Arbeitgeber können einen Empfehlungsbrief bereitstellen, der diesen Richtlinien folgt
Mitarbeiter verlieren den Überblick über Vorgesetzte, wenn sie umziehen, einen Arbeitsplatz wechseln oder in den Ruhestand gehen.
Unternehmen bewegen sich und schließen oder werden verschmolzen oder erworben. Personalabteilungen verlieren Rekorde.
Selbst Mitarbeiter, die sich darum bemühen, mit einem Vorgesetzten in Kontakt zu bleiben und ihre Referenzen für einen Referenz-Check vorzubereiten , können mit der Zeit den Überblick über ihre Unterstützer verlieren. In einem meiner Bemühungen, Referenzen über einen potenziellen Mitarbeiter zu erhalten, fand ich ein Unternehmen aus dem Geschäft, ein Vorgesetzter zog an unbekannte Orte und einen Vorgesetzten, der gestorben war. Glücklicherweise verfügte eines der drei Unternehmen über ein HR-Büro, das eine Aufzeichnung des Mitarbeiters hatte und Beschäftigungsdetails bestätigen konnte - aber sonst nichts.
Ich habe gemischte Gefühle über einen Empfehlungsbrief. Wie in Antwort auf eine Referenzprüfungsanfrage angegeben , dauert ein Empfehlungsschreiben für immer und sein Inhalt gilt möglicherweise erst Jahre nachdem der Empfehlungsbrief geschrieben wurde. Aber ein Empfehlungsschreiben ist ein mögliches Geschenk für einen geschätzten Mitarbeiter.
Ein Empfehlungsschreiben kann den Tag retten. Das Empfehlungsschreiben, das auf Firmenbriefpapier mit einer deutlich gedruckten Adresse und einem Telefon geschrieben ist, bietet einen manchmal benötigten Schub für die Anmeldeinformationen eines Bewerbers. Als Arbeitgeber, insbesondere wenn Sie Änderungen, wie ich sie gerade beschrieben habe, in Ihrer Geschäftssituation erwarten, tun Sie Ihren ausscheidenden Mitarbeitern einen Gefallen.
Geben Sie dem Mitarbeiter einen Empfehlungsbrief .
Schreiben Sie einen Empfehlungsbrief
Ein Empfehlungsschreiben kann für immer dauern und ist eine Momentaufnahme der Leistung eines Mitarbeiters zu einem bestimmten Zeitpunkt. Überlegen Sie deshalb, wie Sie einen Empfehlungsbrief und die Informationen, die Ihr Empfehlungsschreiben enthält, verfassen. Befolgen Sie Ihre Unternehmensrichtlinien in Bezug auf einen Empfehlungsbrief, wenn eine Richtlinie existiert.
Bitten Sie in jedem Fall Ihre Personalabteilung, Ihren Empfehlungsbrief zu überprüfen, damit Sie sicher sind, dass Sie Ihre Firma und Ihre eigenen Interessen schützen. Schreiben Sie einen Mitarbeiterempfehlungsbrief gemäß diesen Richtlinien.
- Geben Sie den Empfehlungsbrief auf Original-Firmenbriefpapier mit gedruckter Adresse, Telefon und zusätzlichen Kontaktinformationen in einem Standard-Geschäftsbriefformat an. Sie können dem Mitarbeiter mehrere Kopien des Empfehlungsschreibens auf Briefpapier in einem Briefumschlag zur Verfügung stellen. (Dies kann die schlechte Praxis des wiederholten Kopierens eines Empfehlungsschreibens für immer verhindern.)
- Adressieren Sie den Empfehlungsbrief an den jeweiligen Arbeitgeber , der den Empfehlungsbrief beantragt oder an den der Arbeitnehmer den Empfehlungsbrief senden möchte. Wenn der Empfehlungsbrief generisch ist, adressieren Sie den Brief an: "An wen es sich wenden kann."
- Unterschreiben Sie den Empfehlungsbrief in Tinte und fügen Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung , Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse hinzu .
- Beginnen mit: Dies ist ein Empfehlungsschreiben für: Name des Mitarbeiters.
- Beschreiben Sie Ihre Beziehung zum Mitarbeiter, die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters und die Arbeit des Mitarbeiters. Zum Beispiel: "Ich war Marks Vorgesetzter, als er als Facharbeiter in der Drehmaschinenabteilung von Alcon Tool arbeitete."
- Beschreiben Sie für die Hauptkomponenten des Empfehlungsschreibens die Hauptverantwortlichkeiten der Arbeit des Mitarbeiters. Zum Beispiel "Marks Hauptverantwortlichkeiten waren X-Maschine; Instandhaltung der Werkzeuge und Ausrüstung des Unternehmens; Schaffung eines sicheren und gepflegten Arbeitsbereichs; Fehlerbehebung bei Qualitäts-, Maschinen- und Leistungsproblemen; dient als Tagschicht- Teamleiter; Unterstützung als Ersatzleiter in meiner Abwesenheit; und als Leiter des Mitarbeiterbeteiligungsteams dienen.
- Dann geben Sie im Hauptteil des Empfehlungsschreibens Ihre Gesamtbewertung des Beitrags und des Wertes des Arbeitnehmers an. Die Erklärung sollte widerspiegeln, dass die Bewertung für Marks Leistung zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt. Zum Beispiel: "Mark war ein geschätzter Mitarbeiter, der bei seiner Arbeit in meiner Abteilung weit über die Norm beigetragen hat. Dies ist offensichtlich und wurde durch seine Zuweisung zu Führungsrollen erkannt. "
- Geben Sie an, warum Mark Ihre Anstellung im Empfehlungsschreiben verlassen hat, wenn die Gründe für Marks nächste Beschäftigungsmöglichkeit förderlich sind. Zum Beispiel "Mark verließ Alcon Tool, um die Position des Supervisors bei einer anderen Firma zu akzeptieren. Ein Supervisor-Job wäre hier seit mehreren Jahren nicht verfügbar gewesen. "
- Schließen Sie den Empfehlungsbrief positiv ab. Zum Beispiel: "Es tat uns leid, Mark gehen zu sehen, aber er wünschte ihm alles Gute in seinem neuen Job als Vorgesetzter."
- Abschließend geben Sie an, dass der potentielle Arbeitgeber Sie kontaktieren kann, wenn er zusätzliche Informationen benötigt. Unterschreiben und vervollständigen Sie den Empfehlungsbrief.
Dies sind die geeigneten Bestandteile eines Mitarbeiterempfehlungsschreibens.
Was nicht in einem Empfehlungsschreiben zu schreiben
Bestimmte Vorsichtsmaßnahmen sind in Ordnung, bevor Sie einem Mitarbeiter einen Empfehlungsbrief schreiben. Wenn Sie einen Empfehlungsbrief schreiben, machen Sie keine solchen Aussagen. Unterlassen Sie:
- Geben Sie Details an, von denen Sie möglicherweise nicht sicher wissen, ob sie außerhalb der Grenzen der Beschäftigung des Arbeitnehmers bei Ihrer Firma lagen. Benennen Sie beispielsweise nicht die Firma, für die der Mitarbeiter Ihrer Meinung nach zur Arbeit gegangen ist. Sie wissen vielleicht nicht, ob der Mitarbeiter jemals dort beschäftigt war. Sie haben von Mark erfahren, dass er einen Job als Supervisor angenommen hat. Ihr Empfehlungsschreiben sollte keine potenziell widersprüchlichen Informationen enthalten, die zu späteren Problemen des Mitarbeiters bei seiner Arbeitssuche führen können.
- Die Zukunft vorhersagen. Die einzige Leistung, auf die Sie sich beziehen können, ist die Leistung, die Sie erlebt haben, als der Mitarbeiter für Sie gearbeitet hat. Alles andere ist Kristallkugel-Blick und ungeeignet für einen Empfehlungsbrief. Das ist unpassend: "Ich bin mir sicher, dass Sie von Mark die gleiche vorbildliche Leistung erhalten werden wie wir, als er für Alcon Tool arbeitete." Die Zeiten ändern sich; Leben ändert sich; unvorhersehbare Ereignisse auftreten. Ihnen oder einem potenziellen Arbeitgeber zehn Jahre später ist dies nicht nachweisbar.
- Stellen Sie persönliche, geschützte oder vertrauliche Personalinformationen jeglicher Art wie Gehalt, Sozialversicherungsnummer , Rasse, Religion, Familienstand, Familienzusammensetzung, medizinische Probleme oder Alter zur Verfügung. (Ein tatsächlicher Empfehlungsbrief, den ich einmal erhalten hatte, sagte, dass der Vorgesetzte sicher sei, dass Betty ihre Anwesenheit verbessern und eine hervorragende Angestellte sein würde, da ihre Scheidung endgültig war, ihre Kinderbetreuungs-Probleme gelöst waren und ihr ehemaliger Ehemann aus dem Staat gezogen war Ich bin mir sicher, dass der Vorgesetzte diese Empfehlung positiv gemeint hat.)
- Geben Sie etwas anderes als Sachinformationen an, die Sie direkt, mit persönlicher Erfahrung, melden können.
Eine Kopie des Empfehlungsschreibens sollte nach Überprüfung durch die Personalabteilung in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen werden .