. November 1986 eingestellt wurden, müssen zum Zeitpunkt der Einstellung Abschnitt 1 des Formulars I-9 ausfüllen.
Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass Abschnitt 1 des Formulars I-9 vom Arbeitnehmer rechtzeitig und ordnungsgemäß ausgefüllt wird.
Der Arbeitgeber muss die Beschäftigungsüberprüfung überprüfen und sicherstellen, dass die Abschnitte 2 und 3 des Formulars I-9 ebenfalls ordnungsgemäß ausgefüllt sind. Die Arbeitgeber müssen Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen, indem sie innerhalb von drei (3) Arbeitstagen nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses den ersten Nachweis (nur originale, noch nicht abgelaufene Dokumente) über die Identität und Beschäftigungsfähigkeit prüfen.
Der Mitarbeiter muss physisch anwesend sein und seine Originaldokumente müssen persönlich überprüft werden. Der Mitarbeiter, der die Originaldokumente prüft, muss Abschnitt 2 der I-9 unterzeichnen.
Das Formular bestätigt, dass Sie zwei genehmigte Formen der Identifizierung überprüft haben, die nachweisen, dass der Mitarbeiter gesetzlich dazu berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
Arbeitgeber oder ihre bevollmächtigten Vertreter müssen Abschnitt 3 ausfüllen, wenn sie erneut bestätigen, dass ein Arbeitnehmer berechtigt ist, in den USA zu arbeiten.
Bei der Wiedereinstellung eines Mitarbeiters innerhalb von drei Jahren nach dem ursprünglichen Abschluss der I-9 haben die Arbeitgeber die Möglichkeit, ein neues I-9-Formular auszufüllen oder Abschnitt 3 auszufüllen.
In regelmäßigen Abständen müssen Sie die I-9-Formulare prüfen, um sicherzustellen, dass Sie für jeden Mitarbeiter ein ausgefülltes Formular haben. Sie müssen auf Wahrhaftigkeit und Vollständigkeit prüfen und Beweise für das Auditing und alle Schulungen, die Mitarbeiter erhalten, die die I-9 ausgefüllt oder aufbewahrt haben, speichern.
Ort der abgeschlossenen I-9-Formulare
Aus diesen Gründen sollten Sie alle Mitarbeiter I-9 und die zugehörige Dokumentation in einer separaten Personalakte aufbewahren.
Die Regierung kann diese Formulare einsehen. Wenn Regierungsangestellte Ihre I-9-Formulare einsehen, möchten Sie ihnen keinen Zugriff auf die privaten Personalakten Ihrer Mitarbeiter und die darin enthaltenen vertraulichen Informationen gewähren.
Im Interesse der Vertraulichkeit der Angestellten und des beschränkten Zugriffs möchten Sie Ihre Mitarbeiter I-9s in einem Ordner isolieren , der speziell für den I-9-Speicher bestimmt ist.
Dies schützt die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter und verhindert, dass der Arbeitgeber zusätzliche Fragen beantworten muss, die sich aus dem Inhalt der Mitarbeiterakte ergeben. Sie könnten Ihr Unternehmen unwissentlich einer verstärkten Untersuchung durch USCIS-Mitarbeiter öffnen. Vermeiden Sie dies.
Aktuelle I-9-Dateiuntersuchung
Nach Angaben der US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) kann die Regierung Ihre I-9 überprüfen: "Der Verwaltungsinspektionsprozess wird durch die Zustellung einer Überprüfungsbescheinigung (Notification of Inspection, NOI) an einen Arbeitgeber eingeleitet, der die Herstellung der Formulare I-9 vorschreibt.
"Nach dem Gesetz müssen die Arbeitgeber mindestens drei Werktage Zeit haben, um die Formulare I-9 zu erstellen.
Häufig wird ICE vom Arbeitgeber Unterlagen anfordern, die eine Kopie der Gehaltsliste, eine Liste der aktuellen Mitarbeiter, Statuten und Geschäftslizenzen enthalten können. "
Der aktuelle Trend ist, dass ICE seine Durchsetzung verstärkt. Arbeitgeber sehen sich zunehmend mit Strafanzeigen konfrontiert, die von Managern, Eigentümern und Personalmitarbeitern erhoben werden, weil sie I-9-Formulare für jeden Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß ausgefüllt und gespeichert haben. Unternehmen haben zunehmend erhebliche Bußgelder erhalten und wurden ausgeschlossen.
Arbeitgeber müssen I-9 Formulare ernst nehmen. Ernst. Brauchen wir mehr?
Sehen Sie ein aktuelles I-9 Formular und vervollständigen Sie die Anweisungen für seine Umsetzung beim Department of Homeland Security - US-Einwanderungsbehörde (USCIS).
Auch bekannt als: Mitarbeiterdateien, Mitarbeiterdaten, Personalakten, Dokumentation