Wie können Mitarbeiter Zugriff auf ihre Personalakte erhalten?
Da Mitarbeiter wissen, dass diese Datensätze vorhanden sind, möchten sie sie von Zeit zu Zeit anzeigen, um zu sehen, was die Datei enthält.
Bei der Entscheidung über die Bereitstellung von Mitarbeitern (und früheren Mitarbeitern) sollten Sie sich an alle für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze halten.
Viele Staaten haben Gesetze, die von einem Unternehmen verlangen, dass bestimmte Teile der Datei aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anwalt für Beschäftigung, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinie allen Gesetzen entspricht.
So schreibt das Bundesgesetz vor, dass Aufzeichnungen über Amerikaner mit Behinderungen von Personalakten getrennt geführt werden. Wenn Ihr Unternehmen HIPAA unterliegt, stellen Sie sicher, dass Ihre medizinischen Aufzeichnungen dies auch einhalten.
Sie haben möglicherweise viel Spielraum in dem, was Sie Mitarbeitern erlauben, in ihrer Datei zu sehen. Beachten Sie jedoch, dass selbst dann, wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter keinen Zugang zu bestimmten Informationen, wie z. B. Referenzprüfungen, haben kann, dass im Fall einer Klage diese Informationen erkennbar sind.
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter daher an, die Dinge genau aufzuzeichnen und das Gesetz zu befolgen. Mitarbeiter-Aufzeichnungen sind nicht der Ort für Insider-Witze oder abfällige Kommentare.
Diese kommen vor Gericht nicht gut an.
In der Regel sorgt ein Gatekeeper für die Datensätze dafür, dass die Prozeduren befolgt werden und konsistent sind. Sie möchten nicht, dass ein HR-Manager den Mitarbeitern erlaubt, ihre Unterlagen zu ihren Schreibtischen zurückzubringen, während ein anderer den Zugriff überhaupt verweigert.
Wenn alle dazu verpflichtet werden, eine einzige Quelle zu nutzen, bleiben die Dinge konsistent und legal.
Gesetze in Bezug auf Aufzeichnungen und Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Zugriff sind knifflig. Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Laufenden bleiben.
Die folgenden Richtlinien sind ein guter Anfang für Ihr Unternehmen , aber denken Sie daran, dass Ihre staatlichen und lokalen Gesetze variieren können.
Beispiel für eine Zugriffsrichtlinie für Mitarbeiterdatensätze
Alle Mitarbeiter, ehemaligen Mitarbeiter und Vertreter von Mitarbeitern können bestimmte Inhalte ihrer Personalakte mit vorheriger Benachrichtigung an das Personalpersonal einsehen. Dokumente, die sich auf die Qualifikationen des Mitarbeiters beziehen, wie die Bewerbung, Beförderung , Disziplinarmaßnahmen und Überweisungen, können eingesehen werden . Darüber hinaus kann der Mitarbeiter Richtlinien-Abmeldeformulare und Schulungsunterlagen einsehen.
Dokumente, die der Mitarbeiter nicht überprüfen darf, umfassen Verweise oder Referenzprüfungen, Aufzeichnungen von Untersuchungen des Managements, Krankenakten, Dokumente im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren, Dokumente, die die Vertraulichkeit eines anderen Mitarbeiters verletzen, und Dokumente, die für die Mitarbeiterplanung verwendet werden.
Verfahren
Ein Mitarbeiter, der den zulässigen Inhalt seiner Personalakte überprüfen möchte, sollte die Personalabteilung mit einer Frist von 24 Stunden kontaktieren (Wochenenden ausgeschlossen). Ehemalige Mitarbeiter oder Personen, die dem Personalpersonal nicht bekannt sind, müssen eine Identifikation und / oder einen Nachweis der Erlaubnis zum Zugriff auf die Personalakte vorlegen.
Mitarbeiter müssen ihre Personalakten in Anwesenheit einer Person des Personals überprüfen.
Mitarbeiter dürfen keinen Teil der Personalakte aus dem Büro entfernen.
Der Mitarbeiter kann Fotokopien der Datei oder Teile der Datei anfordern. Im Rahmen des Zumutbaren wird der Mitarbeiter der Personalabteilung Fotokopien zur Verfügung stellen. Für umfangreiche Kopien muss der Mitarbeiter die Fotokopien bezahlen.
Wenn der Mitarbeiter mit einem Dokument in seiner Personalakte unzufrieden ist, kann der Mitarbeiter in Anwesenheit der Person des Personals eine Erklärung oder Klarstellung schreiben und sie dem umstrittenen Dokument beifügen. Unter keinen Umständen ändern HR-Mitarbeiter oder Mitarbeiter das eigentliche Dokument.
Der Mitarbeiter kann auch verlangen, dass ein Dokument aus der Personalakte entfernt wird. Wenn der Mitarbeiter der Personalabteilung zustimmt, kann das Dokument entfernt werden.
Wenn der Mitarbeiter der Personalabteilung nicht einverstanden ist, kann gegen die Angelegenheit in der Art und Weise Berufung eingelegt werden, wie in der Unternehmensrichtlinie für offene Türen vorgeschrieben.