Medizinische Mitarbeiterinformationen werden niemals in einer Mitarbeiterdatei gefunden
Da die medizinische Datei vertrauliche und vertrauliche Informationen enthält, muss sie sich an einem sicheren, gesperrten und unzugänglichen Ort befinden.
Das Archiv, in dem sich die medizinischen Unterlagen der Mitarbeiter befinden, sollte ebenfalls gesperrt werden, und die Personalabteilung sollte die einzigen Schlüssel haben. Der Zugriff auf medizinische Unterlagen von Mitarbeitern ist ausschließlich auf Mitarbeiter der Personalabteilung beschränkt.
Das Gesetz über die Übertragbarkeit und die Verantwortlichkeit von Krankenversicherungen aus dem Jahr 1996 (HIPAA) verpflichtet die Arbeitgeber, die medizinischen Unterlagen ihrer Angestellten als vertraulich zu behandeln; medizinische Aufzeichnungen sollten separat und getrennt von anderen Geschäftsunterlagen gespeichert werden. Bewahren Sie die Krankenakten der Mitarbeiter niemals in der allgemeinen Personalakte des Mitarbeiters auf.
Aufgrund der Vertraulichkeit der Informationen müssen Datensätze von Dateien isoliert werden, auf die Mitarbeiter wie Vorgesetzte oder Manager zugreifen können. (Eigentlich wird dies auch für Personalakten im Allgemeinen empfohlen - geben Sie nur Personalmitarbeitern Zugang.)
Inhalt der medizinischen Mitarbeiterdatei
Dies sind die Arten von Gegenständen, die sicher in der medizinischen Akte des Mitarbeiters aufbewahrt werden sollten. Im Zweifelsfall sollten Sie die medizinisch relevanten Informationen Ihrer Mitarbeiter schützen.
- Krankenversicherungsanträge und Formulare
- Lebensversicherungsanträge und Formulare
- Benannte Empfängerinformationen
- Anträge für andere Leistungen an Arbeitnehmer, für die möglicherweise medizinische Informationen erforderlich sind, z
- Anfragen für bezahlte oder unbezahlte medizinische Abwesenheitszeiten
- Familien- und Urlaubsgesetz (FMLA) Berichte und damit verbundene Anträge und Papierkram
- Von Ärzten unterschriebene FMLA-Papiere
- Dokumentation über die Erkrankungen eines Familienmitglieds oder Kindes, für das Sie eine FMLA-Zeit beantragen, um eine kontinuierliche Betreuung zu gewährleisten
- Medizinisch verwandte Urlaubsdokumentation für Mitarbeiter, die keine FMLA-Freistellung beanspruchen können
- Ärztliche Untersuchungen, Notizen, Korrespondenz und Empfehlungen
- Medizinisch bedingte Ausreden für Fehlzeiten oder Verspätungen bei einem Arzt
- Medizinische Arbeitseinschränkungen mit Dokumentation des empfehlenden Arztes
- Unfall- und Verletzungsberichte, einschließlich der von der OSHA geforderten Dokumente
- Entschädigungsberichte von Arbeitnehmern über Verletzungen oder Krankheiten
- Jedes andere Formular oder Dokument, das private medizinische Informationen über einen Mitarbeiter enthält.
Wenn Sie diese Dateien zu 100 Prozent vertraulich behandeln, werden Ihre Mitarbeiter Ihnen vertrauen und Sie werden den Geist und die Bedeutung des Gesetzes aufrecht erhalten.
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