Wenn Sie nach dieser Art von Arbeit suchen, können Sie Ihre Chancen dramatisch verbessern, indem Sie wissen, welche Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen Sie während des Bewerbungs- und Interviewprozesses hervorheben.
Wie man Skill-Listen verwendet
Sehen Sie sich diese Liste der gesuchten Fähigkeiten an. Sie können feststellen, dass Sie mehr davon haben, als Sie dachten. Verwenden Sie die Namen Ihrer relevanten Fähigkeiten als Schlüsselwörter in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben , damit der Einstellungsleiter klar sehen kann, dass Sie das haben, wonach Sie suchen. Lesen Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig durch, damit Sie wissen, welche Fähigkeiten für Ihren zukünftigen Arbeitgeber am wichtigsten sind. Die Forschung hilft auch.
Wenn Sie sich auf Ihr Vorstellungsgespräch vorbereiten, bereiten Sie mindestens ein konkretes Beispiel für eine Zeit vor, in der Sie jede der Fähigkeiten, die Sie erwarten, vorführen. Erwarte nicht, dass sie dein Wort für diese Dinge nehmen.
Sie können auch unsere Liste der Fähigkeiten nach Job und Skillarten durchsehen .
Beispiele für Office Manager-Kenntnisse
Nicht alle Büro-Manager Positionen erfordern genau die gleichen Fähigkeiten . Viel hängt davon ab, wie viele Büroassistenten Sie beaufsichtigen müssen, wie viele Personen das von Ihnen verwaltete Büro nutzen und welche Arten von Software und anderen Systemen Ihr Arbeitgeber verwendet.
Aber es gibt einige Fähigkeiten, die praktisch alle effektiven Büroleiter haben und nicht verzichten können.
Administrative Fähigkeiten
Als Büroleiter sind Sie für die Durchführung mehrerer administrativer Aufgaben verantwortlich . Dazu gehören die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Durchführung von Leistungsbewertungen, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Aufsicht über andere.
Die Genehmigung formeller Anforderungen, die Durchführung allgemeiner Geschäftsvorgänge und die Führung von Papier- und Personalakten können ebenfalls in Ihre Zuständigkeit fallen.
Sie müssen auch planen, die Postverarbeitung übernehmen, Termine planen und an Meetings teilnehmen. Sie können aufgefordert werden, Konfliktlösung zu üben, Arbeit zu delegieren und Politik und Entscheidungsträger zu sein .
Analytische Fähigkeiten
Teil Ihrer Arbeit wird es sein, Wege zu finden, Ihre Arbeit besser zu machen. Wenn Sie Ineffizienzen in Ihrem Büro feststellen und Lösungen anbieten können, können Sie Ihrem Arbeitgeber viel Geld sparen und Ihren Kollegen eine Menge Ärger ersparen. Eine große Büroleiterin wird sich immer wieder mit allen Prozessen, Praktiken und Verfahren beschäftigen. "Ist das sinnvoll? Ist das das Beste, was wir tun können? "Hier ist eine Liste von analytischen Fähigkeiten, die Sie in Ihren Lebenslauf aufnehmen können.
Aufmerksamkeit fürs Detail
Als Büroleiter bleibt der Bock bei dir. Sie sind verantwortlich für die rechtzeitige Bestellung der richtigen Bürobedarfsartikel, für die korrekte und geordnete Aufbewahrung der Unterlagen und für die Verfolgung der Bedürfnisse und Probleme aller anderen Mitarbeiter im Büro. Wenn Sie es richtig machen, wird das Büro scheinen, selbst zu laufen. Wenn Sie ein kleines Detail falsch verstehen, können andere Leute möglicherweise ihre Arbeit nicht machen.
Kommunikationsfähigkeit
Wie Büroassistenten werden Sie oft einer der ersten Besucher sein, die Sie sehen, und Sie können manchmal der einzige sein, den sie sehen, wenn der Fachmann, dessen Büro dies ist, zufällig draußen ist. Sie müssen daher als effektive Empfangsdame fungieren und gleichzeitig Ihre anderen Aufgaben wahrnehmen.
Sie können auch der primäre Verbindungspunkt zwischen all den verschiedenen Personen sein, die das Büro benutzen, und möglicherweise zwischen Ihrem Büro und anderen innerhalb derselben Organisation. Möglicherweise müssen Sie Konfliktlösung üben. Du wirst definitiv Arbeit delegieren müssen . All dies summiert sich zu viel Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich, wobei alle zu jeder Zeit genau, effizient, freundlich und professionell sein müssen.
Computerfähigkeiten
Es ist wichtig, dass die Büroleiter eine breite Palette von Computerkenntnissen haben .
Die Einzelheiten hängen von Ihrem Arbeitgeber ab, umfassen jedoch Dateneingabe, Tabellenkalkulation und allgemeine IT-Aufgaben.
Das Verwalten von Büros kann eine enorme Verantwortung sein. Büroleiter arbeiten in der Regel an der Spitze einer Organisation, mit ihren Händen in allen Aspekten des Unternehmens. Wenn diese zentrale Rolle Ihnen zusagt, überprüfen Sie unsere Skill-Liste, um zu sehen, ob es eine Karriere für Sie sein könnte.
Finanzangelegenheiten
Zu Ihren Aufgaben gehören Buchhaltung, Rechnungsstellung, Budgetierung und Buchhaltung. Möglicherweise müssen Sie auch Gehaltsabrechnung, Kleingeld und QuickBooks verwalten . Quartals- und Halbjahresberichte können ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich fallen. Wenn Ihr Büro überhaupt mit Geld umgeht, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, dass es gut gehandhabt wird
Führungskompetenz
Als Betreuer einer möglicherweise großen Gruppe von Büroassistenten müssen Sie alle motiviert und koordiniert halten. Du musst Teamarbeit machen. Ihre Aufgabe wird es sein, einen Standard für die Arbeit aller anderen zu setzen und sicherzustellen, dass diese Standards eingehalten werden. Führen bedeutet oft, anderen Menschen zu helfen, in ihrer Karriere zu wachsen und Menschen dabei zu helfen, selbständig zu starten und miteinander zu kommunizieren.
Soziale Fähigkeiten
Zwischenmenschliche Fähigkeiten spielen eine große Rolle als Büroleiter. Sie werden aufgefordert, eine positive Einstellung zu haben, Besucher zu begrüßen und Teamwork zu betreiben.
Verschiedene Stärken
Office-Manager haben in der Regel verschiedene Fähigkeiten, die ihnen helfen, ihre Arbeit zu erledigen. Dazu gehört, dass Sie auf Details achten, flexibel sind, welche Aufgaben Sie ausführen müssen und zuverlässig sind.
Office-Manager sollten auch Netzwerker, logische Denker , Multi-Taskers und Problemlöser sein . Zeitmanagement und Organisation sollten für Menschen, die in dieser Rolle tätig sind, selbstverständlich sein.