Intelligente Arbeitgeber pflegen 4 verschiedene Dateien für Mitarbeiterdatensätze
Personalakten von Mitarbeiterakten
Für jeden Mitarbeiter wird eine Personalakte gepflegt. Diese Personalakten enthalten vertrauliche Dokumente und werden von Mitarbeitern der Personalabteilung verwaltet und gewartet.
Personalakten sind die wichtigsten Mitarbeiterdatensätze, die vom Arbeitgeber, vom Mitarbeiter und vom Vorgesetzten des Mitarbeiters in einigen Unternehmen verwendet werden.
In anderen - und dies ist der empfohlene Ansatz - ist der Zugriff auf die Personalakte des Personals auf die Personalabteilung und den Mitarbeiter unter Aufsicht beschränkt.
Zu den typischen Dokumenten in einer Personalakte gehören der Bewerbungsbogen , ein Notfallkontaktformular für Familien, dokumentierte Disziplinarmaßnahmen, ein Lebenslauf, das Abmelden des Mitarbeiterhandbuchs, die Unterschrift des Arbeitgebers , die periodische Beurteilung, die Arbeitsbewertung oder die Leistung Entwicklungsplan, Schulungszertifikate und Anwesenheitsnachweise sowie aktuelle persönliche Kontaktinformationen über jeden Mitarbeiter.
Nicht alle Personalakten enthalten die gleichen Dokumente, aber jede Personalakte enthält einige Dokumente, die identisch sind. Die Dokumentation der Leistung eines Mitarbeiters gehört nicht in die Personalakte, es sei denn, es würde eine Disziplinarmaßnahme, eine Auszeichnung oder ein anderes Zeichen für herausragende Leistungen gerechtfertigt.
Solche alltäglichen Performancehinweise gehören in die Datei, in der Manager die Leistung, Ziele und Beiträge ihrer Mitarbeiter verfolgen.
Personalabrechnungsdateien von Mitarbeiterdatensätzen
Abrechnungsdateien führen auch Mitarbeiterdatensätze. Gehaltsabrechnungsdateien enthalten eine Historie der Arbeitsplätze, Abteilungen, Vergütungsänderungen, Pfändungen, Darlehen und anderer Informationen des Mitarbeiters, die für die Bezahlung eines Mitarbeiters wesentlich sind und eine Kopie des Vergütungsverlaufs des Mitarbeiters führen.
Die Gehaltsabrechnungsdatei enthält auch den Verlauf der Regierungsformulare wie W-2, W-4 und Sozialabgaben, die vom Arbeitnehmer ausgefüllte Dokumente zurückhalten. Die Datei enthält auch Informationen über Leistungen an Arbeitnehmer und die Erlaubnis, Zahlungen aus dem Gehaltsscheck des Arbeitnehmers abzuziehen.
Medizinische Akten der Angestelltenaufzeichnungen
Eine Arbeitsmediendatei wird ebenfalls vom Arbeitgeber geführt. Die Angestelltenaufzeichnungen in der medizinischen Akte sind für niemanden verfügbar, außer für von der Personalabteilung bestimmtes Personal und den Angestellten, dessen Aufzeichnungen in der Datei aufbewahrt werden. Medizinische Akten enthalten ärztliche Atteste, FMLA-Antragsunterlagen, Drogenprüfungsinformationen, erforderliche physische Informationen und andere solche Unterlagen, die sich auf die medizinische Gesundheit eines Mitarbeiters oder seines Familienmitglieds beziehen.
Medizinische Akten erhalten aufgrund der Vertraulichkeit der Mitarbeiterunterlagen den höchsten Grad an sicherer Aufbewahrung und Vertraulichkeit. Es wird empfohlen, dass die medizinischen Dateien in gesperrten Dateifächern aufbewahrt werden, die in einem Raum verschlossen sind, der für Mitarbeiter, die nicht Personalmitarbeiter sind, nicht zugänglich ist.
I-9 Akten der Angestelltenakten
I-9 Dateien enthalten Mitarbeiterdatensätze, die für alle Mitarbeiter in einer Datei getrennt von anderen Mitarbeiterdatensätzen verwaltet werden.
Arbeitgeber behalten diese Mitarbeiterdatensätze getrennt von anderen Mitarbeiterdatensätzen, um das Mitarbeitergeheimnis von Regierungsbeamten und anderen Stellen zu wahren, die berechtigt sind, Mitarbeiter I-9 zu überprüfen.
Wenn Sie die I-9 an einem separaten Ort aufbewahren, können Sie sicherstellen, dass Regierungsangestellte keinen Zugang zu anderen Aufzeichnungen über den Mitarbeiter oder ihre Beschäftigung mit Ihrer Organisation haben, mit Ausnahme der tatsächlichen I-9-Dateiprüfung I-9 Form. Diese Untersuchungen nehmen jedes Jahr zu, also stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter I-9-Formulare korrekt ausgefüllt haben oder dass Ihnen Geldstrafen und möglicherweise Gefängnisstrafen drohen.
Zugriff auf Mitarbeiterdatensätze durch Mitarbeiter
Mitarbeiter können ihre Mitarbeiterdatensätze anzeigen, indem sie sich während der normalen Geschäftszeiten an einen Mitarbeiter der Personalabteilung wenden.
Kein Mitarbeiter darf Dokumente in seinen Unterlagen ändern oder entfernen, die in Anwesenheit einer Person des Personalwesens eingesehen werden müssen.
Sie müssen eine Mitarbeiter-Personalakte haben, die die Richtlinien in Ihrem Mitarbeiterhandbuch anzeigt, und sie in Bezug auf die Anfragen von Mitarbeitern, die ihre Dateien anzeigen, unterschiedslos verfolgen.
Wenn ein Mitarbeiter eine schriftliche Anfrage für eine Kopie seiner Personalakten sendet, nachdem er Ihr Arbeitsverhältnis verlassen hat, müssen Sie ihm eine Kopie senden.
Gelegentlich treffen Sie auf einen Mitarbeiter, der sich über die Art der Mitarbeiterdaten in seiner Personalabteilung aufhält. Dies sind die Mitarbeiter, die am ehesten eine Kopie ihrer Mitarbeiterdateien anfordern. Erstelle erneut ohne Diskriminierung eine Kopie der Datei und sende sie. (Sie werden wahrscheinlich eine Rückmeldung erhalten, dass der Mitarbeiter überrascht war, wie wenig Dokumentation die Personalabteilung aufbewahrt hat.)
In einigen Rechtsordnungen ist es gesetzlich zulässig, dem Arbeitnehmer die Kosten für die Duplizierung und das Versenden der Datei in Rechnung zu stellen.
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