Beispiel für eine Stellenbeschreibung des Human Resources Assistant

by Susan M. Heathfield

Human Resources Assistant Allgemeine Jobbeschreibung mit primären Aufgaben

Positionsbeschreibung:

Die Assistentin der Personalabteilung unterstützt Sie bei der Verwaltung des täglichen Betriebs der Personalfunktionen und -aufgaben. Der Personalassistent ist in einigen oder allen der folgenden Funktionsbereiche tätig: Abteilungsentwicklung, HRIS, Mitarbeiterbeziehungen, Aus- und Weiterbildung, Sozialleistungen, Vergütung, Organisationsentwicklung, Geschäftsführung und Beschäftigung.

Der Personalassistent ist für diese Bereiche teilweise verantwortlich:

Rekrutierung und Personallogistik;
Leistungsmanagement- und Verbesserungs-Trackingsysteme;
Mitarbeiterorientierung, -entwicklung und -training, Logistik und Buchhaltung;
Unterstützung bei der Mitarbeiterbeziehung;
unternehmensweite Komitee- Moderation und -Beteiligung;
Unternehmenskommunikation von Mitarbeitern;
Verwaltung und Führung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen;
Arbeitssicherheit, Wohlbefinden, Wohlbefinden und Gesundheitsberichterstattung ; und
Dienstleistungen für Arbeitnehmer;
Pflege der Mitarbeiterdateien und des HR-Ablagesystems;
Unterstützung beim täglichen effizienten Betrieb des HR-Büros.

Die Assistentin der Personalabteilung trägt zur Durchführung von Personalpraktiken und -zielen bei, die eine mitarbeiterorientierte, leistungsstarke Unternehmenskultur bieten, die Empowerment, Qualität, Produktivität und Standards, Zielerreichung sowie die Rekrutierung und fortlaufende Entwicklung einer überlegenen Belegschaft betont.

Die Assistentin der Personalabteilung hilft bei der Implementierung von Services, Richtlinien und Programmen durch Personalmitarbeiter. Der Personalassistent berichtet auch an den HR-Leiter, dem der Assistent bei der Erfüllung seiner Aufgaben hilft. Die HR-Assistentin unterstützt auch Manager in Personalfragen.

Hauptziele:

Sicherheit der Arbeitskräfte

Entwicklung einer überlegenen Belegschaft.
Entwicklung der Personalabteilung.
Entwicklung einer mitarbeiterorientierten Unternehmenskultur, die auf Qualität, kontinuierliche Verbesserung und hohe Leistungsfähigkeit setzt.
Persönliche Weiterentwicklung

Die wichtigsten Bereiche, für die ein typischer HR-Assistent zuständig ist, werden hier ebenso hervorgehoben wie spezifischere Aufgaben in jedem Verantwortungsbereich.

Entwicklung der Personalabteilung

Verwaltet Programme, Verfahren und Richtlinien, um die Belegschaft an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten.
Teilnahme an der Entwicklung von Abteilungszielen, -zielen und -systemen .
Unterstützt die Verfolgung von Abteilungs- und Unternehmensmessungen , die die Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

Bereitet Berichte vor, die notwendig sind, um die Funktionen der Personalabteilung auszuführen. Bereitet periodische Berichte für das Management vor, falls erforderlich oder angefordert.
Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsstabs, Teilnahme an anderen Sitzungen und Seminaren sowie Vertretung der Abteilung.

Personal Informationssysteme (HRIS)

Pflegt die HRIS-Datenbank und generiert geplante oder angeforderte Berichte zur Unterstützung des Managements.
Aktualisiert das Telefonverzeichnis des Mitarbeiters und das Unternehmensorganisationsdiagramm . Verwaltet eine Datenbank mit Kontaktinformationen von Mitarbeitern.
Prüft die Datenbank regelmäßig, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
Hilft bei der Entwicklung und Aktualisierung des Bereichs Human Resources der Website.
Hält Mitarbeiterdaten auf dem neuesten Stand, indem Änderungen des Mitarbeiterstatus zeitnah verarbeitet werden.
Unterhält die Personalakten in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Vorteile Verwaltung

Condukte profitieren je nach Bedarf von Orientierungen und anderen Trainings.
Verarbeitet Anmeldungen, Änderungen und Kündigungen von Teilnehmern an allen Leistungsplänen und Programmen.

Versöhnt monatliche Abrechnungen mit Lohnabzügen.
Unterstützt Mitarbeiter bei allen Fragen oder Anliegen zu Leistungsansprüchen.
Verwaltet die täglichen Transaktionen des 401 (k) -Plans und verarbeitet Mitarbeiterdarlehen und -anträge.

Ausbildung und Entwicklung

Plant Teilnehmer zu Trainingseinheiten.

Verfolgt Teilnehmer und Trainingsaufzeichnungen.
Erfasst Trainingsdaten in eine Datenbank und pflegt sie.
Verfolgt die Implementierung der Mitarbeiterentwicklungspläne (PDPs) .
Verfolgt die Erfüllung von PDP-Zielen.

Beschäftigung

Werbung für Stellenangebote von Mitarbeitern zuerst intern und dann extern im Einklang mit den Einstellungsrichtlinien von Unternehmen. Verwaltet die Logistik des Rekrutierungsprozesses.
Schreibt Zeitungsanzeigen und veröffentlicht Anzeigen im Internet an Orten, die für die offene Position geeignet sind, einschließlich Jobbörsen, Collegebüros, Berufsverbänden und auf der Website des Unternehmens.
Sortierungen und Bewertungen werden fortgesetzt, wenn sie täglich ankommen. Verwaltet den Papierfluss und verwaltet die E-Mail-Box für die Rekrutierung. Bietet die erste Überprüfung von Lebensläufen. Behält ein Ablagesystem, das qualifizierte Anwendungen für ein Jahr behält.
Stellt Interviews für den Einstellungsmanager und die Personalabteilung zusammen. Plant bei Bedarf zusätzliche Interviews.
Versendet das Kandidatenangebotspaket wie gewünscht und verfolgt die Rückgabe.
Stellt sicher, dass der Arbeitsbereich, der Computer und andere Geräte, das Postfach und die entsprechende installierte Software für den Starttag des neuen Mitarbeiters bereit sind.
Führt neue Mitarbeiterorientierung .

Bereitet Papierkram für Neueinstellungen vor und erstellt Personalakten.
Unterstützt das Werk und das Front Office mit Zeitarbeit, indem es mit der Zeitarbeitsagentur Kontakt aufnimmt und mit dieser arbeitet.
Führt temporäre Mitarbeiterorientierung durch, erstellt Zeitmarken und verfolgt die Anwesenheit von Zeitarbeitnehmern .
Faxe Arbeitszeitblätter wöchentlich an die Zeitarbeitsagentur zur Lohnabrechnung.

Arbeitnehmerbeziehungen

Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung eines Mitarbeiterhandbuchs sowie neuer Personalrichtlinien und -verfahren.
Überträgt alle Compliance-Berichte an den Staat und die Bundesregierung, einschließlich des EEO-1-Berichts.
Hilft bei der Implementierung und Überwachung von betrieblichen Sicherheits- und Gesundheitsprogrammen.

Vergütung

Ist geschult in und regelmäßig praktiziert die Sicherung der Buchhaltung und Gehaltsabrechnung.
Teilnahme an mindestens einer Gehaltsumfrage pro Jahr.

Organisations entwicklung

Teilnahme an verschiedenen Ausschüssen zur Unterstützung der Personalabteilung sowie zur Überwachung der Aktivitäten und Erfüllung der Ziele.
Beteiligt sich an der Planung und Durchführung verschiedener Initiativen für Mitarbeiterbeziehungen und Mitarbeiterzufriedenheit.

Exekutive Verwaltung

Sortiert Mail und Faxe; verteilt an Mitarbeiterpostfächer.
Assists mit Board of Directors Meetings: erstellt Board-Pakete, trifft und grüßt ankommende Board-Mitglieder, bestellt Mittagessen, nimmt Reservierungen vor.
Konsolidierung und E-Mail-Versand von wöchentlichen Management-Berichten an Manager.
Koordiniert Executive-Reisepläne und andere Arrangements nach Bedarf.
Bestellungen Blumen und Karten für Mitarbeiter für Ereignisse wie Krankheit, Tod in der Familie, Geburt, Abschluss, und so weiter.
Erhält Visa und Reisepässe für Mitarbeiter, die ins Ausland reisen müssen.

Zusätzlich

Übernimmt andere Aufgaben, die vom HR-Direktor oder vom CEO zugewiesen wurden.

Um den Human Resources Assistant-Job erfolgreich auszuführen, muss eine Person in der Lage sein, jede wesentliche Verantwortung zufriedenstellend zu erfüllen. Diese Anforderungen sind repräsentativ, aber nicht allumfassend, was das Wissen, die Fähigkeiten und die Fähigkeiten des Personalassistenten des Unternehmens betrifft.

Personal-Assistent-Anforderungen

Es können angemessene Vorkehrungen getroffen werden , damit Menschen mit Behinderungen diese wesentlichen Funktionen erfüllen können.

Ausgezeichnete Computerkenntnisse, einschließlich Word und Excel in einer Microsoft Windows-Umgebung.
Effektive mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit.
Allgemeine Kenntnisse über verschiedene Arbeitsgesetze und -praktiken.
Erfahrung in der Verwaltung von Leistungen und anderen HR-Programmen.
Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fertigkeiten.
Kenntnisse in Datenbankverwaltung und Aufzeichnungen.
Kann ein hohes Maß an Vertraulichkeit aufweisen .
Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
Muss in der Lage sein, Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu lösen.
Muss in der Lage sein, Informationen geschickt zu sammeln und zu analysieren.

Physische Anforderungen des Jobs des HR Assistant

Diese physischen Anforderungen sind repräsentativ für die physischen Anforderungen, die ein Mitarbeiter benötigt, um die wesentlichen Funktionen der Arbeit des Human Resources Assistant erfolgreich auszuführen. Es können angemessene Vorkehrungen getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen in die Lage zu versetzen, die beschriebenen wesentlichen Aufgaben der Stelle des Human Resources Assistant zu erfüllen.

Bei der Ausübung der Aufgaben des Human Resources Assistant muss der Mitarbeiter sprechen und hören. Der Angestellte wird oft aufgefordert, zu sitzen und seine Hände und Finger zu benutzen, um Tasten auf einer Tastatur zu handhaben oder zu fühlen und zu manipulieren.

Der Arbeitnehmer muss gelegentlich stehen, gehen, Arme und Hände greifen, klettern oder balancieren und sich bücken, knien, hocken oder kriechen.

Zu den Sehfähigkeiten, die für diesen Job erforderlich sind, gehört das Sehen in der Nähe.

Arbeitsumgebung für den Job des HR Assistant

Diese Arbeitsumgebungsmerkmale sind zwar repräsentativ für die Umgebung, der der Assistent für Humanressourcen begegnen wird, während er die Aufgaben des Assistenten des Human Resources Assistant ausführt. Es können angemessene Vorkehrungen getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen in die Lage zu versetzen, die wesentlichen Funktionen der Arbeit des Human Resources Assistant zu erfüllen.

Bei der Ausübung dieser Tätigkeit ist der Mitarbeiter gelegentlich beweglichen mechanischen Teilen und Fahrzeugen ausgesetzt. Der Geräuschpegel in der Arbeitsumgebung ist normalerweise leise bis mäßig.

Fazit

Diese Stellenbeschreibung soll Informationen vermitteln, die für das Verständnis des Aufgabenbereichs der Assistentin des Human Resources Assistant unentbehrlich sind, und sie soll keine erschöpfende Liste von Fähigkeiten, Bemühungen, Pflichten, Verantwortlichkeiten oder Arbeitsbedingungen sein, die mit der Position verbunden sind.

Bildung und Erfahrung

Ein Bachelor-Abschluss ist erforderlich.
Ein bis zwei Jahre allgemeine Geschäftserfahrung, bevorzugte Human Resource-Erfahrung.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen, obwohl verbindlich, nicht für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Arbeitsgesetze und -bestimmungen variieren von Staat zu Staat und von Land zu Land.

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