Die Personalakte des Mitarbeiters wird in der Regel in einem gesperrten, feuerfesten Aktenschrank an einem gesperrten Ort aufbewahrt, auf den das Personalpersonal zugreifen kann.
Die Vertraulichkeit der Mitarbeiterinformationen in der Personalakte ist von größter Bedeutung.
Von allen vom Unternehmen geführten Mitarbeiterdateien wird die Mitarbeiterdatei am häufigsten von Arbeitgebern, Vorgesetzten oder Mitarbeitern der Personalabteilung täglich abgerufen.
Überlegungen zum Inhalt von Mitarbeiter-Personalakten
Die grundlegenden Prinzipien und Fragen, die bei der Einreichung eines Dokuments in einer Mitarbeiterakte berücksichtigt werden müssen, sind diese.
- Wird der Arbeitgeber ein bestimmtes Dokument benötigen, um Entscheidungen zu rechtfertigen, wenn der Arbeitgeber verklagt wurde? Würde der Arbeitgeber das Dokument vor einem Gericht brauchen?
- Weiß der Mitarbeiter, dass das Dokument in seiner Personalakte abgelegt wird? In den meisten Fällen sollten Arbeitgeber den Arbeitnehmer unterschreiben lassen, um nicht mit dem Inhalt des Dokuments einverstanden zu sein, sondern um anzuerkennen, dass sie das Dokument kennen und es gelesen haben.
- Keine Überraschungen, Meinungen oder persönlichen Notizen über den Angestellten sollten jemals in eine Mitarbeiterakte gelegt werden. Nur die Fakten, keine spekulativen Gedanken, gehören in eine Mitarbeiterakte.
Inhalt einer Mitarbeiterdatei des Mitarbeiters
Im Folgenden finden Sie Empfehlungen zur Dokumentation, die ein Arbeitgeber in einer Mitarbeiterakte aufbewahren sollte.
Beschäftigung Geschichte
- Bewerbung
- Fortsetzen
- Anschreiben fortsetzen
- Bildungsverifizierung
- Überprüfung der Beschäftigung
- Ablehnungsschreiben
- Position Jobbeschreibung
- Jobanalyse-Datensätze
- Jobangebot Brief oder Arbeitsvertrag
- Arbeitsagentur oder Zeitarbeitsvertrag, falls verwendet
- Notfall-Kontaktinformation
- Unterschriebenes Mitarbeiterhandbuch mit Unterschrift, das den Empfang des Mitarbeiterhandbuchs zeigt
- Checkliste von neuer Mitarbeiterorientierung, die die Themen und von wem abgedeckt zeigt
- Irgendwelche Umzugsvereinbarungen und Dokumentation
- Ein Vertrag, eine schriftliche Vereinbarung, ein Empfang oder eine Bestätigung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber (wie z. B. eine nicht konkurrierende Vereinbarung , ein Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung, die sich auf ein von einem Unternehmen zur Verfügung gestelltes Auto bezieht)
- Lebensarbeitszeitformulare einschließlich: Anträge auf Überweisung , Beförderung , interne Bewerbungen und so weiter
- Alle anderen Unterlagen im Zusammenhang mit der Beschäftigung
Entwicklung und Verbesserung der Mitarbeiterperformance
- Kopien von durchgeführten Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeiterentwicklungsplänen
- Selbsteinschätzung der Mitarbeiter
- Aufzeichnungen von allen formellen Beratungssitzungen
- Hinweise auf Anwesenheit oder Verspätung
- Leistungsverbesserungsplan-Dokumentation
- Disziplinarberichte
- Mitarbeiter Anerkennung präsentiert wie Zertifikate, Anerkennungsschreiben und so weiter
- Employee formale Vorschläge und Empfehlungen, organisatorische Antworten
- Trainingsaufzeichnungen
- Anfragen für das Training
- Bewertungen der Kompetenzen
- Schulungsklassen- oder Sitzungsbenachrichtigungen oder Zeitpläne
- Bedarfsgutachten unterzeichnet
- Schulungsaufwand Berichte
- Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern
Beschäftigungsabbau Aufzeichnungen
- Mitarbeiterrücktrittsschreiben
- Interview-Dokumentation beenden
- Cobra Benachrichtigung
- Arbeitsende, die Checkliste beendet
- Abschließende Buchhaltung für alle Aspekte der Beschäftigung des Mitarbeiters wie Endgehalt , Urlaubsgeld, Rückgabe von Firmeneigentum und so weiter.
Zusätzliche Dokumente zu Personalakten sind verfügbar.