Der Unterschied besteht darin, dass persönliche Assistenten nur eine einzelne Person unterstützen, und sie können auch bei persönlichen Aufgaben wie Einkaufen oder Planen von sozialen Engagements helfen.
Manche Leute delegieren die Projektarbeit an ihre Assistenten oder lassen sich von ihren Assistenten in Abwesenheit vertreten.
Stellenanforderungen für persönliche Assistenten
Zwar gibt es keine Mindestanforderungen für persönliche Assistenten in Bezug auf Ausbildung, aber ein Hintergrund in der Geschäfts-oder Verwaltungsarbeit hilft. Eine zweite oder dritte Sprache kann auch in manchen Fällen wichtig sein. Im Allgemeinen sind die Fähigkeiten, die Sie haben, wichtiger als Ihre Ausbildung. Eine Diskussion über einige dieser notwendigen Fähigkeiten kann Ihnen helfen zu entscheiden, ob diese Art von Arbeit für Sie geeignet ist.
Hier ist eine Liste von persönlichen Assistenten Fähigkeiten für Lebensläufe, Anschreiben, Bewerbungen und Interviews. Die erforderlichen Fertigkeiten variieren je nach dem Job, für den du dich bewirbst. Überprüfe also auch unsere Liste der Fähigkeiten, die nach Beruf und Art der Fähigkeiten aufgelistet sind. Schauen Sie durch diese Liste und sehen Sie, ob Sie diese Fähigkeiten in früheren Jobs verwendet oder durch Training erworben haben.
Machen Sie sich Notizen darüber, wann und wie Sie diese Fähigkeiten verwendet oder entwickelt haben.
Dann fügen Sie sie Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben hinzu oder halten Sie sie griffbereit, um Bewerbungen auszufüllen. Die Leute, die Anwendungen screenen, werden oft nach Schlüsselfertigkeiten suchen. Bringen Sie Ihre Fähigkeiten mit denen in Einklang, die für den Job benötigt werden. Dann seien Sie sicher, dass sie in Ihrem Anschreiben erwähnt und in Ihrem Lebenslauf aufgeführt sind.
Sie sollten auch Interview-Antworten darüber entwickeln, wie Sie Ihre Fähigkeiten in früheren Positionen genutzt haben. Haben Sie ein Beispiel dafür, wie Sie ein Problem am Arbeitsplatz mithilfe einer oder mehrerer dieser Fähigkeiten gelöst haben. Zeigen Sie, wie Sie mit Ihren Fähigkeiten zum Erfolg eines Projekts beigetragen haben.
Beispiele für persönliche Assistentenfähigkeiten
Diese Liste ist nicht erschöpfend, enthält aber einige der wichtigsten und begehrtesten Fähigkeiten für persönliche Assistenten.
Organisation und Zeitmanagement
Als persönliche Assistentin wird ein großer Teil Ihrer Arbeit darin bestehen, jemand anderen organisiert und im Zeitplan zu halten. Sie müssen daher selbst gut organisiert sein. Glücklicherweise kann Organisation gelernt werden. Es gibt spezielle Techniken, die Sie anpassen können, um Ihre Zeit effizienter zu nutzen und Ihr Leben und das Ihres Vorgesetzten in Ordnung zu halten.
Schriftliche und mündliche Kommunikation
Sie müssen Anweisungen verstehen und befolgen, und Sie müssen Informationen klar und ehrlich übermitteln. Abhängig von den Details Ihrer Position müssen Sie möglicherweise auch Kunden begrüßen, auf Korrespondenz antworten oder Berichte und Präsentationen erstellen. Alle diese Aufgaben erfordern erstklassige Kommunikationsfähigkeiten einschließlich Sprechen und Schreiben, Zuhören und Lesen.
Genauigkeit und Liebe zum Detail
Die Liebe zum Detail ist eine wichtige Komponente, um gut organisiert und kommunikativ zu bleiben.
Vagheit oder Ungenauigkeit führen bestenfalls zu Ineffizienz und können auch zu schwerwiegenden Fehlern führen oder die Kollegen Ihres Vorgesetzten entfremden.
Kenntnis der relevanten Software
Welche Software Sie handhaben müssen, kann variieren, wird aber wahrscheinlich Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, Kalender, Desktop Publishing und PowerPoint oder etwas Ähnliches beinhalten. In der Lage zu sein, mindestens minimalen technischen Support zu bieten, ist ein Plus. Sie müssen möglicherweise mehrere verschiedene Programme und Apps für sich selbst auswerten, die die besten Tools zur Erreichung der Ziele Ihres Managers bieten. Ihre Aufgabe besteht immer darin, die Arbeit Ihres Vorgesetzten einfacher und einfacher zu machen, und dies könnte eine Menge Problemlösung im Hintergrund erfordern.
Takt und Diskretion
Als persönliche Assistentin werden Sie häufig empfindlichem Material ausgesetzt sein, von Geschäftsgeheimnissen bis hin zu sehr persönlichen Informationen, die Sie vertraulich behandeln müssen.
Eine verwandte Fähigkeit ist Takt, die Fähigkeit, sanft oder gar nicht auf Informationen zu reagieren, die andere Menschen als schwierig oder peinlich empfinden könnten. Sie müssen mit anderen Worten eine sichere Person sein, mit der Ihr Manager verwundbar ist. Schließlich wissen nur Sie, wie viel Unterstützung sie benötigen.
Personal Assistant Skills Liste
Administrative Fähigkeiten
Diese Fähigkeiten sind oft Teil der Berufsbeschreibung für einen persönlichen Assistenten oder Fähigkeiten von Mehrwert. Ihr Arbeitgeber benötigt möglicherweise jemanden, der diese Aufgaben für sie erledigen kann.
- Administrativ
- Termine
- Korrespondenz
- Besorgungen
- Veranstaltungen
- Veranstaltungsplanung
- Einreichung
- Implementieren von Prozeduren
- Termine verwalten
- Meetings
- Büromanagement
- Projektmanagement
- Forschung
- Planung
- Diktat nehmen
- Nachrichten aufnehmen
- Notizen machen
- Reisevorbereitungen
- Reiseplanung
Kommunikationsfähigkeiten
Als persönlicher Assistent sind alle Aspekte der Kommunikation wichtig für den Job. Sei bereit, deine Erfahrung oder dein Training zu zeigen.
- Antwort Telefon
- Kommunikation
- Gruß Besucher
- Anfragen bearbeiten
- Vernetzung
- Nonverbale Kommunikation
- Screening-Anrufe
- Verbale Kommunikation
- Schriftliche Kommunikation
Finanzielle Fähigkeiten
Hast du Erfahrung oder Training für diese Aufgaben?
- Buchhaltung
- Budgetierung
- Einkauf
- Beschaffung
- Einkaufen
Technologie-Fähigkeiten
Können Sie verschiedene Plattformen und Geräte verwenden und grundlegende Fehlerbehebung durchführen?
- Computer (PC, Mac, Tablet)
- Datenbankmanagement
- Microsoft Office
- Präsentationsvorbereitung
- Berichte
- Textverarbeitung
Persönliche Beherrschungsfähigkeiten
Diese Fähigkeiten sind oft Teil Ihrer Persönlichkeit. Zeige, wie du sie benutzt und entwickelt hast.
- Vertraulichkeit
- Diplomatisch
- Diskretion
- Flexibilität
- Zwischenmenschlich
- Multitasking
- Organisation
- Positive Einstellung
- Probleme lösen
- Professionelles Verhalten
- Selbst motiviert
- Teamspieler
- Zeiteinteilung
- Selbstständig arbeiten
Wenn Sie diese Fähigkeiten bei einem früheren Job nicht genutzt haben, schauen Sie sich an, wie Sie sie bei freiwilligen oder unbezahlten Jobs entwickelt haben oder verwenden Sie sie in Ihrem persönlichen Leben. Benutzt du diese Fähigkeiten als Teil einer Glaubensgemeinschaft oder für ein Schülerprojekt in der Schule? Haben Sie Fähigkeiten im Rahmen einer Sportmannschaft oder einer Einzelsportart entwickelt? Diese Erfahrung kann auch wertvoll sein und Sie zu einem besseren Kandidaten für die Position machen.
Beispiel Personal Assistant Lebenslauf
Nehmen Sie in der folgenden Beispielzusammenfassung, die für einen persönlichen Assistenten entworfen wurde, zur Kenntnis, wie mehrere der oben genannten Fähigkeiten in den Text integriert werden - insbesondere der anfänglichen "Zusammenfassung der Qualifikationen".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Kolumbien, MO 65203
Karenodell@myemail.com
Handy: 870.123.4567
Persönlicher Assistent
Detailorientierter und hoch organisierter Personal Assistant, der versiert ist, C-Level-Führungskräften nahtlose Unterstützung zu bieten. Makellos und unabhängig erledigen Sie administrative Aufgaben, Termin- und Reiseplanung, Einkaufs- und Eventplanung mit müheloser Effizienz. Kernkompetenzen:
- Administrativ : Verarbeiten Sie sensible Daten und wickeln Sie alle Korrespondenz und Diktate mit kompromissloser Integrität und Vertraulichkeit ab. Sorgen Sie für eine stressfreie Umgebung für die Entscheidungsfindung von Führungskräften, indem Sie Meetings und Sonderveranstaltungen proaktiv koordinieren und Komplikationen in den einzelnen Phasen lösen.
- Kommunikation: Einfaches Rapport mit Kunden, Lieferanten und Projektbeteiligten sowohl persönlich als auch schriftlich. Adept in der diplomatischen Vernetzung zwischen Parteien, um die Qualität der Durchführung von Projekten und Veranstaltungen zu gewährleisten.
- Finanzverwaltung: Kann Bildung im Rechnungswesen wirksam einsetzen, um Bücher richtig auszubalancieren und Budgetierung und Kauffunktionen auszuführen.
- Hauptstärken: Positiv und absolut professionell in der Haltung, mit der Fähigkeit, das Vertrauen und Engagement anderer zu vermitteln. Technische Kenntnisse umfassen Microsoft Office Suite, QuickBooks und Adobe Creative Suite. Fließend Spanisch sprechen.
Glengarry Incorporated, Kolumbien, MO
Persönliche Assistentin des Präsidenten (20XX zu präsentieren)
Bietet umfassende administrative und persönliche Unterstützung für den Gründer von Boutique-Finanzberatungsunternehmen, mit Zuständigkeitsbereich, der Diktier-, Korrespondenz-, Büro-Management-, Lieferanten-Beziehungen, Terminplanung, Reisekoordination und Veranstaltungsplanung Funktionen umfasst.
- Geplant sind alle Details für sehr erfolgreiche Kundenbeziehungen wie Golf- und Tennis-Wochenenden, Seminare zur Finanzplanung und Aktionärsbankette.
- Anbieter von kosteneffektiven Reise- und Unterhaltungsdiensten, die ihre Reisekosten um 15% senken.
- Nutzen Sie die Adobe Creative Suite, um visuell ansprechende neue Marketingbroschüren und einen monatlichen Newsletter zu erstellen.
Creekside Buchhaltung, Kolumbien, MO
Verwaltungsassistent (20XX bis 20XX)
Serviert als administrative Assistentin der Gruppe von drei CPAs. Begrüßte Kunden und sammelte persönliche Kontakt- und Finanzinformationen; organisierte Client-Dateien. Geplant und Notizen gemacht bei Besprechungen, behandelt Telefonempfang und bearbeitete Korrespondenz.
- Häufig empfohlen von Kunden und Arbeitgebern für fröhliches Auftreten und viel Liebe zum Detail.
- Hat geholfen, sowohl Kunden als auch neues Personal in der Verwendung der eigenen Steuerverwaltungssoftware zu schulen.
Bildung
BS in Betriebswirtschaft (Nebenfach: Buchhaltung); 3,52 GPA
Universität von Missouri, Kolumbien, MO
Tennis Team, Kappa Alpha Theta Schwesternschaft, Toastmasters Club, Jahr im Ausland in Madrid, Spanien